知識管理與檔案管理研究

隆化縣扶貧辦開發辦公室 河北 承德 068150

引言

現階段,大數據、云計算等技術的興起為檔案管理的工作升級提供了支持,也向其發出了一定挑戰。為了更好的滿足當前社會背景下對檔案管理工作的要求,在其中引入知識管理內容極為必要。結合知識管理,能夠推動檔案管理向著科學化、信息化的方向發展,真正意義上實現檔案管理工作的升級。

一、知識管理與檔案管理之間的聯系分析

對于知識管理來說,其主要為對知識、知識創造過程和知識的應用進行規劃和管理的活動。相比于檔案管理來說,雖然兩者具有一定的區別,但是也擁有大量相似之處,聯系緊密。

第一,管理目標重疊。在檔案管理工作中,主要的管理目標為組織內的多種文件與檔案;在知識管理工作中,主要管理目標為多種顯性知識、隱性知識。其中,對于隱性知識而言,根據職能活動的不同,可以轉化為多種檔案文件,也可以轉變為數據庫、報紙、期刊內容等等[1]。由此能夠看出,檔案文件屬于隱性知識的一種表現形式,能夠納入知識管理的范疇中。進一步分析可得,檔案管理目標包含在知識管理目標內。

第二,管理技術相同。就當前的情況開看,電子信息技術逐步成為檔案管理與知識管理的主要方法,換言之,實現了檔案管理與知識管理的信息化建設。經過對比能夠發現,兩者得在信息安全維護、檢索、數據庫建設、平臺構建等方面均使用了相同的模式。

第三,管理層面相似。對于檔案管理來說,其工作要點在于實現檔案文件的制度化、規范化管理;對于知識管理來說,其工作對人性化管理更為強調,涉及外源顯性知識、內源顯性知識以及保存在人類大腦中的隱性知識。站在管理層面進行分析可知,知識管理的工作范疇更大,涉及的內容更為廣泛,包含著檔案管理的內容。

二、知識管理背景下檔案管理的創新策略探究

(一)檔案管理理念的創新。對于檔案管理工作而言,其是知識管理的主要因素;而對于知識管理工作而言,其是檔案管理工作范圍的進一步拓展。結合上文的分析能夠得出,檔案管理與知識管理在目標、技術等方面均具有極高的相似性。基于這樣的情況,結合知識管理理念落實檔案管理工作高度可行。

為了實現這一目標,需要結合知識管理對現有的檔案管理工作理念進行更新,徹底轉變傳統展開單一內源顯性知識管理的模式,依托信息技術以及檔案管理信息化建設理念,促使檔案管理信息化模式與組織中常規的內部管理機制良好結合。

與此同時,還要積極拓展檔案管理空間,引入多樣性的檔案管理模式,構建起高科學性、合理性與系統性的檔案管理體系。基于此,可以為檔案管理工作升級提供更加充足的驅動力。另外,在知識管理視域下,相關人員重點明確檔案管理與知識管理之間的聯系性,將知識管理的目標、技術等融入檔案管理實踐中,深入挖掘檔案信息資源,實現整合利用,最大程度的發揮檔案信息的作用,避免資源浪費。

(二)檔案管理模式的創新。在檔案管理工作模式的創新中,人才、人員素養是主要支撐。因此,要重點落實檔案管理人員的專業教育培訓,促使其掌握知識管理理念以及先進技術。在此基礎上,可以構建起學習型的檔案管理團隊,為檔案管理工作升級提供支持[2]。在知識管理的指導下,需要進一步擴大檔案資源的收集范圍,以私密文檔、電子文檔為要點內容,實現高復雜性、多元化信息資源的采集、整合、分析與歸檔,為檔案管理后續工作(例如檔案資源利用、成果轉化等)提供更加充足的資料參考。

在基于知識管理理念的檔案管理模式構建中,相關管理人員要以檔案知識內容提取、拓展、共享目標,并將共享設為核心,實現傳統檔案管理模式(儲存管理模式)的更新,實現系統性檔案管理業務流程的優化。在這一流程中,主要包含以下環節:檔案資源的接收與采集;檔案整理;檔案管理;檔案資源再利用;用戶需求分析;知識產品的開發與共享。

與此同時,還要構建起知識資源安全訪問與權限制度,實現檔案管理與知識管理的有機融合,推動檔案管理安全性提升、服務升級。另外,還要積極引入信息技術、互聯網技術,組建起資源共享平臺,使得檔案信息遠程儲存管理成為現實,完善檔案管理的信息化建設。

(三)檔案管理技術的創新。

1.檔案數字化管理系統。為了方便后續管理、資源的開發利用,應當利用電子檔案逐步取代傳統的紙質檔案。針對已經形成的紙質檔案,可以使用掃描儀將多種格式的文件導入管理系統中。同時,依托檔案數字化管理系統,將文檔、音視頻等不同格式的文件數據進行保存與管理,結合關聯檢索、逐層檢索、容錯檢索、信息摘要等功能,完成元數據、百萬數據與全文數據的秒級返回。

2.大數據與數據倉庫技術。在知識管理視域下,要積極引入大數據技術,對檔案資源中有價值的知識資源進行深入挖掘;結合數據倉庫技術,可以實現檔案數據信息的智能分析,推動隱性知識逐步轉變為顯性知識,方面后續檔案資源開發利用工作的展開。

3.二維碼/條形碼技術。可以對檔案庫房中所有的檔案設置二維碼或條形碼。使用掃碼槍掃描二維碼或條形碼后,能夠迅速實現相應檔案信息的提取。

總結

綜上所述,為了更好的滿足當前社會背景下對檔案管理工作的要求,在其中引入知識管理內容極為必要。對于知識管理與檔案管理來說,兩者具有較高的相似性,展開理念融合有著極高的可行性。在知識管理的指導下,通過更新檔案管理的工作理念、工作模式以及管理技術,實現了檔案管理的工作升級,更好的滿足了當前環境對檔案管理工作的現實需求。