淺談檔案利用效益

劉麗霞

摘 要：人類所進行的一切活動，都存在一個勞動消耗和勞動成果的關系問題，即效益問題。檔案工作自然也不能例外。隨著社會的發展階段，生產力的發展水平和社會分工的復雜程度，決定了檔案的利用產生的工作效益觀也大相徑庭。檔案具有各種潛在能的信息資源，蘊藏著豐富眾多的可以轉化為生產力的科技知識和信息，只有把它開發利用起來，與現實的經濟、工作結合起來，才能把檔案潛在的價值變為現實價值。

關鍵詞：檔案利用；效益

檔案的提供利用是檔案工作直接服務的手段，也是兼承檔案工作內外關系最具活力的一個環節。日益激烈的市場競爭中，企業如何適應經濟環境的變化、變革與創新管理理念、模式及方法，獲得持續的競爭優勢，關鍵取決于其擁有的信息資源的規模與質量，以及對其開發利用的能力。開發利用好企業的檔案信息資源對提升企業的整體管理水平、維護自身利益、規避市場風險、保護企業健康持續發展具有重要意義。

大唐京津冀有限公司下花園發電廠作為電力企業一個老廠，機組小，設備老化已經嚴重困擾著企業的發展，轉換經營機制，建立現代化企業制度勢在必行。檔案工作作為企業管理的一部分，必須適應企業創新發展的需要，創新工作思路，加強檔案信息開發利用，為企業創造更大的經濟效益和社會效益。

一、利用檔案現有成果，實現創造企業經濟效益最大化

下花園發電廠3號汽輪機2008年對中低壓聯通管進行打孔抽汽改造，并于2010年在汽機房西側建設熱網首站，同年與區集中供熱管道連接，實現了下花園發電廠對全區的集中供熱。隨著下花園區的城市發展， 自2016年后供熱量逐年增大，在2016-2017年度供熱季最大熱負荷時抽汽量接近200t/h，達到機組抽氣量的上限。2018-2019年區供熱面積達到240萬平米，2018-2019年供熱季將有75萬平米的供熱負荷接入，因此需要對熱網首站增容改造，解決供熱能力不足的問題。

設備部點檢員通過查閱檔案室主廠房基礎圖及加熱器、疏水、蒸汽管道圖紙等共計263張。確定利用5段工業抽汽進行補充，順利完成熱網首站增容改造，增加75萬平米的供熱負荷接入，滿足下花園區240萬平方米的供熱需求，每年增加75萬平米的供熱面積，供熱周期5個月。冬季供熱尖峰期，每年為企業創收供暖費196萬元。檔案不僅為企業的生產工作提供了工效，還為企業創造了可喜的經濟效益。

二、利用檔案造福職工和企業，實現檔案社會效益

（1）企業的發展離不開職工的奉獻。80年歷史的老廠，一代代企業的主人相繼退休。但是問題也隨之出現：有些職工退休時，檔案中缺少最初參加工作的時間，如果找不到憑據，他們的退休時間就得推后；有些干部退休時，檔案中缺少學歷證明文件，如果找不到佐證證材，他們將享受不到退休后的相關待遇，這對于個人來說，確實是件遺憾的事情。

由于他們大部分是70、80年代參加工作的，三十多年機構人員多次變化，查找起來比較困難。為了此項工作的順利完成，檔案室人員協助勞人部工作，先后查閱了117卷人事通知單、工資條等相關檔案，僅此一年就為30多名退休干部職工找到了證明材料，為干部職工退休畫上了圓滿的句號。

（2）檔案不但造福了企業職工，而且為企業解決了后顧之憂。根據《國務院辦公廳轉發國務院國資委、財政部關于國有企業職工家屬區“三供一業”分離移交工作指導意見的通知》（國辦發〔2016〕45號）規定，國有企業職工家屬區供水、供電、供熱及物業管理進行分離移交。為了更好的做好資產清查、財務清理、產權變更等工作，實業公司相關人員相繼到檔案室查閱家屬區管網、家屬區供水系統圖及土地證、房產證等圖紙共計172件， 2018年底順利完成“三供一業”移交工作。

