事業單位檔案信息化建設探究

邵麗 東營市疾病預防控制中心

近幾年，計算機技術的深入與信息化水平的提高推動了企事業單位信息化建設進程，尤其是事業單位，想要憑借互聯網平臺提升自身信息化管理。檔案管理一直是事業單位較為重要的任務，在新時代下，怎樣借助計算機技術落實檔案信息化建設，以促進檔案管理能力提升是事業單位目前急需解決的問題。

一、檔案信息化建設的意義

以往事業單位檔案多以紙質檔案居多，管理工作幾乎依賴于管理人員完成，導致管理效率低下，且易于出現差錯[1]。現如今，檔案信息化在事業單位檔案中已是不可或缺的一部分，也是適應當前社會發展的必然選擇。檔案信息化旨在將既往的紙質檔案變成依附于網絡電子檔案的一個過程。相比較既往檔案管理，檔案信息化極大的促進了管理效率，除節省人力與物力外，還能有效減少人為錯誤，促使檔案分類、調取及保存工作更具簡單性和準確性。

二、檔案信息化在建設進程中存在的問題

（一）缺乏科學的管理體系

檔案信息化是基于既往檔案管理的創新和改進，因此要大力整改檔案管理體制，提升檔案管理效率[2]。然而，就目前來看檔案信息化工作并未以科學、系統、安全的管理體系作為前提保證，比如登記與整合方面缺乏用戶電子信息預留及人事系統安排。因事業單位的特殊性，致使檔案管理缺失嚴重重視，造成檔案管理總體質量低下。

（二）檔案軟件各有差異

雖說信息化檔案并不單單局限在使用電腦的方式，但仍然是以電腦為基礎的。目前，各部門使用的計算機規格不同，且型號各異，使開發出的軟件并不能通用，不能形成有效、統一的應用于搜索文件的計算機軟件系統，且不同事業單位使用的檔案軟件也不相同，在此情況下難以推動檔案信息化的建設進程。

（三）檔案工作人員素質有待提升

檔案工作的專業性較強，需要能力較高的管理人才完成，而檔案信息化則對這類工作人員提出了更高的要求，要求檔案管理人員具備扎實的專業基礎，且能夠熟練操作計算機。當前，因多種因素導致我國檔案專業化人才缺失，嚴重阻礙信息化進程。

三、檔案信息化建設戰略分析

檔案信息化建設屬于事業單位檔案管理的主要發展方向，怎樣彌補目前檔案信息化建設的不足已成為事業單位急需處理的問題。要想切實落實檔案信息化建設，事業單位應注意下面幾點：

（一）協商制定檔案信息化建設方案

檔案信息化建設進程較為緩慢，要求事業單位結合自身情況與檔案管理模式及其發展趨勢商定檔案信息化建設方案。并且為保證建設方案的實效性與可靠性，事業單位還應基于自身發展特點、目標實施科學論證與探析，在此背景下制定檔案信息化建設方案[3]。同時事業單位需逐漸形成以計算機技術為主的新型管理模式，大力推動檔案信息化長遠發展。另外，檔案信息化建設進程要重視系統的延伸性，為后期信息化檔案管理創造更多的空間。

（二）改變檔案管理模式

首先，基于數據方面，要有效融合公文處理與檔案管理，促使文檔整體化發展，達到多種檔案資料的整合工作自動化完成的目的，且繪制相應的統計圖；其次，將人工記錄與檢索變成電子版，也就是轉變成以電腦為前提的圓形工作區域，促使檔案指導、編制下作逐漸趨于網絡化。最后，結合現實與實際狀況，主動改革信息技術，重塑檔案管理運營環境，使其更加適應信息化管理。

（三）提升管理人員自身素質

在信息化背景下，檔案管理人員必須深刻認識到自身素養的重要性，不但要積極參與單位上組織的多種課程培訓活動，還要學會利用閑暇時間給自己充電，熟練掌握專業知識，提高計算機應用能力，保證自身專業水平滿足檔案信息化建設需求。同時積極主動轉變以往舊思想，與時俱進，開發現代化管理思維，適應信息化管理模式，并且在日常工作中端正自己態度，具備使命感與責任感，最大限度促進檔案信息化水平不斷提升。

（四）加強與政府、企業單位的交流溝通。信息資源共享是檔案信息化的重點發展模式，尤其是在計算機技術發展的今天，更應給予高度關注。立足于信息化時代，檔案管理工作應做到“引進來，走出去”，與相關政府實施有效交談，汲取其他單位管理經驗，從而提高自身檔案信息化水平，促使檔案工作更快更好發展[4]。同時要充分將互聯網技術應用起來，設立檔案管理局域網，增強信息資源共享程度，以符合檔案管理透明化和公正化要求，保證檔案信息化發揮最大利用價值。

（五）明確檔案管理終極目標。事業單位應在開展檔案管理工作中對信息化建設的發展趨勢加以明確，且通過網絡技術信息化，改進與創新檔案管理模式，積極在事業單位檔案工作中納入信息化技術，從而確立檔案管理終極目標，進而讓檔案工作變得更加準確，更加便捷，為用戶提供優質服務。

結語：事業單位的檔案信息化在現代化建設進程中發揮著至關重要的作用。檔案信息化的建設可以實現檔案數據資源共享，促進工作人員快速檢索與調取檔案信息，有效提高工作效率。由此可見，事業單位應對檔案信息化建設給予高度關注，運用科學手段增強檔案信息化水平。