淺談高校檔案翻譯工作現狀與對策

文/王 璐

在經濟全球化及教育國際化的背景下，“一帶一路”戰略的提出，出國留學人數數量急劇上升，成績及學歷學位證明翻譯日益成為檔案館重要檔案利用服務之一。筆者就以自己翻譯服務工作為主，淺談高校檔案館翻譯現狀，提出對策

一、高校檔案翻譯工作背景

1.“一帶一路”戰略的提出，出國留學學子數量急劇上升

據教育部統計顯示，出國留學規模持續增長，使我國生源領跑于全世界，改革開放40年以來，各類出國留學人員累計已達519.49萬人，2017年我國出國留學人數首次突破60萬大關，達60.48萬人，同比增長11.4%，持續保持世界最大留學生生源國地位。

2.在經濟全球化的影響下，英語成為全球通用語言

21世紀是英語的世紀，在世界廣泛迅速發展的政治、軍事、經濟、文化等因素，英語得到了日益廣泛的應用，伴隨著我國改革開放政策的實施，中國與外部世界的經濟文化交流日益頻繁，英語成為我們日常生活中應掌握的語言。

3.高校檔案館的翻譯工作日益重要

在經濟全球化以及教育國際化的時代背景下，成績單和學歷學位證明成為辦理出國必備證明材料之一。高校檔案館為學生提供成績翻譯、學歷學位證明等翻譯逐漸成為一項常見而又重要的檔案服務利用工作。由于英語作為世界交際的語言，多數高校采用英語進行翻譯成績檔案和學歷學位證明。

二、高校學生學歷證明和成績檔案翻譯工作現狀及常見問題

1.翻譯業務被動，師生不能足夠了解，缺乏宣傳

翻譯業務比較被動，只在網上和微信平臺上宣傳，多數學生很難實現主動去學校檔案館網頁或者關注微信公眾平臺去了解這項業務，習慣于打電話或者“到了地方再問”的辦事模式，往往都是臨時抱佛腳，要求現場出翻譯，從而耽誤學生提交證明材料，錯過出國留學的機會。

2.學歷學位證明與成績檔案內容變化多樣，翻譯模板單一，不符合實際

隨著時代發展的變化，教育水平的提升，課程豐富多樣，成績檔案內容多樣。以筆者學校檔案館所保管的成績檔案為例，60到90年代的成績檔案都是一學期匯總一次的手填成績，只有課時、平時成績、表現成績和最終成績。改革開放后，掀起英語熱，有了四六級英語成績，學分制的實行，完全學分制向績點學分制的過渡，用以顯示學生每門課程的學習成績的質量,以及學年和畢業總成績質量的教學管理制度，從而成績單上出現學分和績點。

證書不同年代格式不一樣，內容大同小異，如畢業證開頭內容從最早的“＊＊，＊＊人”，到現在“＊＊，女，＊＊＊＊年＊＊月＊＊生”，編號也有所變化，之前的國家編號和學校兩個編號到現在統一為一個編號。因此現在翻譯系統中模板比較單一，不能準確表達證書上的內容。

3.教學質量提高，課程詞匯翻譯的準確性難以把握

由于教學管理的加強，教學質量不斷提高，隨之課程也不斷更新，因此詞匯量巨大。在高水準下，翻譯對于非專業英語的檔案人員來說是一難題，多數選擇網絡翻譯軟件或者尋求專業英語人士幫忙，但最大的問題是對于非本學科領域的人，往往很難掌握這門專業課程準確的翻譯方法，這說明檔案館與各學院專業的教授、老師聯系不夠密切。

4.學生檔案意識薄弱，少數要求更改信息

績點是實行學分制的重要配套措施之一，GPA（平均學分績點）成為一種國際通行的學生學習成績評估體制，學生所學的課程都參與GPA計算中，而且績點的計算有時會更新，導致學生認為GPA偏低，計算方法不符合實際，擔心影響國外學校的錄取。因此在向學生提供翻譯服務時，有極少數學生對成績單中有不合格成績或者GPA等有疑問，因此要求抹去不合格成績或者更改GPA。

學生檔案意識薄弱，不了解原始記錄性與真實可靠性是檔案特性之一，根據《檔案法》第五章《法律責任》第二十四條，更改成績單檔案是屬于“涂改、偽造檔案”，是違法行為。

三、提高翻譯工作質量的對策

1.建立多種翻譯模板，完善翻譯系統

在翻譯系統內建立多種模板，如成績檔案以及畢業證不同時段，特別是學生的類別（博士、碩士、本科生、專科生等等），檔案翻譯人員可以選擇相應的模板進行翻譯，節約時間的同時從而提高翻譯效率，盡量避免word系統下進行翻譯，易造成張冠李戴的低級錯誤。

