醫(yī)院兼職檔案員素質(zhì)提升的研究

顧曉軍

[摘要] 所謂醫(yī)院檔案，是指醫(yī)院在從事科研、診療、教學(xué)及基礎(chǔ)建設(shè)等工作時(shí)形成的具有一定保存價(jià)值的各類材料，主要包括文字、音像、圖表等不同形式的材料。作為醫(yī)院的基礎(chǔ)工作之一，醫(yī)院檔案不僅是醫(yī)院科研、診療等工作的依據(jù)和條件，而且是衡量醫(yī)院管理水平和醫(yī)療質(zhì)量的重要標(biāo)志，對(duì)于醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展起著十分重要的作用。然而在目前，我國大部分醫(yī)院從事檔案管理工作的人員是由不同行業(yè)的人員進(jìn)行兼職，人員素質(zhì)各異，影響著醫(yī)院的發(fā)展，因此，提升醫(yī)院兼職檔案員素質(zhì)是目前各個(gè)醫(yī)院急需解決的問題。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院;兼職檔案員;素質(zhì)提升

[中圖分類號(hào)] R197 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1672-5654（2019）04（b）-0025-02

隨著新醫(yī)改的深入，醫(yī)院檔案的工作領(lǐng)域已經(jīng)拓寬到醫(yī)療、科研、病案、人事、會(huì)計(jì)、基建、設(shè)備等諸多領(lǐng)域，由此形成了許多對(duì)醫(yī)院有價(jià)值的文字、音像、圖表等各種形式的材料，由于范圍十分廣泛，依賴于有限的專職檔案員對(duì)這些資料進(jìn)行管理顯然是不現(xiàn)實(shí)的，因此，有許多兼職檔案員因?yàn)閷?duì)本部門的工作比較熟悉，對(duì)各項(xiàng)資料比較清楚而成為一名兼職檔案員。而兼職檔案員發(fā)揮作用的好壞、素質(zhì)的強(qiáng)弱對(duì)醫(yī)院檔案的工作質(zhì)量有著直接的影響。因此，該文將對(duì)目前醫(yī)院中兼職檔案員主要存在的問題進(jìn)行分析，并據(jù)此提出相應(yīng)的解決辦法。

1? 醫(yī)院兼職檔案員主要存在的問題

目前，醫(yī)院兼職檔案員主要分布在醫(yī)院的各個(gè)職能科室，這部分人員大多數(shù)是不同部門的醫(yī)護(hù)和行政部門的管理人員，由于這部分人員主要學(xué)習(xí)的是如何輔助醫(yī)生工作、如何護(hù)理病人等內(nèi)容，對(duì)于文件的處理、錄入、備份和刪除工作并不熟悉，尤其是有的醫(yī)護(hù)管理人員是跨部門調(diào)動(dòng)，不同部門間的知識(shí)體系存在差異，這些人員雖然對(duì)自己部門的醫(yī)療知識(shí)比較熟悉，但是對(duì)于檔案管理方面的內(nèi)容卻是一竅不通的，所以并不能較好地完成檔案管理工作[1]。還有一種情況是，部分兼職檔案員并非醫(yī)學(xué)專業(yè)畢業(yè)，他們雖然精通文字錄入等檔案管理工作，但是沒有掌握專業(yè)的醫(yī)學(xué)知識(shí)和醫(yī)院運(yùn)行規(guī)律，導(dǎo)致工作無法有機(jī)結(jié)合起來，從而影響檔案工作的順利開展。因此，從事醫(yī)院檔案管理的工作人員不僅需要熟悉醫(yī)院各項(xiàng)工作的運(yùn)行規(guī)律，對(duì)于檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)也要進(jìn)一步的了解，并掌握基本的技能。所以，醫(yī)院需要通過不同手段提升兼職檔案員的素質(zhì)。

