芻議提高辦公室文件檔案管理工作質(zhì)量的有效對(duì)策

馬 穎

吉林省第三地質(zhì)調(diào)查所 吉林 四平 136000

一、提高辦公室文件檔案管理工作的意義

對(duì)于一個(gè)企業(yè)或事業(yè)單位而言，其健康發(fā)展過程中肯定少不了要做好檔案管理工作，員工檔案可以全面準(zhǔn)確地了解員工每個(gè)人過去到現(xiàn)在工作的情況，可讓領(lǐng)導(dǎo)直觀地選賢舉人知人善任，為單位中人力資源管理的正確選拔和使用發(fā)揮重要的參考作用。所以檔案不僅僅是單位管理工作中的重要組成部分，還是加強(qiáng)單位工作質(zhì)量和提高效率的一項(xiàng)必要條件。往更大的方向說，對(duì)于社會(huì)而言，檔案還是整個(gè)社會(huì)建立共同的歷史記憶的不可或缺的紀(jì)念碑。因此這更加是維護(hù)保存歷史最原始真實(shí)面貌的一項(xiàng)偉大工作。

就在當(dāng)今我國經(jīng)濟(jì)突飛猛進(jìn)急速發(fā)展的時(shí)代大背景下，檔案的作用無論是對(duì)于單位還是對(duì)于整個(gè)社會(huì)都是具有著重要意義的，因此作為相關(guān)從業(yè)者必須要有挑起這個(gè)重任的意識(shí)，我們需要不斷地更新自身觀念，勇于嘗試新的手段，盡力在檔案管理工作中貢獻(xiàn)自己的光和熱。不過盡管如此，我卻發(fā)現(xiàn)辦公室文件檔案管理卻在工作落實(shí)時(shí)面臨著不少的問題。

二、辦公室文件檔案管理工作目前出現(xiàn)的問題

(一)工作意識(shí)易欠缺。由于目前許多從業(yè)者對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)的欠缺，認(rèn)為自己的工作不重要，因此自己也不在乎檔案工作，工作中態(tài)度隨意散漫，沒有做到愛崗敬業(yè)，忠于職守，更沒有強(qiáng)烈地責(zé)任感和認(rèn)同感，為檔案工作帶來許多負(fù)面影響。意識(shí)欠缺加上庫房設(shè)施條件薄弱，更難以做到減少對(duì)檔案的不可逆損害。

(二)檔案管理易雜亂。工作人員在面對(duì)海量檔案時(shí)出現(xiàn)諸多困難，陳舊落后的管理方法面對(duì)這些難題此時(shí)就顯得非常無力，如果不實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，很難解決相應(yīng)問題，并且，在面對(duì)海量的檔案材料處理工作上沒有相關(guān)的制度化管理，就會(huì)容易雜亂無章，出現(xiàn)重要檔案丟失等情況。

(三)檔案管理易出錯(cuò)。檔案記錄著海量的信息，是相當(dāng)重要的信息資源。可是檔案的整理事無巨細(xì)非常累人，重復(fù)工作過多，工作強(qiáng)度也大。在之前檔案文件材料在從文件的草稿、修正、校對(duì)到定稿輸出、整理、歸檔等一直以來全都是由人工操作用手抄為主，人力實(shí)在無法避免出現(xiàn)粗心大意的情況，在大量檔案文件中這些錯(cuò)誤將隨著數(shù)量的累積而越來越多，后果的嚴(yán)重性將不可估量。

三、提高辦公室文件檔案管理工作質(zhì)量的對(duì)策

對(duì)于上述提到的新時(shí)期的檔案管理工作當(dāng)今出現(xiàn)的現(xiàn)狀及其引發(fā)的相關(guān)問題，我認(rèn)為解決問題的方式有以下幾項(xiàng):

(一)完善檔案管理的法制化。首先，法制化是做好這項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，法是一切行規(guī)的根本，所有行業(yè)都必須有法可依，檔案管理也應(yīng)該要以依法治檔，實(shí)現(xiàn)其制度化管理。唯有落實(shí)了檔案工作的制度化管理，那么檔案管理工作才能夠起到作用，展現(xiàn)出它自身的光彩。

(二)建立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系。術(shù)業(yè)有專攻，所以檔案管理工作要求相關(guān)工作人員不僅要掌握必備的專業(yè)管理意識(shí)，更加應(yīng)該要掌握科技化更智能的管理手段。除此以外還要更深層次的提高和加強(qiáng)工作人員對(duì)檔案管理工作的更進(jìn)一步的認(rèn)識(shí)，應(yīng)用多種形式與方法，按照崗位和區(qū)分層次的對(duì)他們進(jìn)行國家檔案工作相關(guān)法律法規(guī)的充分教育，建立起一個(gè)良性的運(yùn)行機(jī)制，使相關(guān)工作人員認(rèn)識(shí)到這是自己必須維護(hù)的法律責(zé)任和義務(wù)，加強(qiáng)自身警覺性，更有動(dòng)力提高工作效率。把材料積累納入管理人員責(zé)任制，實(shí)行適當(dāng)?shù)墓ぷ骺己耍晟篇?jiǎng)懲機(jī)制，就能促使從業(yè)者主動(dòng)地定期地繼續(xù)去參加學(xué)習(xí)，更新專業(yè)知識(shí)，并且能夠?qū)W以致用，將學(xué)習(xí)到的新專業(yè)知識(shí)用于工作中，加強(qiáng)提升自身業(yè)務(wù)水平。要建立完善的獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)考核要求規(guī)范細(xì)化，對(duì)工作結(jié)果獎(jiǎng)罰分明，加強(qiáng)從業(yè)者的積極性，為持續(xù)提高從業(yè)者檔案管理工作水平注入強(qiáng)大動(dòng)力。

