大數據時代背景下的檔案管理工作研究

譚麗娟

黑龍江省佳木斯市排水公司 黑龍江 佳木斯 154002

檔案管理工作是國家穩定、社會進步的一個重大因素,它關乎著我們民生的健康發展。對于不動產檔案管理工作,更是檔案管理工作的重中之重,它關乎著老百姓的日常生活。在大數據發展的背景下,對于檔案管理的工作起著重要的促進作用,大數據能有效提高檔案管理的工作水平,同時,大數據的發展也不可避免的為檔案管理工作帶來許多的問題與困難,如何提高檔案管理工作的工作效率以及如何解決現今大數據對檔案管理工作帶來的影響,是我們要深思和改進的地方。

一、大數據對檔案管理工作是一種促進

(一)相比較于傳統檔案保存方法,大數據對檔案管理質量有很大提高。傳統的檔案管理無非就是將資料保存于紙質的檔案上,需要非常嚴苛的保存環境和較大的保存空間,而且這種方法的抗逆性非常的有限。倘若遇到一些不可逆因素,如重大水災、火災等情況,這會對紙質檔案帶來損壞或缺失,這將是對檔案保存工作的打擊是致命的。而且,一般像不動產這些需要長時間保存的檔案,保存于紙質上有著先天的缺陷。一般的紙質檔案的紙張會隨時間的增長慢慢的老化,從而會出現有的地方會出現字跡不清、缺頁漏液等現象,這勢必會對查閱質量造成影響,但大數據技術就能很好的解決這方面的問題。檔案通過大數據技術處理將資料傳輸到大數據平臺上,大數據平臺將數據進行保存,長時間存放也不會對檔案內容造成影響,這就很好的解決了檔案管理的質量問題。同時,大數據的保存可以很好的解決檔案保存的空間問題。

(二)大數據背景下的檔案保存將會更便捷、效率更高。傳統的檔案存放空間的成本較高,而且需要定期進行人工維護,這就加大了檔案管理的成本。隨著時代的發展,不動產的檔案管理會隨之增長,對紙張的需求會不斷加大,這很大制約了檔案管理的工作。而大數據可以通過平臺進行有效且高效的信息處理,通過智能設備對信息進行分析、整理,大大節約了人力、物力成本,節約存放的空間并節省信息載體的成本,從而能大大提高檔案管理工作效率,使得檔案管理工作更加的便捷。

二、檔案數字化管理面臨的問題

(一)檔案保存的信息安全性不足。隨著時代的發展,數字化的檔案管理已經逐步取代傳統的紙質保存手段,大數據化的普及使得檔案管理工作效率更高而且檔案所保存的信息更加的全面,但是數字化的檔案還是會存在一定的安全風險。例如,在大數據平臺出現網絡黑客攻擊的事件,使大數據網絡平臺癱瘓,這勢必會造成相關信息出現泄漏,國家機密將會泄漏于眾,使得數字化檔案的安全性嚴重不足,這對大數據時代檔案管理的工作是一種極大的挑戰,也會對社會的穩定造成重大的影響。

(二)檔案管理工作人員的綜合素質不高、綜合能力不強。在檔案大數據化的今天,信息的安全性顯得格外重要,信息的保密性需要有很大的保障。所以,從事相關檔案管理工作人員的需要有極高的綜合素質來保障檔案信息的安全。假如從事相關工作的工作人員對檔案上的信息對外進行泄漏或者違規修改,這會為大數據化的檔案管理工作帶來挑戰,也會對社會造成危害。

