論現代人事檔案管理存在的問題與策略

唐海霞

青海油田分公司物資裝備公司 甘肅 敦煌 736202

人事檔案管理是針對企業內部人員工作能力以及工作經驗的記錄,企業通過人事檔案管理能夠更加客觀的分析工作人員的工作能力,根據他們的工作能力選擇分配不同的工作崗位,以此可提高工作效率。近年來,企業開始重視人事檔案管理工作,通過完善人事檔案管理制度,進一步提高了管理效率。但是隨著企業服務范圍的擴大,人事檔案管理中存在的問題也日益凸顯出來,阻礙了企業的發展。探究現代人事檔案管理存在的問題,有利于集中企業優秀人才,促進企業的經濟發展。

一、現代人事檔案管理中存在的問題

(一)對人事檔案管理工作重視不夠。目前,部分單位存在對人事檔案管理工作不夠重視的情況,不具備專業的管理能力。對于企業來說,人事檔案管理是企業的重要責任,企業進行人事檔案管理有利于完善員工信息庫,對員工進行科學分工。但是有部分管理人員沒有充分認識到人事檔案管理工作的重要作用,主要表現為:(1)沒有將人事檔案管理工作列入日程,而是將生產和經營放到首位,利益為重；(2)部分管理人員錯誤將人事檔案管理工作判定為保存員工資料,沒有集中管理員工信息,導致企業的人力資源分配不均。

(二)人事檔案管理方式陳舊。雖然多數企業能夠將人事檔案管理工作作為企業的重點工作,但是管理方式仍然是采用傳統的方式,沒有結合現階段企業的發展情況進行必要的調整,不僅浪費了大量的人力資源,而且管理效率低下,主要表現為:(1)檔案管理工作人員的素質參差不齊,還有部分管理人員是其他部門臨時調劑人員,不具備專業的管理能力,對于人事檔案管理工作中出現的各種問題不能及時解決,阻礙了企業的發展；(2)人事檔案管理技術落后,辦公管理仍然是采用紙質形式,沒有運用大數據以及其他管理技術,也沒有建立相應的信息庫,儲存空間相對封閉,一旦遭遇火災或者其他自然災害,這些資料很難保存下來。

(三)人事檔案管理內容不全面。據調查數據顯示,企業人事檔案管理內容中有效內容僅為70%,企業通過人事檔案管理評價員工的工作能力,進而更加客觀的計算他們的業績。但是,目前來看,人事檔案管理內容不夠全面,主要表現為:(1)部分管理人員為了提高工作效率,縮減了檔案管理評價內容,而且沒有結合員工后續表現,及時更新評價內容,導致人事檔案管理內容滯后；(2)對于一些規模比較大的企業,人事檔案管理工作也比較復雜,管理人員在評價員工工作能力時,僅是采用簡單的描述,并且對一些違紀員工沒有進行重點的記錄,無法真實的反應員工在企業中的表現。

二、現代人事檔案管理的優化策略

(一)宣傳人事檔案管理工作。企業要做好人事檔案管理的宣傳,讓員工充分認識到人事檔案管理工作的重要性,積極配合該項工作。人事檔案管理人員也要重新定位工作性質,客觀評價自己的工作能力,制定切實可行的工作計劃。在人事檔案管理工作中,企業要注意兩點問題:(1)招聘專業的人事檔案管理人才,讓專業的檔案管理人才結合企業的發展現狀,對企業的人事檔案進行有效的管理。(2)引進先進的管理設備和技術,完善人事檔案管理信息庫,及時更新信息。

(二)加強對檔案管理人員的培訓。企業要積極的引進人事檔案管理人才,同時為提高現有檔案管理人員的素質和工作能力,應結合企業的實際需要,適當開展一些必要的培訓活動。應從以下兩個方面入手:(1)從技術和專業知識兩個角度進行培訓,全面提高檔案管理人員的素質,同時,還要結合現階段企業人事檔案管理工作需求,調整管理計劃；(2)要求檔案管理人員對檔案管理設備和技術有基礎了解,熟練掌握設備和技術的操作方法,同時還要完善檔案查詢機制,能夠高效查找人員信息。

(三)優化人事檔案管理體系。對于一些規模較大的企業,工作人員也較多,在人事檔案管理過程中,工作量也較大,所以要進一步優化人事檔案管理體系,廣泛借鑒優秀企業的管理經驗,結合自身的建設情況完善人事檔案管理制度,細化管理要求。其次,企業還要加強對人事檔案管理內容的保護,利用大數據技術進行信息處理,同時還要設置密鑰,防止信息泄露。

(四)重視對流動人員的信息管理。由于企業發展規模的不斷擴大,流動人員也增多,這就對企業人事檔案管理提出了更高的要求。這些流動人員也是企業的一部分,要重視對這些人員的人事檔案管理,及時更新檔案信息。首先,企業應該利用信息技術將這些流動人員的信息統計起來,建立一個專門的文件夾,流動人員在進入某個企業時,這個企業就可以通過互聯網查詢相應的員工信息,前提是前一個企業同意該企業的信息查詢申請,進而了解流動人員的工作情況。其次,要重視對流動人員信息的保護,原有企業也要根據實際情況評價員工的工作情況,完善評價系統。

三、結束語

人事檔案管理是企業的重點工作,該項工作能夠客觀反應企業員工的工作情況,有利于科學分工。因人事檔案管理具有一定的動態性,人員信息要及時更新,保證信息的有效性,同時要加強對人事檔案管理資料的保護,有效保護員工的基本信息。企業還要廣泛宣傳人事檔案管理工作的重要性,鼓勵員工配合該項工作,完善人事檔案管理信息庫。最后,企業要注重提高檔案管理人員的素質和業務能力,開展必要的培訓工作,積極采用現代化管理手段,提高管理效率,優化企業內部分工。