新時代下檔案管理的信息化建設

文/顧文婷

隨著現代科學技術的不斷發展，檔案管理工作面臨著新的發展和變革，特別是檔案管理信息化建設勢在必行，本文就如何做好新時代下檔案管理信息化建設工作進行了初步的分析與探討

當今社會，在經濟高速發展的同時，現代信息技術也得到了迅猛發展，隨著信息技術的應用和信息資源的開發利用，檔案管理工作也面臨著機遇和挑戰。因此，檔案工作人員想要適應時代發展，實現檔案工作的創新發展，就必須更新觀念，積極運用現代信息技術，來提高檔案工作的現代化管理水平。

一、新時代下檔案管理模式的新變化

新時代計算機技術及網絡技術的快速發展使得檔案管理工作發生了一系列變化，主要體現在以下幾個方面。

1.檔案管理數據資源體系多元化

隨著現代化辦公體系的逐步建立和大數據時代的到來，檔案數據資源的形式已經由紙質化向電子化轉換。無論是機關，還是企事業單位，數據資源來源渠道更加廣泛，形式更加多樣，交換利用更加密集平凡，整個檔案管理的資源體系呈現出多元化新的變化。

2.檔案管理數據處理體系更高效

在紙質化時代，檔案數據處理主要依靠人工進行，工作效率不高且容易出現差錯。隨著科技的發展，利用現代信息技術對檔案數據進行收集、錄入、保存、查詢利用的范圍越來越廣泛，更加高效地實現了檔案數據處理。

3.檔案管理安全保障體系更復雜

數據信息的高速發展是一柄雙刃劍，在方便利用的同時也帶來了安全保管的隱患。社會上各類用戶信息的泄露，也使檔案人員更加深刻認識到了檔案數據信息安全的重要性。特別像國家機密檔案、商業機密檔案、醫療研究成果檔案等等的安全保障體系要求更高。所以，檔案工作人員既要防止內部泄露，又要注意外部盜取，一定要將檔案安全管理的保障措施落實到位。

4.檔案管理各層級銜接更緊密

傳統的檔案管理雖然建立了完整的管理體系，但是因為缺少現代化技術的支持和依托，各層級、各區域之間往往會出現斷層、銜接不緊密等現象。但是，隨著現代化信息技術的不斷發展和運用，各層級、各區域之間的斷層開始被打破，全國區域內的聯網，使得各層級之間銜接更緊密，使得檔案數據資源實現了互聯互通，資源共享。

二、檔案管理信息化建設工作開展方式

1.夯實基礎，做好基礎工作

做好檔案管理信息化最基礎的就是將檔案管理的基礎工作做到位。具體來講，就是首先要嚴格按照文件歸檔要求，做好對不同形式、不同載體的文檔資料的收集工作，保證文檔資料的齊全完整；其次要做到分類科學、整理規范、保管有序，便于以后的查閱利用；再次要注重檔案保存環境和各種防護措施的落實到位，真正使檔案安全保管得到保證。

2.建立制度，完善規范化建設

檔案管理的信息化建設離不開完善的制度，檔案管理工作信息量大、涉及面廣，建立檔案管理信息庫，需要創新管理制度，統一管理標準，用科學的方式進行管理。

前期要對根據檔案信息化的各個環節、步驟，制定統一的格式和標準，做到檔案管理工作有章可循，這樣既利于錄入、整理、傳輸、保存，又利于以后的查閱利用。同時，信息化建設要建立相應的安全制度，從內部方面，要建立健全存儲環境、安全保密、查閱利用等制度，確保內部資料不流失；從外部方面，要加強網絡安全建設，防止外部不法入侵；同時還要做好應急備份措施，最大程度保證檔案實體和信息數據安全。

3.健全數據庫，完善平臺建設

檔案信息化管理平臺，是數據錄入、存儲、利用的依托空間。在建立本單位信息化平臺時，既要依據本單位實際情況，選擇適合本單位特點的信息平臺，又要根據本單位檔案管理的特點、內容、環節來設計好網絡平臺模塊，減少冗雜的模塊，達到最優化設置；同時還要注意內外部接口的設置，尤其是檔案管理涉及部門、單位較多的，與外部資料接口的匹配能夠最大限度地減少資源出現差錯，從而確保檔案的完整性、穩定性。

4.提高專業性，增強工作素養

在新時代下，檔案管理人員一是要了解國內外檔案管理工作發展趨勢和動向，提高檔案專業知識，提升做好檔案工作能力；二是要學習和掌握現代信息技術與網絡專業技能，使自己成為適應新時代檔案信息化管理要求的行家里手；三是結合工作實際加強同優秀檔案管理人才的交流，借鑒和學習別人的先進經驗；四是要積極參加各種業務知識的培訓，并結合培訓學習，使自己成為檔案信息化管理的復合型人才。

5.“數”以致用，提升利用率

檔案管理信息化的建設目的不僅僅是存儲數據，更是為了以后工作中的利用。所以在建設檔案管理信息化后，要做好查詢使用功能，使檔案數據能夠“數”以致用，提高檔案利用率，真正發揮好檔案的利用價值和作用。

總之，檔案管理信息化的建設不是一朝一夕的事，它需要各方的共同協作，密切配合，需要用制度來保障，需要檔案人員的不懈努力與付出，只有重視和支持檔案管理信息化工作，才能推動整個檔案事業的持續健康發展。