運用信息技術優化在建工程項目管理

李智慧

背景

邯鋼公司是一家具有60年發展歷程的國有大型鋼鐵制造企業，固定資產建設投資在每年的公司支出中占據重要的比重，邯鋼公司每年固定資產投資項目立項預算至少十幾億，近幾年隨著國家對企業環保要求愈加嚴格，邯鋼公司積極響應國家要求，為達到企業與城市和諧共融的目的，邯鋼公司加大了環保設備的投資力度，相繼投產了脫硫脫硝、粉塵治理、污水處理等環保設備，年投資多至上百億，同時，企業想要長久穩定的發展，并在鋼鐵行業中持續保持市場競爭力，產品結構優化調整、設備升級改造必不可少，因此就制造企業而言，對固定資產投資項目進行科學合理的會計核算，準確反映在建工程項目狀況，對企業的經營管理和投資決策至關重要。

邯鋼公司固定資產建設投資項目建設涉及部門眾多、情況復雜，財務核算過程中有賬外資產不清晰、轉固不及時等問題，以前對在建工程核算管理的方式為手工登記臺賬，其弊端在于：核算信息人為性遺漏或者信息更新不及時。而借助信息化強大的數據處理功能及其實時性能夠較好的解決在工程核算中存在的問題。邯鋼公司于2018年對邯鋼公司為達到企業標準化管理的目的，對邯鋼信息化進行整體升級改造，借此良機，在系統需求調研中對工程項目的管理提出詳細而具體功能開發需求，對以往的工程項目管理方式進行了改善，提升了邯鋼公司在建工程管理水平。

一、邯鋼公司在建工程管理流程及其問題

邯鋼公司工程項目管理流程可以簡單描述為：下達項目立項文件——業務部門簽訂合同——財務部門掛賬——業務部門制定資金計劃——財務部門按照資金計劃付款——項目轉固，在這個流程中涉及的部門有規劃部、設備部、技改部、物資采購部、設計院、審計部、財務部等等，每個部門負責不同的業務環節，其中規劃部門負責下達投資立項；設備部、技改部負責簽訂合同；物資采購部門負責采購工程物資；審計部負責出具工程項目預決算書；財務部門負責對工程項目進行核算和支付工程款。

在邯鋼公司在建工程項目管理中存在一些問題導致公司工程管理不完善，其中有一個最突出的問題是沒有部門總體管控項目情況：技改部門簽訂建筑安裝合同，只了解某一投資項目建筑安裝合同發生情況；設備部簽訂設備合同，只了解項目設備合同簽訂情況；物資采購部門只是了解工程物資采購情況；而財務部門只了解進入財務核算的項目支出情況，而沒有進入財務核算的支出并不能了解；還有一個問題是，以往的系統中對每一個項目只有一個總體預算金額的控制數，并沒有區分合同部分和物料部分，因此在實際業務中，有時會出現合同費用和物料費用之間互相擠占的問題，造成部門之間不必要的矛盾。

于是對于某一個工程項目而言：一方面，想要了解這個項目的總體支出情況或進展程度，需要好幾個部門的數據匯總起來，還可能由于忽略了某一部分而產生數據缺失，造成在建工程項目信息失真；另一方面，邯鋼公司規定固定資產建設支出要嚴格控制在項目立項范圍以內，不允許超投資現象出現，但在實際管理中由于沒有對工程項目整體管理的功能，很容易造成已經超出投資才能被發現，再去做調整，進而導致工程項目管理滯后，這種事后管理的方式往往造成效率低下和管理效果差。

二、工程項目管理流程改善

針對工程項目管理中的這個問題，在邯鋼信息化改造過程中對項目管理模塊進行定制性開發，開發出具有邯鋼特色的項目管理系統程序改善工程項目管理流程，提高了對項目支出的控制管理能力。項目管理模塊分為“項目控制維護”和“合同控制維護”兩部分，“項目控制維護”部分主要有生成項目立項、維護立項信息、控制項目投資數以及產生投資項目匯總信息等功能；“合同控制維護”部分主要有新增合同、維護合同信息以及生成項目臺賬等功能。

（一）優化立項階段項目信息管理

邯鋼公司的工程項目建設主要采用直接承包的模式，其支出主要包括建筑安裝支出、設備采購支出、設計費用支出、工程領料支出以及資本化利息支出、試車費用支出。其中需要進行項目預算內控制主要是上述支出中的前四項。

針對這四項支出的管控需求，在公司固定資產投資項目立項后，由公司規劃部下達項目立項文件，同時在項目管理模塊中“項目控制維護”界面新增一個新的項目信息。將項目立項信息包括賬套、項目名稱、項目編碼、項目合同投資數（包括建筑安裝合同和設備投資合同以及設計費用合同）、物料支出數維護到這條新的項目信息中。這些信息的維護在后續的項目管理過程中將起到控制作用。項目立項信息一旦維護到系統中，項目管理流程中每個部門均可查看，立項情況實時更新，信息透明度增高。