(三)檔案管理實(shí)現(xiàn)智能化。在過去，檔案材料多是人工操作，錯(cuò)誤很多。但現(xiàn)代化的辦公室文件檔案管理卻因科技的到來而變得便捷多了，從業(yè)者可利用電腦整理檔案，能夠系統(tǒng)地、規(guī)律地完成檔案文件從起草到歸檔的一整套完善的工作，大大減輕了過去很多本不用的重復(fù)工作。將檔案按文件時(shí)間順序排隊(duì)一一打印，既降低了人工難以避免的犯錯(cuò)機(jī)率，又能夠充分地發(fā)揮計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化科技的優(yōu)勢(shì)，這是一個(gè)卓越的進(jìn)步。檔案管理的數(shù)字信息化都是新時(shí)期科技現(xiàn)代化社會(huì)對(duì)檔案工作的最顯著要求，當(dāng)然，這也是相關(guān)從業(yè)者的未來工作要面對(duì)的必然方向。

在使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理的時(shí)候應(yīng)該要留心對(duì)檔案信息的存放要系統(tǒng)，是有計(jì)劃的存放，要設(shè)置重點(diǎn)索引詞，這樣所查出的檔案文件就是我們要找的。這樣查找檔案資料不像過去那樣麻煩和錯(cuò)誤齊飛，可以做到精準(zhǔn)查找并且不浪費(fèi)過多工作時(shí)間，只有這樣有效率的工作方式，豐富的庫藏資源才不至于浪費(fèi)，可以充分發(fā)揮它的作用。另外有幾個(gè)重點(diǎn):我們要對(duì)最常用的口令進(jìn)行規(guī)范的、嚴(yán)格的管理，并且要設(shè)置電子文檔工作日志的開機(jī)自啟，這樣一來可以在將來進(jìn)行相關(guān)工作考察或者在鑒定檔案真實(shí)性時(shí)作為憑證，以制度科學(xué)規(guī)范化管理來進(jìn)一步提高檔案管理工作的有效質(zhì)量。

四、辦公室文件檔案管理工作的發(fā)展目標(biāo)

檔案管理這項(xiàng)工作最根本的目標(biāo)就是檔案利用，這是當(dāng)今現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)工作。如果要把握經(jīng)濟(jì)活動(dòng)規(guī)律或者是未來發(fā)展方向，檔案管理工作都具有很強(qiáng)的借鑒意義。為什么提高辦公室文件檔案管理工作，就是要充分發(fā)揮好檔案的作用，為實(shí)現(xiàn)企事業(yè)效益最大化的目標(biāo)做好服務(wù)。這一目標(biāo)也是對(duì)于檔案自身價(jià)值可以得到價(jià)值最大化實(shí)現(xiàn)的最好最直接的方式，檔案已經(jīng)成為不可或缺的原始信息資源。若是想要加強(qiáng)檔案信息的利用，實(shí)現(xiàn)其資源共享，那么就必須做好檔案信息化管理基礎(chǔ)工作。所以這要求了檔案員要學(xué)會(huì)利用適當(dāng)?shù)臋z索工具和方式，完整實(shí)時(shí)地提供以滿足檔案查找管理等工作的需要。在此強(qiáng)大的查閱基礎(chǔ)上也同時(shí)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案文件的保管，要做到可以隨時(shí)為使用者提供出其所急需的檔案。達(dá)到以上目標(biāo)后，檔案管理工作也應(yīng)隨著社會(huì)不同發(fā)展時(shí)期企事業(yè)單位不同需求的變化而適應(yīng)，發(fā)現(xiàn)并走向更為人性化的新途徑，提高檔案管理工作質(zhì)量和水平，更好地發(fā)揮其作用，做到不僅創(chuàng)造單位效益，還能促進(jìn)檔案事業(yè)的更好發(fā)展。

結(jié)束語

綜上所述，加強(qiáng)提高辦公室文件檔案管理工作是非常重要的，也是非常有意義的工作，所以我們相關(guān)檔案從業(yè)工作人員要不斷提升自身專業(yè)能力水平，學(xué)習(xí)現(xiàn)代信息技術(shù)的規(guī)范化檔案管理知識(shí)，學(xué)以致用的做好檔案的開發(fā)和管理工作，不僅可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作凸顯出自身不菲價(jià)值，還能夠使檔案事業(yè)繼續(xù)穩(wěn)健維持可持續(xù)發(fā)展的道路，同時(shí)我們從業(yè)者必須要有與時(shí)俱進(jìn)的意識(shí)，不斷改革創(chuàng)新，適應(yīng)新時(shí)代，打開新局面，才能夠迎來檔案管理工作的新氣象、新風(fēng)貌。