事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及優(yōu)化對(duì)策

張沫 吉林省白山市渾江區(qū)城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)管理中心

檔案是事業(yè)單位內(nèi)部管理、業(yè)務(wù)開(kāi)展的重要資源，檔案管理工作對(duì)于事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開(kāi)展有著重要作用。所以應(yīng)加大對(duì)檔案管理的重視力度，采用合理的管理措施，完善檔案管理，推動(dòng)事業(yè)單位的良性發(fā)展。

一、檔案及檔案管理

檔案是事業(yè)單位建設(shè)和發(fā)展中的重要?dú)v史數(shù)據(jù)資料，其通過(guò)圖片、文字、聲音等方式記錄事業(yè)單位不同時(shí)期的發(fā)展情況、存在的問(wèn)題及相關(guān)政策落實(shí)情況，是事業(yè)單位重要的資料數(shù)據(jù)。檔案管理顧名思義，就是對(duì)檔案資料進(jìn)行管理的工作，其包括檔案信息的收集和整理、檔案信息的管理及鑒定、檔案存管及搜索、檔案編輯和利用等內(nèi)容，是國(guó)家檔案事業(yè)中較為重要的組成部分。

二、事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

（一）重視力度不足。加強(qiáng)管理意識(shí)是提升事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量的重要保證手段之一，但結(jié)合事業(yè)單位檔案管理的情況分析，發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位對(duì)于檔案管理的重視度較低，認(rèn)為該工作只是實(shí)行檔案資料的存管，對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展的輔助作用較小。這種情況，使得檔案管理人員對(duì)自身工作的認(rèn)知不夠明確，在檔案資料的收集、整理及處理上存在諸多問(wèn)題，檔案資料殘缺不全，管理制度不完善，這不僅影響了檔案管理工作的效果，也為后期資料翻閱和查找?guī)?lái)了困難。

（二）管理模式滯后，管理設(shè)備老舊。大多數(shù)的事業(yè)單位在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，仍在沿用傳統(tǒng)以人工記錄、賬目記錄為主的低效管理模式，隨著檔案資料數(shù)據(jù)的增多，這種滯后的管理模式已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足事業(yè)單位的發(fā)展需求，資料數(shù)據(jù)的收集及管控力度也較低，阻礙了事業(yè)單位的有序發(fā)展。另外，事業(yè)單位內(nèi)檔案管理的相關(guān)設(shè)備都較為老舊，技術(shù)水平不高，很難提升檔案管理的效率，再加上更新效率較慢，影響了部門(mén)工作的開(kāi)展。

（三）檔案管理人員的綜合技能水平不高。目前很多事業(yè)單位檔案管理部門(mén)人員都看輕檔案管理工作，認(rèn)為其不過(guò)是簡(jiǎn)單的資料管理，不存在任何技術(shù)含量，這使得部門(mén)對(duì)檔案管理人員的要求較低，甚至部分事業(yè)單位會(huì)從其他部門(mén)借調(diào)人員參與到檔案管理中來(lái)，這些管理人員并未接受過(guò)專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能的培訓(xùn)，檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，在管理工作中很難按照規(guī)定要求開(kāi)展管理工作，降低了管理水平。再者，一些員工的突然離職，使得部分檔案資料存在泄漏的風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)事業(yè)單位未來(lái)的工作開(kāi)展構(gòu)成了威脅，增加了運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。

三、事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化對(duì)策

針對(duì)上文中提到的事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題，相關(guān)部門(mén)人員有必要制定科學(xué)合理的優(yōu)化解決對(duì)策，從而提升事業(yè)單位檔案管理水平。下面，筆者就將針對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化對(duì)策進(jìn)行具體說(shuō)明。

（一）加深員工管理意識(shí)，明確檔案管理的重要性。雖然在檔案管理上，我國(guó)制定了一系列法律法規(guī)，如《檔案法》等，用以規(guī)定事業(yè)單位檔案管理工作，加大事業(yè)單位人員對(duì)檔案管理的重視力度，但效果卻不夠理想，這主要是由于，工作人員只是對(duì)相關(guān)規(guī)定條文進(jìn)行了解，卻并未與實(shí)際工作相結(jié)合，法律規(guī)范只停留在表面上。

