工程檔案管理在工程的整個(gè)生命周期中的重要性

文/朱光艷

一、工程檔案管理的特點(diǎn)和重要性

1.工程檔案內(nèi)容復(fù)雜、涉及面廣。工程檔案的內(nèi)容涵蓋了工程項(xiàng)目立項(xiàng)、審批、勘察設(shè)計(jì)、生產(chǎn)準(zhǔn)備、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)。工程檔案管理就是將這些不同形式和載體的檔案資料，經(jīng)過收集整理、立卷歸檔、保管利用等步驟來對工程檔案實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的全過程。

2.工程檔案是工程生命周期的重要組成部分。工程檔案產(chǎn)生于工程建設(shè)生命周期的全過程，具有漸進(jìn)性、連續(xù)性和完整性的特點(diǎn)。它是工程生命周期中每一個(gè)具體實(shí)施環(huán)節(jié)的真實(shí)記載，是否做到了收集完整、整理規(guī)范，對于以后的查閱利用十分重要。一旦工程局部出現(xiàn)問題，就能快速地做到有據(jù)可查，找出原因，有針對性地解決問題。

3.工程檔案是工程質(zhì)量的真實(shí)記載。工程檔案詳細(xì)地記錄了工程建設(shè)的每一步工序，包括所用到的鋼筋、水泥、磚塊、混凝土等等的詳細(xì)資料，通過工程檔案就可以詳細(xì)地了解工程的質(zhì)量。

二、如何做好工程檔案管理

1.建立健全工程檔案管理制度。要想確保工程建設(shè)的順利進(jìn)行，要想保證工程檔案資料的齊全完整，就必須建立和完善工程檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度。工程檔案管理制度一旦形成，就要嚴(yán)格執(zhí)行，特別是檔案管理部門一定要發(fā)揮好自己的職責(zé)和作用，重點(diǎn)抓好檔案資料的收集、整理、歸檔、移交、保管、利用等方面相關(guān)制度的落實(shí)工作，為做好工程檔案工作打好基礎(chǔ)。

工程檔案是工程建設(shè)過程的真實(shí)記錄。工程檔案管理工作是整個(gè)工程建設(shè)過程中的一項(xiàng)重要的、不可缺少的基礎(chǔ)性工作。做好工程檔案工作既能客觀、詳細(xì)、準(zhǔn)確地記錄工程的每一個(gè)環(huán)節(jié)，又能為以后的營運(yùn)維修提供詳實(shí)的檔案資料，在工程整個(gè)生命周期中有著極其的重要性

2.強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，明確歸檔范圍。檔案管理人員要增強(qiáng)自己的檔案意識(shí)，在工作中不能出現(xiàn)推托、敷衍了事的現(xiàn)象，要明確工程各個(gè)階段的重點(diǎn)和歸檔范圍。工程分為工程前期階段、工程實(shí)施階段、工程驗(yàn)收階段三個(gè)部分。工程檔案每部分內(nèi)容編制要執(zhí)行工程檔案編制規(guī)范。只要按照工程檔案編制規(guī)范進(jìn)行編制，就能劃分檔案資料的歸檔具體范圍，從而確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性。在工程前期階段，歸檔的主要是以立項(xiàng)、規(guī)劃、審批、勘測、招投標(biāo)、預(yù)算等為基礎(chǔ)的各種文件。工程實(shí)施階段為工程檔案的重點(diǎn)部分，時(shí)間周期分布長、施工步驟復(fù)雜、技術(shù)復(fù)雜，此時(shí)，工程檔案資料文件形成會(huì)很瑣碎。因此，在這一階段，為了確保工程施工記錄的真實(shí)性，要耐心地記錄工程施工階段的信息，如土建、設(shè)施、地質(zhì)、檢驗(yàn)、施工等各種施工信息，形成最終的檔案資料，便于分析評價(jià)工程質(zhì)量。工程驗(yàn)收階段主要形成竣工圖、竣工報(bào)告、驗(yàn)收記錄、決算、審計(jì)等資料，要將此階段的文件與工程前期階段、工程實(shí)施階段檔案組合，形成完整的工程檔案。

3.提高工程檔案管理人員的綜合素質(zhì)。一是檔案人員政治素質(zhì)要高，要有做好工程檔案的積極性和主動(dòng)性；二是要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和相關(guān)專業(yè)知識(shí)，提升自身的工作能力和水平；三是要理論聯(lián)系實(shí)際，主動(dòng)適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求，在實(shí)踐中總結(jié)好工程檔案管理的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，進(jìn)一步提升自己的管理水平。

4.工程檔案管理的信息化

就是采用計(jì)算機(jī)加密防盜技術(shù)產(chǎn)生的工程檔案信息化管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)能將一般的與重要的工程檔案分別管理，對重要的工程檔案管理實(shí)行權(quán)限限制，不可隨意調(diào)閱。實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理可以使檔案利用變得快捷方便，避免大海撈針。

總之，工程檔案記載著工程的所有生命信息，是工程從提出立項(xiàng)到建成驗(yàn)收所有資料的集中，因此，工程檔案管理工作尤為重要，既是幫助工程順利建成的重要部分，也是該工程日后順利運(yùn)行不可缺少的組成部分。