2? 提高醫(yī)院兼職檔案員素質(zhì)的方法

2.1? 提高雙方的重視程度

在醫(yī)院檔案管理工作中，不僅需要針對(duì)音像、文字與圖片資料進(jìn)行收集與整理，同樣也要關(guān)注文化建設(shè)以及品牌形象塑造等作用。為此，作為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層、科室與相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)，都應(yīng)不斷強(qiáng)化自身的檔案意識(shí)，在檔案工作中給予高度重視。只有對(duì)兼職檔案員給予必要的關(guān)愛，并為其提供理想的工作與學(xué)習(xí)條件，才能夠使其工作積極性得以調(diào)動(dòng)。

醫(yī)院需對(duì)檔案管理這項(xiàng)工作引起足夠的重視，加強(qiáng)對(duì)兼職檔案員能力與素質(zhì)的培養(yǎng)，并對(duì)兼職檔案員開展定期培訓(xùn)，聘請專業(yè)人員向兼職檔案員傳授工作內(nèi)容及經(jīng)驗(yàn)，提高其業(yè)務(wù)水平。此外，醫(yī)院檔案管理對(duì)醫(yī)院的正常運(yùn)轉(zhuǎn)有著直接影響，兼職檔案員自身應(yīng)當(dāng)做到自我重視，無論時(shí)兼職還是全職，都應(yīng)該熱愛檔案管理工作，保護(hù)和整理好醫(yī)院檔案。與此同時(shí)，還應(yīng)引導(dǎo)兼職檔案員認(rèn)識(shí)到自己工作的重要性，將檔案管理工作視為自己的本職工作，因?yàn)闄n案管理工作的好壞決定著整個(gè)醫(yī)院能否正常運(yùn)行。在此基礎(chǔ)上，需強(qiáng)調(diào)檔案工作宣傳的重要作用，以保證醫(yī)務(wù)工作人員自身檔案知識(shí)豐富，對(duì)檔案留存的重要性形成正確認(rèn)知，主動(dòng)地留存相關(guān)資料，并與兼職檔案員相互配合開展檔案的收集工作[2]。針對(duì)部分科室價(jià)值較高的資料亦或是文件，應(yīng)由科室主任、護(hù)士長亦或是科室負(fù)責(zé)人保管，然而他們當(dāng)中的大多數(shù)并非兼職檔案員。所以，保管重要檔案與文件的醫(yī)務(wù)工作人員也一定要掌握而更多基本檔案知識(shí)，以免檔案資料的丟失。只有醫(yī)院和兼職檔案員雙方都對(duì)這項(xiàng)工作保持高度重視，才能夠提升醫(yī)院檔案管理的水平，為醫(yī)院的正常運(yùn)轉(zhuǎn)提供有力的支持與保障。

2.2? 檔案意識(shí)和責(zé)任意識(shí)的培養(yǎng)

檔案意識(shí)是兼職檔案員進(jìn)行檔案工作的根本，檔案意識(shí)決定著醫(yī)院檔案質(zhì)量的好壞，因此，檔案員應(yīng)將此作為自己的首要工作內(nèi)容。檔案是醫(yī)院發(fā)展和運(yùn)行的保證，是醫(yī)院正常運(yùn)轉(zhuǎn)的有力證據(jù)，在意識(shí)到檔案的重要性后，兼職檔案員應(yīng)盡最大努力對(duì)部門的資料進(jìn)行收集、整理、歸納及分類，最后將所有資料移交上級(jí)檔案管理部門，確保檔案管理在每一個(gè)環(huán)節(jié)的正常運(yùn)行，保障醫(yī)院的正常運(yùn)行[3]。

