淺談通過大數據創新檔案管理模式的有效路徑

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前言

在新時期,很多企業都開始借助大數據搜集相應的信息,對于檔案管理工作而言,也應該利用好大數據這一手段,創新管理模式,讓檔案工作可以滿足新時期管理要求,對檔案背后價值進行挖掘,使檔案文化可以更好的傳播。

一、創新檔案管理模式的意義分析

由于檔案起到記錄歷史的重要作用,所以,檔案往往包含很多歷史內容,其既是古代人民辛勞的結晶,也是對原始生活的一種記錄,從某些方面可以有效反映出整個人類發展過程。因此,做好檔案管理工作非常重要,通過創新管理模式一方面可以使更多的檔案文化全面傳播,讓眾多人了解背后歷史,感受傳統文化,另一方面能夠為文化傳承起到積極意義。從檔案特點來看,其可以儲存歷史,對眾多歷史事件進行記錄,并且其儲存量比較龐大,可以涵蓋大量內容,如政治或者經濟領域內容。在這個過程中,既能記錄前人的經驗,還可以對現代智慧進行有效記錄,從而供后人有效學習,提供借鑒作用。基于此,在開展檔案管理相關工作時,應該結合時代發展需求有效創新模式,利用大數據進行檔案管理,這樣整合檔案信息,使其更加完整,還能實現數字化,從而推動檔案事業發展[1]。另外,從檔案儲存方式來看,傳統檔案主要以紙質版進行儲存,但運用大數據后有所不同,可以加速檔案實現電子化,檔案人員能夠建立跨平臺或者跨數據庫等一些新型方式完成檔案管理,這樣既能提供海量的檔案數據信息,還能幫助檔案人員管理,使其檢索更加便捷,推動檔案管理有效變革。

二、通過大數據創新檔案管理模式的有效路徑

(一)創新收集模式。在大數據時代,對于檔案管理而言,最為重要的是收集數據資源,因此,必須創新收集模式,在對海量數據進行收集的同時,提高數據準確性。首先,檔案人員應該關注檔案數據結構,并對其有效完善,這樣即便在虛擬數據信息背景下,也可以實現數據存儲,從而豐富檔案數據資源。其次,企業應該構建大數據平臺,對檔案數字化給予支持,數字化檔案一方面能夠在網絡終端出現,并且檔案人員不會受到環境或者時間限制,能夠根據自己需求隨時獲取相應的檔案信息,另一方面可以實現信息資源方面的共享,如各檔案部門之間可以進行資源分享,這樣既避免了其他檔案部門重新收集或者儲存信息,還使檔案傳播整體效率得以提升[2]。在信息共享背景下,數字化檔案是其發展必然結果,因此,檔案部門要加以利用,優化收集模式,這樣既使檔案價值得到發揮,還能健全檔案信息的儲存,使其合理運行。

(二)完善管理模式。在新形勢下,檔案人員應該主動擁抱時代變化,應用大數據帶來的優勢,首先,檔案人員要先從思想層面開始創新,可以對原有管理模式進行打破,并利用新技術,使檔案管理變得更加科學,在完善檔案資源的基礎上,讓檔案有效率得到提升。其次,應該強化檔案人員培訓工作。如今檔案部門處在大數據主導下,使得檔案管理面臨較大挑戰,因此,檔案人員要有效的提升大數據技能,通過大數據開展檔案工作,這樣既能減輕檔案管理工作強度,還能使檔案管理順利實現轉型[3]。最后,健全檔案體系。對于檔案管理來說,健全的檔案體系一方面可以使現有的工作有效性得到提升,另一方面能夠確保檔案數據安全,提高應用價值。所以,必須健全檔案相關體系,盡可能使檔案管理機構得到簡化,在提升專業性的基礎上,讓檔案管理流程更為高效。

(三)創新服務項目。在新時期,檔案管理的最大價值應該是全面挖掘信息,可以對檔案管理中的相關服務內容進行挖掘,從而實現創新。因此,檔案部門應該有效創新服務項目,健全檔案數據信息方面的體系,這樣既能優化整個知識服務框架,還能使服務方式得到改進,從而運用全新的服務體系實施檔案管理,真正發揮檔案資源價值。具體而言,其一,健全檔案管理機構,檔案人員在強化政府信息公開有效的前提下,應該對用戶個性化方面的檔案需求進行滿足,確保檔案可以公開公正,進一步強化檔案開放體系,展現檔案價值。其二,應該健全知識庫體系,并讓檔案資源可以得到開放,這樣既能滿足社會公民對檔案服務的需求,還能通過信息檢索等方式完善檔案管理,以此提高檔案資源利用率。

結語

由于檔案管理本身具有某種特殊性,所以,對檔案相關從業人員要求相對較高,這就需要檔案部門適應時代變化,把大數據滲透到檔案管理工作中,這樣既能使檔案管理更具特色,還能使管理模式有效實現創新,從而讓檔案資源充分應用。