（二）優化合同簽訂階段合同信息管理

投資項目立項下達后，合同管理部門包括設備部、技改部簽訂項目合同，合同生效的同時將合同信息維護進項目管理系統“合同控制維護”界面。在這個階段會有2個約束條件來限制合同信息的錄入：1.嚴格控制合同的錄入范圍必須是已經在系統中增加的項目中的合同，系統中不存在的項目不能新增合同。2.嚴格控制合同不含稅金額合計數不能超過項目合同投資數，一旦超過設定的限額，合同錄入將不成功。

合同信息在系統中維護的信息包括：賬套、項目編號、合同編號，供應商代碼、合同總金額、合同稅率、合同費用金額、采購方式、合同內容、合同執行狀態、合同簽訂日期等信息，基本涵蓋了工程合同的全部內容。其中項目編號只能在系統已經存在的項目中選擇，避免了合同簽訂早于項目立項情況的發生；合同費用合計數小于項目立項投資額，避免了項目簽訂合同超投資；合同執行狀態有“錄入、預付、報量、完工、決算”，狀態會隨著合同執行階段實時更新，避免產生項目合同信息滯后情況。

“合同控制維護”界面具有生成項目臺賬功能，項目臺賬反映每個工程項目的詳細情況，包括簽訂合同信息、物料領用信息、資本化費用信息以及試車費用信息，其中合同信息包含了合同簽訂時間、名稱、編號、單位、金額、已付金額以及合同狀態等信息。信息使用者通過“合同控制維護”界面的查詢功能，可以及時詳細的了解項目支出情況。

（三）優化報支錄入審核階段合同信息管理

項目管理系統中在建工程費用核算主要是通過報支完成的，通過對報支單的不同處理階段，來完成工程項目合同掛賬付款的會計核算。此過程的第一步是由合同管理部門錄入報支單進而才能進行后續業務流程。

在報支單錄入時，需要填入的內容有報支大類、報支細類、供應商、項目編號、合同編號以及合同金額稅率等信息，報支大類細類選定為在建工程時，項目編號和合同編號為必輸項，同時項目編號和合同編號只能在“合同控制維護”里維護過的合同中進行選擇，不能手動生成。

報支單生成后，財務人員收到合同發票等相關手續后進行報支單審核操作，審核的過程也是對合同信息的再一次確認，確認無誤后財務掛賬憑證生成。此時，“合同控制維護”界面中此合同的狀態變更為“預付、報量、完工或決算”，具體要取決于是何種類型合同。

這樣的系統設計方式，保證了所有進行報支以及財務核算的合同都是系統中已經維護過的，避免出現未立項項目合同或合同信息錯誤等問題。

（四）優化合同付款階段信息管理

按照合同約定對工程項目應付款進行支付時，財務人員在報支系統對報支單進行支付，報支單付款數額超過報支總金額時，系統不能完成付款。一旦支付完成后，系統自動將付款數填寫到“合同控制維護”界面里合同已付款金額處，多次付款會合計金額填入此處，使合同信息中的已付款數實時更新，合同付款信息完整準確同時避免了財務付款超合同現象發生。

（五）優化工程領料過程管理

以往，在工程項目發生物資領用時，財務系統并不能實時反映，只有在期末進行工程項目臺賬核對時才能發現，但在財務人員發現問題時，實際領用已經發生，解決的辦法只有兩種：一是將超出的物料退回，這種方式需要項目管理部門和物資采購部門共同完成，而且同時增加了兩個部門的額外工作；二是追加項目投資預算，這種方式需要項目管理部門提出追加需求報送規劃部門，經公司領導批準才能完成，不但增加工作量還大大延長了業務流程時間。這兩種解決方式都使得物料的管理非常被動，大大降低了項目管理效率。

為解決工程物資領用中存在的問題，在“項目控制維護”界面的項目信息中單獨維護項目物料支出數信息，用以控制項目物料領用支出，當物料領用金額超出既定好的數額后，在系統中操作物資領用將不會成功，項目管理部門進而會立即知道項目物料領用方面存在的問題進而能夠更快的對問題進行處理。當物料領用沒有超出限額領用成功后，系統會自動將領用金額在項目臺賬中顯示出來，項目臺賬信息更加完整。

三、項目管理系統提升在建工程項目管理水平

在邯鋼公司信息化改造中對項目管理模塊進行開發和完善，使得工程項目管理流程中對初始信息進行維護后可以對項目后續費用的發生起到制約作用，并能夠對合同和物料分別控制，將控制點設計在業務發生初期，實現事前事中控制目標，避免重復工作和不必要的環節。設計開發項目情況統計表和項目臺賬，并將系統中合同狀態和付款數實時統計進入臺賬信息，使項目情況做到清晰、完整、及時，為工程項目管理提供更高質量的財務信息，為公司的經營管理和決策提供必要的保障，同時將項目管理的模式由以往的人為約束推進為系統約束，釋放勞動力的同時也提高了管理的效率，使企業的工程項目管理水平上了一個新臺階。