檔案數據化需要對相關從業人員有極大的綜合能力要求,由于我國從事檔案管理工作人員的專業知識不夠完善、專業能力水平有限,這對我國檔案管理事業的發展是極大的制約。檔案管理工作普遍缺乏趣味性,對人才的吸引不足,所以我國從事檔案管理工作者的年齡普遍偏大,他們接受新事物的接受能力普遍偏低,多年的工作經驗是他們很難接受新的工作方式,但是大數據下的檔案數據管理是以多種創新與改革所驅動的,但人員創新能力不足使得大數據化的檔案管理工作得不到有效利用,發揮不了實際作用。并且,大數據背景下的檔案管理采用專業化、信息化、多元化通過計算機進行數據的分析、上傳、總結等相關復雜的操作,這就使得相關從業人員由于技術原因操作不熟練而降低了檔案管理的工作效率。這極大程度的限制我國檔案管理事業的發展,檔案管理工作在大數據發展的背景下顯得十分突兀。

三、結合大數據背景提升檔案管理工作質量的措施

(一)加強大數據化檔案管理工作信息的保護。大數據背景下的檔案管理工作首要解決的任務就是要增強信息的保密性、安全性。通過對信息的加密和網絡技術的改造可以為檔案管理部門提供更加安全可靠的數據,使得檔案的信息不易被泄漏和篡改,檔案的安全性得到有效的保障。其次,就是要培養檔案管理人員的綜合素養,在對檔案管理人員的招聘時,要格外重視他們的道德素養與人格品質。在對他們的工作培訓過程中,要加強他們對檔案管理工作安全性的教育,保證檔案資料不輕易被泄密,同時也要對工作人員的流動性進行嚴格的控制。在檔案數據的傳輸過程中要建立安全網,防止各種病毒入侵計算機,充分保障數據傳輸的安全性、可靠性。在數據傳輸完成后,要建立數據的備份,以防數據的丟失。檔案管理系統要進行不定時的安全測試以及系統更新,一次充分保障計算機網絡的安全性。檔案管理工作者要對檔案管理工作起到應盡的工作義務,使檔案管理工作能得到有效保護。

(二)建立完善的工作管理機制。大數據背景下的檔案管理工作有著極大的發展空間,這得益于大數據的便捷性與可靠性。大數據下的檔案管理改革了它的工作形式,也對相關人員的管理工作也存在許多相比較于傳統方式的不同。建立健全檔案管理工作體制可以有效提高檔案管理的工作效率,對檔案管理的工作也是一種促進。

管理部門要充分了解大數據的特點,依據進行工作分配、責任分配制度的建立,建立健全信息準入準則,相關從業人員要明確信息安全的重要性以及保證信息的可靠性。相關準則是對管理人員行為的約束,同時也能有效降低工作者出現管理工作混亂出現的現象。還可以在問題出現之后找到當事人進行問責,減少管理人員出現“越線”行為,能有效保障數據的可靠性以及有效提高工作效率。

(三)加大對管理人員的素質培養。社會各行各業的發展都離不開人力的驅動,高素質的人才對于整個行業的發展起著重要的作用。同樣,在檔案管理領域的工作也需要高素質的專業人才進行開展。檔案管理部門在招聘時期就應重視引入專業高素質人才。年輕人有著很好接受新事物的能力,因此要不斷壯大檔案管理人員隊伍,加強對年輕人的培養。管理部門要建立獎勵機制來激發工作人員的工作熱情,同時聘請專業人士對人才進行培養,增強人才的專業知識水平和專業技能。要加強對人才隊伍的創新意識培養,充分挖掘每個人身上的個人專業技能和潛在能力,管理部門要重視專業素養的發展,有效落實制度的改革,因地制宜,建設處一支適合當地發展的人才隊伍。

結語

在大數據化背景下,檔案管理工作機遇與挑戰并存。大數據對于檔案管理工作起著極大的創新作用,多種新技術的出能極大的提高檔案管理工作效率,同時能很大程度上降低這類工作的成本,對檔案管理工作是極大的促進。同時,數字化的檔案管理工作也存在著許多的風險,例如,它的安全性和可靠性需要不斷地完善。因此,相關從事人員要充分保障它的安全性和可靠性,對實際問題進行分析,提高它的安全系數,提升檔案管理工作的工作效率,促進我國檔案管理工作事業的發展。