2.3? 加強(qiáng)兼職檔案員之間的協(xié)調(diào)互助

兼職檔案員不僅要承擔(dān)檔案管理工作的責(zé)任和義務(wù)，更需要加強(qiáng)與檔案部門和其他兼職檔案員之間協(xié)調(diào)互助的能力，這樣可以有效避免在檔案整理、歸納及分類過程中出現(xiàn)失誤。①兼職檔案員應(yīng)與檔案部門的專業(yè)人員保持密切聯(lián)系，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)請教和溝通，使問題能夠及時(shí)解決和處理，保證檔案工作能夠順利進(jìn)行。②兼職檔案員之間互相協(xié)調(diào)，保證檔案工作的有機(jī)結(jié)合和順利開展。如某個(gè)兼職檔案員在工作過程中出現(xiàn)了失誤，通過檔案員之間的協(xié)調(diào)互助，兼職檔案員能在工作審查時(shí)及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤并加以改正。這是因?yàn)闄n案的建立與積累是互相影響、環(huán)環(huán)相扣的，如果在建立檔案的某個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)了一個(gè)數(shù)據(jù)或者一個(gè)時(shí)間的失誤，這個(gè)失誤將會(huì)延續(xù)到檔案庫的錄入中，醫(yī)院在后續(xù)的工作過程中對(duì)這一時(shí)期的檔案內(nèi)容進(jìn)行檢查時(shí)就會(huì)發(fā)生錯(cuò)誤，進(jìn)而影響到整個(gè)醫(yī)院檔案系統(tǒng)的運(yùn)行。所以，加強(qiáng)各個(gè)兼職檔案員間的協(xié)調(diào)互助是十分有必要的。

2.4? 不斷完善人員管理體系

所謂的兼職檔案員就是說，其工作重點(diǎn)并非檔案工作，而是兼職。為此，很多兼職檔案員的責(zé)任意識(shí)并不強(qiáng)，而且專業(yè)素質(zhì)水平偏低，具有較高的流動(dòng)性，工作積極性不明顯[4]。針對(duì)這種情況，要求不斷完善考核體系與制度，針對(duì)兼職檔案員實(shí)施必要的考核與評(píng)價(jià)，在制度層面加以傾斜與激勵(lì)，構(gòu)建良性循環(huán)，為檔案工作的創(chuàng)新性發(fā)展提供有價(jià)值的參考依據(jù)。

①兼職檔案員的配備與招聘。醫(yī)院聘用人員的數(shù)量應(yīng)結(jié)合其工作需求，要求覆蓋面完善。在聘用兼職檔案員的時(shí)候，要盡量選拔素質(zhì)水平高，事業(yè)心強(qiáng)且樂于奉獻(xiàn)的人員。

②制定兼職檔案員的崗位資格培訓(xùn)管理?xiàng)l例。在醫(yī)院工作開展過程中，應(yīng)將兼職檔案員崗位資格的培訓(xùn)納入到臨床科室與行政部門檔案工作的管理考核主要內(nèi)容，同樣也要融入到醫(yī)院的管理體系與工作計(jì)劃當(dāng)中，為兼職檔案工作人員的崗位資格培訓(xùn)提供必要保障，積極貫徹并落實(shí)兼職檔案工作人員的持證上崗機(jī)制。通過準(zhǔn)入制度的有效規(guī)范，能夠使兼職檔案員的檔案意識(shí)水平不斷增強(qiáng)，培養(yǎng)其檔案業(yè)務(wù)能力，盡量規(guī)避人員的流失問題發(fā)生。

③兼職檔案員的隊(duì)伍發(fā)展與管理。醫(yī)院應(yīng)認(rèn)可兼職檔案員參與檔案專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)聘當(dāng)中，這樣一來，能夠使檔案員感受專業(yè)發(fā)展的良好前景，進(jìn)而在檔案管理理論與實(shí)踐中投入更多的精力。與此同時(shí)，應(yīng)構(gòu)架完善的兼職檔案員流動(dòng)機(jī)制，在其輪轉(zhuǎn)科室的過程中，要向檔案室通知，進(jìn)而結(jié)合具體的人員流動(dòng)狀況實(shí)施必要的分配，確定相應(yīng)科室的兼職檔案員，以免發(fā)生空缺問題，亦或是沒有安排檔案員管理檔案資料的問題[5]。