三、利用檔案獲取知識，依托計算機實現辦公高效化

隨著信息化社會的來臨，人們對檔案的利用方式發生的了改變，以前傳統的人工檢索，費時費力而且無法保證查全率。現在大批量的檔案信息資源，通過掃描、掛接或者云儲存電子化歸檔。充分利用清華紫光檔案管理系，優化檔案工作流程，應用計算機信息技術，實現了網上自動檢索查閱，網上預約借閱，為用戶快捷的獲取知識提供更好的服務，。

目前下花園發電廠檔案管理中利用檔案查詢系統開展網上服務，實現了“文書檔案一體化”，成為各部門和專業技術人員提供檔案利用的一種重要形式。在下花園發電廠開發利用工作中，隨著現代化管理手段的加強，實現了網上檢索，終端下載，電話調卷等方便快捷的檢索利用方式，可以滿足利用者的不同需求。例如：利用者可以給定一個或者幾個條件，查到一個或一組目錄，也可以直接打開電子文件閱覽。如果想要下載有電子文件的檔案，可通過電話通知檔案管理人員賦予權限進行下載；如若沒有電子的，檔案人員可以將所查文件掃描通過OA直接發送到利用者計算機上。

通過檔案信息化利用，將大量的檔案信息匯總并編制各種專題匯編，真正實現了檔案方便快捷檢索，從而大大提高了檔案檢索全面完整的高效率，最大限度地發揮檔案館藏的服務功能。

那么我們該如何實現檔案利用率最大化？實現效益最大化？

（1）加大宣傳力度，引導職工利用檔案。

檔案宣傳稱為檔案工作開發利用的手段，增強全員檔案意識，有力推動企業檔案的發展。

近幾年來，企業充分利用網絡、知識競賽等形式深入宣傳檔案法制法規、檔案知識，增強職工的檔案意識。在內部刊報道開展檔案目標管理達標、檔案日宣傳活動等，廣泛宣傳檔案的重要性、職能性以及檔案工作的內容和任務。同時向有關領導同志宣傳檔案工作的重要性，使各級領導了解、關心、重視、支持檔案利用工作，從人力、物力、財力上支持檔案管理工作。

（2）研究利用者需求，提供檔案利用率。

檔案的利用取決于檔案利用者的需求。同利用者進行雙向信息交流是提高檔案利用率的重要環節。檔案管理人員只有通過調查查閱者在檔案系統中的搜索記錄，分析各類數據的使用頻率，經過研究，牢牢把握利用者的需求，才能有針對性地開展檔案利用工作，提高利用率。

（3）積極開展檔案利用，主動呈現檔案資源，展示企業精神風貌。

檔案是歷史的見證，能夠反映歷史的真實面貌，對于一個有著82年悠久歷史的老企業，檔案見證了企業的發展與變革，成就與使命……2018年，在企業領導人的號召下，依托檔案室，查閱文書、科技、聲像實物檔案共計44余卷，建立廠史館，將多年沉睡的檔案主動展現在大家眼前，打造紅色教育基地，展現百年電力的滄桑巨變。這一舉措，不但使館藏信息得到充分的開發利用，而且增強了企業員工的歸屬感、自豪感和凝聚力！

綜上所述，檔案利用作為檔案工作的一個重要環節和不可或缺的組成部分，發揮著重大的效益，檔案人應該真正做到用戶至上，變被動為主動服務，利用第一，以檔案發展促進企業的創新發展！

參考文獻：

[1]利用好企業檔案.經營管理者.2006年第12期（電子雜志）.

[2]申永福，李武悅.檔案信息開發的聯合趨向.中國檔案，1996.