淺談6S在區域疾控系統財務工作中的應用及效果

吳俊杰

麗水市疾病預防控制中心是于2001年8月20日在原麗水市衛生防疫站基礎上組建而成的，是政府舉辦的進行集疾病預防控制與公共衛生技術管理和服務的全額公益性事業單位，是麗水市疾病預防控制、衛生監測檢測、健康教育指導、科研綜合的業務技術的指導中心、科技性研究中心、信息數據管理中心、人才培訓中心。2004年10月，為加快城市公共衛生突發事件應急機制，完善疾病預防控制體制，麗水市編委發文，把麗水市疾控中心機構升格為副縣（處）級事業單位。

一、簡介

6S在衛生系統的應用主要是在于醫院、藥房等盈利性機構，對各類物資的調配、收納等管理方面頗見成效，廣為人知，但在非營利性全額事業單位疾控系統中鮮有類似文獻，據了解其他地區疾控系統未實行6S管理模式，部分資源可能未得到充分有效地利用，造成相關資源的浪費進而造成財政資金的浪費，降低了財政資金的績效目標。據此筆者根據所在區域疾控實際情況，進行整理歸納總結財務工作中6S管理應用實施的效果和問題并進行討論。

二、財務室6S實施前財務管理的狀況及問題

1.發票種類多，沒有分類，不易查找、材料遺失、發票匯款不及時

在6S實施前，各類業務產生的發票，發票報銷的疊放是隨機進行的，沒有分類全部放在一起，這將會不容易查找，材料容易前后顛倒，材料遺失等狀況發生。同時由于發票量大，財務人員不足，將新的報銷單據直接放在老的報銷單據上，未按照先到的發票先報銷這樣的順序報銷，可能會導致有規定時限的合同等，匯款不及時。

2.檔案整理混亂、檔案查找費時費力

在執行6S管理前，報銷完畢的材料，沒有及時裝訂，沒有整理的規劃整理，翻找時會打亂順序，費時費力可能還找不到需要查閱復印的單據，裝訂時有些材料尋找困難導致不能順利裝訂；裝訂好的冊子，封面未及時填寫，未裝入檔案盒內，同時擺放混亂，無法快速準確地找到需要查詢的憑證。

三、6S在財務工作中的運用

1.整理

需要的留下，不需要的丟棄。對發票和材料進行分門別類，將不需要的重復或者無意義的材料進行甄別，必要的報銷單據按照財政預算科目和政府經濟科目準確劃分，分別排放；同時根據疾控業務特點和工作中時效性將近期要匯款的單據優先處理，其他單據按照規定處理。原則上要完全、具體、準備地反應經濟業務，保證合理、合規、合法。

比如疾控廣告業務宣傳費細分就有電影放映前廣告、郵筒廣告、車站廣告電子屏幕、廣場電子屏幕、報紙、微信平臺等宣傳費，在此類費用中，在工作活動方案中細化該工作要點，具體執行結束后，憑報銷單據發票、合同、工作活動方案報市財政局審核報銷

2.整頓

（1）科學地布局。發票擺放整齊，生成總賬和明細賬，裝訂成冊，裝入檔案盒，標注憑證號碼與時間，便于取用。例如疾控業務中的委托業務費，委托專業檢測機構檢測疾控工作中采樣取得的各類水樣品、食品污染物、病人的體液等相關報銷材料可以匯總生成部門經濟科目明細賬便于查找。

（2）合理布局。按年份、按月份規劃使用檔案柜，基本上一個柜子安排1-3年的憑證和總賬明細賬，一行到二行排列一個月份的憑證，排列順序從1號開始到本月結束的號碼。

3.清掃

清除垃圾，美化環境。定期將工作場所打掃干凈，給予良好的工作環境，每天下班前，將作廢的、多余的財務材料進行撕毀作廢處理，丟進垃圾桶，打掃紙屑，擦桌子拖地。

4.清潔

清潔環境，貫徹到底。將整理、整頓與清掃認真執行并形成條文與習慣，經常保持環境處在干凈、清爽的狀態。

5.素養

形成制度，養成習慣。工作中培養良好的習慣，上班前打掃衛生，下班后隨手關燈，物件固定擺放，及時處理發票裝訂憑證。

6.安全

安全操作，以人為本。堅持以人為本，安全重于一切，工作中排查安全隱患，下班前檢查電源是否切斷、日光燈有無閃爍、冒煙的情況。主動維護和保養電腦、打印機、電話機，檢查線路老化情況。

四、效果及討論

1.開展6S的必要性

要探討疾控工作中6S管理在財務中的應用和效果，必須先介紹一下疾控業務工作的特點，兩者密切相連，不可分割。

疾病預防控制機構一直以來默默無聞，實施疾病預防控制與公共衛生技術管理和服務的工作，在諸多災害防疫事件中起到重要作用，直到各類重大疫情和公共安全事故爆發，疾控事業工作者們才在公總面前展露頭角。

疾控工作業務工作眾多，由此疾控中心的經濟業務種類繁多，同時編制數緊缺，人員往往用于滿足各業務工作，財務人員往往至多只有1-2人完成所有財務工作，所有實行6S管理模式具有一定的必要性。結合疾控業務工作特點，疾控工作中業務廣泛、種類繁多，金額數量卻不大，需要財務人員細心鉆研開展的各種工作，了解發票背后的業務，才能明白正確的處理方式、方法，在各項法律法規內進行報銷結算。

2.發票擺放整齊有序，提高了報銷效率

財務報銷平均時間（min/筆）：包括前期初審，領導簽字，財務軟件做賬，報銷審核，匯款一周期。6S實施前財務平均報銷時間為50分鐘，6S實施后為45.75分鐘。根據歷年特點，隨著自然年度時間進行，報銷業務量隨之增大，在實施6S后有效地減少了報銷周期，同時在最忙碌的第四季度減少的更加明顯，對工作效率提升具有較好的作用。

3.提高了資源配置效率，減少了尋找材料的時間，減少了工作量

在執行6S管理前，財務人員往往總是在整理票據與材料中精疲力竭，找到一份材料時間較長，同時可能出現掉頁的情況。在執行6S管理后，財務人員能夠較為輕松地找到想要的材料。

四、總結

6S管理工作實現了資源整理，提高了工作效率。通過6S管理在財務工作中的運用，可有效地改善財務工作的環境，提高財務工作環境的安全性和舒適性，實現了安全管理常態化、流程管理標準化、標識管理統一化。有效地提高了財務工作效率，提高了業務人員和領導的滿意度。6S是一個不斷完善，循序漸進的過程，我們仍需要在工作中不斷改進。