④兼職檔案員隊(duì)伍的考核與評(píng)價(jià)。醫(yī)院應(yīng)積極構(gòu)建工作績效評(píng)價(jià)機(jī)制，結(jié)合檔案工作具體內(nèi)容與任務(wù)，創(chuàng)建兼職檔案員隊(duì)伍的目標(biāo)科學(xué)考核方式，結(jié)合最終的考核結(jié)果實(shí)施必要的獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰。而在晉升與晉職方面，則要優(yōu)先考慮表現(xiàn)優(yōu)異的兼職檔案員，確保其工作熱情不斷增強(qiáng)。特別是檔案管理評(píng)價(jià)體系方面，應(yīng)實(shí)現(xiàn)獎(jiǎng)懲評(píng)價(jià)和發(fā)展性評(píng)價(jià)體系的有效融合，進(jìn)而在制度層面確保兼職檔案員隊(duì)伍的工作熱情。

2.5? 兼職檔案員業(yè)務(wù)素質(zhì)培養(yǎng)

在業(yè)務(wù)素質(zhì)培養(yǎng)方面，應(yīng)組織兼職檔案員參與繼續(xù)教育，使其業(yè)務(wù)知識(shí)素質(zhì)水平不但提高。作為兼職檔案員，其專業(yè)素質(zhì)水平十分關(guān)鍵，在文件材料收集方面發(fā)揮著重要作用，能夠保證檔案材料準(zhǔn)確程度。所以，兼職檔案員需通過培訓(xùn)與交流等諸多繼續(xù)教育方式，對(duì)檔案理論知識(shí)加以學(xué)習(xí)，進(jìn)一步增強(qiáng)個(gè)人專業(yè)知識(shí)。與此同時(shí)，要對(duì)兼職檔案員的法律意識(shí)加以培養(yǎng)。醫(yī)院檔案工作的開展要遵循國家相關(guān)法律規(guī)定實(shí)施管理，所以兼職檔案員也應(yīng)具備一定的法律意識(shí)，在日常工作中將《檔案法》作為參考依據(jù)，并積極學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，明確醫(yī)院檔案規(guī)章制度，為檔案事業(yè)的進(jìn)步提供必要保障。除此之外，要對(duì)兼職檔案員計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力以及外語水平加以培養(yǎng)。同時(shí)要能夠操作掃描儀，并且通過無線網(wǎng)絡(luò)，在信息交換的過程中確保數(shù)據(jù)信息的安全性。

3? 結(jié)語

在醫(yī)院運(yùn)行發(fā)展過程中，兼職檔案員是醫(yī)院在檔案管理方面的必要選擇，只有兼職檔案員在主觀意識(shí)上認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，并積極參加工作培訓(xùn)，努力學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，做好檔案整理工作的同時(shí)加強(qiáng)與同事間的協(xié)調(diào)互助，才能保證檔案管理工作能夠順利開展，整個(gè)醫(yī)院才能保持穩(wěn)定向前發(fā)展。

[參考文獻(xiàn)]

[1]? 潘曉輝.醫(yī)院科研兼職檔案員隊(duì)伍存在的問題及解決對(duì)策[J].醫(yī)學(xué)信息，2018，31（6）：25-27.

[2]? 孫莉萍.關(guān)于醫(yī)院兼職檔案員素質(zhì)提升的思考[J].蘭臺(tái)世界，2015（S2）：99-100.

[3]? 張立軍.全面提升兼職檔案員隊(duì)伍素質(zhì)迫在眉睫[J].黑龍江史志，2012（8）：59-60.

[4]? 陳梅芳.關(guān)于醫(yī)院兼職檔案員素質(zhì)提升的研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（6）：182.

[5]? 龔襄珊.淺談如何提高檔案員的素質(zhì)[J].商情，2017（4）：103.