基于此，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員有必要加強(qiáng)員工對(duì)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，并結(jié)合實(shí)際情況，對(duì)現(xiàn)有法律條文予以分析，明確其應(yīng)用范圍，實(shí)現(xiàn)與實(shí)際工作的有效融合。再者，加大宣傳力度，確保員工了解檔案管理的重要性，并在此基礎(chǔ)上，提高員工素質(zhì)水平，樹(shù)立正確的責(zé)任心和使命感，確保檔案管理的高效落實(shí)。與此同時(shí)，管理人員在提高自身能力水平的同時(shí)，還需加深對(duì)檔案管理的了解和認(rèn)知，便于其更好的理解檔案管理重要性，不斷實(shí)行管理工作的優(yōu)化和完善。

（二）優(yōu)化檔案管理模式，加大資金投入力度。信息時(shí)代下，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)今事業(yè)單位檔案管理工作的開(kāi)展，有必要對(duì)其實(shí)行優(yōu)化和創(chuàng)新，以確保檔案管理的有效性、及時(shí)性。計(jì)算機(jī)作為信息時(shí)代的產(chǎn)物，在事業(yè)單位檔案管理中的有效應(yīng)用，能夠提升檔案資料數(shù)據(jù)收集和整合的效率，且通過(guò)相關(guān)軟件應(yīng)用，按照不同類(lèi)別對(duì)收集的資料數(shù)據(jù)進(jìn)行分類(lèi)處理及存管，大大節(jié)省了工作時(shí)間，降低檔案管理難度。同時(shí)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)可構(gòu)建完善的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，便于各部門(mén)人員完成檔案資料的隨時(shí)翻閱和查找，提高工作效率。

不過(guò)在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)構(gòu)建中，需要做好保護(hù)措施，以免因病毒入侵導(dǎo)致檔案資料丟失或損壞，影響其完整性和實(shí)用性。此外，應(yīng)加大檔案管理的資金投放力度，對(duì)檔案管理中過(guò)于老舊設(shè)備予以及時(shí)更換，以改進(jìn)檔案管理的效率，營(yíng)造良好的辦公環(huán)境，確保新型管理模式的高度落實(shí)，從而優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理的綜合水平。

（三）加大檔案信息資源的開(kāi)發(fā)力度。檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用可從兩方面實(shí)現(xiàn)。一是結(jié)合檔案管理理念，合理優(yōu)化檔案管理模式和方法，并樹(shù)立積極的工作態(tài)度，加大事業(yè)單位對(duì)檔案管理的重視力度，明確檔案信息資源開(kāi)發(fā)的重要性，在保證檔案管理價(jià)值的基礎(chǔ)上，合理應(yīng)用檔案信息資源，為事業(yè)單位的運(yùn)營(yíng)提供良好服務(wù)。

二是要提高事業(yè)單位員工的主動(dòng)性和自覺(jué)性，根據(jù)事業(yè)單位的發(fā)展情況，合理規(guī)劃?rùn)n案管理工作內(nèi)容，促進(jìn)檔案管理的優(yōu)化完善，保證資料數(shù)據(jù)的安全與齊全，為工作決策提供幫助。同時(shí)應(yīng)加大宣傳力度，讓更多的人了解到事業(yè)單位的服務(wù)政策，在民眾中為事業(yè)單位建立良好的形象，進(jìn)而構(gòu)建利于檔案管理工作的環(huán)境，提升管理水平。

結(jié)語(yǔ)：目前，事業(yè)單位的檔案管理要與信息時(shí)代的發(fā)展相適應(yīng)，優(yōu)化管理理念和管理模式，加大檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建力度，且注重人員培訓(xùn)，完善管理人員的綜合素養(yǎng)，以此為檔案管理工作的開(kāi)展及事業(yè)單位服務(wù)職能的轉(zhuǎn)化奠定基礎(chǔ)，推動(dòng)事業(yè)單位的持續(xù)前行。