2.遵循翻譯原則，體現課程內涵，表達清晰準確

（1）遵循“信、達、雅”翻譯原則

檔案翻譯人員需要提高自身英語水平之外，還要嚴格遵循“信、達、雅”的翻譯原則。

“信”是要保持與成績檔案以及學歷學位證明內容的一致性，翻譯要準確，不遺漏也不偏離原文內容，保證檔案的真實性。

“達”要求不偏離原文內容的情況下，要保持英語語法的順暢性，只要國外工作人員能看明白，理解涵義即可。

“雅”是要求檔案工作人員翻譯簡單明了，忌中式英文，內容過于繁瑣，特別是在學歷學位的翻譯上。

（2）建立課程說明，注重課程內涵

必要時建立課程說明，更好地反映學生所學知識。有時候課程譯名很難反映該課程的內涵，以高等數學為例，由于各個專業所要求的數學側重點不一樣，理工類專業所要求的高等數學比較高，比文史或經濟類的要難一些，國外有些學校可能會知道各個專業都學習高等數學，但并不了解各專業所掌握高等數學的難易程度。

檔案翻譯人員還需多關注國外學校的課程情況，了解并掌握課程名稱英語詞匯的習慣性和統一性用法，必要時尋求英語專業人士以及各專業領域人士幫忙，使課程翻譯更加貼切、地道，與國際接軌。

（3）明確學生所處年代及類型，學歷學位證明翻譯要準確簡潔

學歷證書包括畢業證和學位證，高校頒發給畢業生的正式官方證明，內容用語規范、簡明扼要，因此我們在翻譯過程中要用最精煉的語句把其所蘊含的內容表述出來，與學歷證原件相符，而且翻譯出來的格式要與原件格式一致，使人一目了然。

但不同年代學生的畢業證內容不太一樣，90年代以前的學生畢業證內容與現在不同，如“＊＊，＊＊人”，到現在“＊＊，女，＊＊＊＊年＊＊月＊＊生”，因此我們要認真看清證書的內容，弄清畢業時間，進行準確翻譯，對學生認真負責。

3.規范翻譯工作流程，入口出口嚴格把關，確保翻譯的質量

檔案人員在進行翻譯工作之前，應對畢業生提供的信息進行核實，比如姓名、學號、出生年月、專業、學習起止年月等，確認與檔案所保管的信息一致，才能進行翻譯，特別是進行學歷證明翻譯需要學生提供原件掃描件，檔案人員須對證書原件的真實性進行核實。若遇到問題要及時與學院、教務處等部門聯系，謹慎核實學生檔案的真實性。

筆者在完成翻譯工作與學生確認基本信息時，對翻譯內容進行截圖并添加“僅用于學生本人核實，他用無效”的水印，避免學生誤以為是翻譯電子版，確保翻譯文件的安全性，以防被他人盜取利用。在技術成熟的條件下，可對文件進行閱后即毀或者加密處理，采用帶有學校名稱以及校徽標志的專用彩色防偽打印紙，保證檔案證明的有效性。

在人手充足條件下，多位檔案人員要同時參與翻譯工作，從收集核實信息、翻譯工作、審核翻譯、蓋章分工要明確，相互監督把關，從而減少翻譯過程中出現的失真和失誤，確保檔案證明的真實性和準確性。

4.加強學生檔案意識，提高檔案利用質量

檔案意識從確立到養成，是一個循序漸進的過程。檔案館需要聯合學校其他部門，在學生在求學不同階段中接受檔案教育，在開學時進行新生開學教育，向學生傳達檔案的基本知識，了解檔案的特性；上學期間以就業指導課為中心，強調個人檔案的重要性；畢業前向學生宣傳檔案服務。讓學生從主觀上認識到個人檔案的重要性，了解學校檔案可提供的查檔服務以及中英成績、中英學歷學位證的翻譯服務。必要時通過宣傳冊、微信公眾平臺以及手機APP向學生宣傳。

5.線上線下翻譯同時進行，服務學生“零距離”

多方面為學生開放窗口，如在檔案館網頁增加翻譯申請鏈接，通過微信公眾平臺或者手機APP申請翻譯服務，學生可在上面留下信息和所需翻譯申請，在完成成績、學歷學位翻譯后，檔案工作人員可以根據學生留下的快遞信息,為其提供郵寄到付業務，極大方便外地學生，減少來回奔波。