現代文秘工作與檔案管理的有效結合

何 飛 楊 瑩

金川集團股份有限公司 甘肅 金昌 737100

在企業發展過程中,文秘工作以及檔案管理工作都具有非常重要的作用,想要更好的推動企業的發展,還需要將文秘工作和檔案管理工作結合起來,不僅要對文秘的職責進行充分的發揮,還要對檔案的利用價值進行充分的挖掘,如此才能為單位的平穩發展提供有力支撐,因此,針對相關內容進行深入的研究是很有必要的。

一、文秘工作與檔案管理結合過程中的問題

(一)文秘及檔案管理在職務內容方面無法進行有效銜接。從本質上來看,現代文秘工作和檔案管理工作在職務方面具有較強的關聯性,而且兩者又具有各自的特色,所以,在分工結果方面會存在較大的差異,很多機構主管為了對兩項工作之間的配合狀態進行有效的維持,往往會通過各項經濟力量以及技術力量的有效應用,對分體式的控制體系進行構建,凸顯了相關管理制度的科學性和時效性,但也正是由于這種體制的影響,導致文秘與檔案管理間的銜接問題日漸凸顯。而在實際操作當中,很多文秘工作人員還存在檔案處理水平不高的情況,而檔案人員對于文秘職務則表現的極為陌生,這也導致兩者不能真正實現有效結合的目標。

(二)文秘及檔案管理當中缺乏相應的人才供應。就目前我國的產業機構發展情況來看,很多機構都會將檔案管理工作交由文秘人員進行兼職,也就是說,在這些機構當中并沒有設置專業的檔案管理人員,在這種情況下,很多文秘人員在實際工作中都會將主要的精力放在辦公室文件收發以及修改宣傳等事務上,不能在一定時間范圍當中對各種重要檔案資料進行有效的收集,且沒有對現有資料的真偽進行仔細的堅定,受到這種情況影響,產業機構當中的檔案資料管理出現了漏洞百出的情況,加上負責檔案管理的人員綜合素質不高,又沒有對個人核心職責加以明確,導致文秘在對檔案進行收集和處理的過程中產生了許多弊端問題。

(三)相關領導對于兩項工作的結合不夠關注。很多機構的領導對于文秘以及檔案管理工作的融合并不重視,甚至部分機構領導會將該項工作歸為次要工作,片面的認為文秘檔案管理工作只不過是通過各種渠道對各項信息進行收集,然后建立相應的目錄,對其進行重整劃分即可,而且文秘檔案管理期間,很難獲得直接的經濟效益,即便針對相關工作進行適當的投入,但想要在短期之內獲得良好的改革成效,是不現實的,因此,很多機構在對文秘工作與檔案管理進行融合的過程中,還只是片面的關注檔案材料的保管成果[1]。

二、推動文秘工作與檔案管理有效結合的方法

(一)對相關工作的銜接進行強化。所謂的檔案,從本質上來講就是一種文件,而對于檔案管理成果而言,想要判斷其是否達標,還需要以文秘文件規范為基礎對其進行評估認證,因此,現代文秘工作者應該對自身綜合素質進行不斷的提升,掌握一定的檔案管理知識和管理技能,能夠很好的完成各類檔案材料的立卷劃分工作,盡可能的提升文秘與檔案管理之間銜接的緊密性,而從本質上來講,上述結果都需要文秘工作人員對文件材料的質量進行嚴格的把關[2]。

(二)對文秘檔案管理的全新職務加強關注。相關領導要對自身的觀念進行積極的轉變,盡可能的提升文秘及檔案管理工作的層次性,而對于現有的文秘人員要做好培訓教育工作,使其能夠在短期之內掌握相應的檔案管理技能。與此同時,要將檔案管理工作納入到機構工作重點和全年規劃當中。對于文秘檔案管理的有效融合,要加大經濟投入力度,使檔案管理設施能夠具有較強的先進性和規范化,推動傳統文秘檔案管理局面的轉變,使文秘檔案融合方面的前瞻性以及主觀能動性能夠得到充分的發揮,從而為機構領導以及相關工作人員提供良好的信息指導服務[3]。

(三)將文秘檔案管理中的各項基礎工作做好。對于文秘工作以及檔案管理工作而言,對機構文件進行有效的收集、鑒定、儲存和分析是推動現代文秘與檔案管理有效融合的基礎保障,因此,現代文秘人員在與檔案管理職務進行對接時,不僅要做好本機構上下級的資料收集工作,還要通過文字修飾技巧的有效應用,對特定公務進行生動的描述,在必要的情況下,可以對相關資料進行精確的篩選和整理,在這種情況下,能夠推動檔案信息價值的全面釋放,并可以加快綜合檔案資源的建設步伐,除此之外,要對各時期當中的重點工作進行準確的把握,要找準位置,明確相關主題,自覺結合服務大局對檔案工作進行考慮和安排,從而在機構當中形成服務合力[4]。

結語

綜上所述,對現代文秘與檔案管理工作進行有效的結合,能夠對相關機構的發展產生很大的推動作用,因此,相關機構一定要對兩者的結合保持重視,根據自身情況,對各種強化措施進行科學的應用,以此來提升兩者的結合效果,使其能夠為機構發展提供有力支撐。