新形勢下檔案管理工作的規范化及電子化

文/李 昕

在新形勢下，檔案管理工作規范化與電子化的創新是檔案管理發展的必然趨勢。電子化與規范化的檔案管理將完全取代傳統的檔案管理模式，提升檔案管理信息化的水平，促使檔案管理為社會提供更加高效、便捷的檔案管理服務

高水平的電子信息技術在檔案管理工作當中的運用，改善了傳統檔案管理工作的弊端，減輕了檔案管理人員的工作量，提高了檔案管理的質量與效率，同時也使檔案管理工作的規范化得到大幅度提升。

一、新形勢下檔案管理電子化應用的必要性

1.優化檔案管理工作的質量與效率

經濟發展的新形勢當中，各領域都在應用信息技術和電子技術，在檔案管理工作當中傳統的管理模式無法跟上現代社會發展的速度，人工、紙質檔案管理工作當中存在的一些弊端是非常明顯的，檔案資料想要達到保持清晰完整的管理和保存難度是比較大的，而構建檔案管理電子化就可以輕松地解決這些問題。電子化的檔案管理工作利用網絡技術和信息技術，將檔案資源全部轉化成電子版，使資源整理、收集和保存更加簡潔化，優化了檔案管理工作的質量與效率。

2.實現檔案資源共享，充分滿足現代信息需求

公路局檔案管理當中包含大量的國家公路相關的信息資料，所涉及的領域是非常多的，通過檔案管理電子化的轉換，各個領域的公路相關檔案信息全部都在統一的檔案管理系統當中，利用信息技術可以實現所有檔案資源的共享，為有檔案需求的用戶提供相應的檔案資料。并且電子化的檔案管理系統具有精準搜索功能，可以從大量的檔案信息當中，精準地提取用戶需要的檔案資料，使檔案資源使用更加的高效。總而言之，電子化檔案管理可以為社會提供更加優質的檔案管理服務，充分滿足現代社會對信息的需求。

二、新形勢下檔案管理工作的規范化與電子化的關聯性分析

1.規范化是電子化檔案管理的基本保障

在新形勢下，檔案管理工作逐漸向著信息化、電子化的方向轉換，檔案資源都是以電子文件的形式進行儲存的，檔案管理工作也只需要在檔案管理的網絡系統當中進行。電子化的檔案管理模式，是檔案管理規范化有效實施的基本保障。電子網絡系統需要管理人員進行嚴格的管理，保證系統運行的穩定性，如果管理不規范，將會導致電子檔案系統出現混亂，電子檔案的有序性和完整性無法保持。因此，為能夠有效完善電子化檔案管理模式，規范化實施是其貫徹落實的基礎。

2.電子化檔案管理是規范化管理模式構建的策略和方式

檔案管理工作和社會建設與發展都有千絲萬縷的聯系。公路局所涉及的檔案資料包括公路建設工程、公路維護、公路改建等等，有關于公路的所有檔案資料都由檔案管理部門進行管理，因而面對大量的檔案資料，如果采取傳統的檔案管理模式，規范化檔案管理的實施是非常困難的，而采用電子化的檔案管理可以有效推進規范化管理的實施。充分利用信息技術開展規范化的檔案管理工作，可以加快檔案管理規范化的進程，將所有的檔案信息全部以電子化的形式在網絡系統當中進行管理，通過現代信息技術可以完成檔案信息的整理、收集、儲存、共享、查閱等一系列的檔案管理服務，只要管理人員能夠熟練地掌握電子檔案管理的信息技術，就可以在計算機設備當中完成所有的檔案管理，使規范化管理更加便捷。因而規范化的電子檔案管理模式的構建，通過電子化可以更加高效地完成。

三、新形勢下檔案管理工作的規范化及電子化的優化策略

1.不斷提高相關領導對檔案管理工作的重視度

現代經濟建設與發展較快，在發展的過程中對檔案管理提出更多的要求，所有相關部門的檔案管理與服務水平提升是發展的必然趨勢。因此，新時期的檔案管理工作，要求必須立足信息高速發展的環境。管理者高度重視，才能加快檔案電子化與信息化發展速度。

2.結合檔案管理發展特點，完善檔案管理制度和體系

首先要保證管理流程的合理性，各個管理環節之間要能夠高效地銜接。其次，保證工作人員要有明確的職責及分工，只有這樣才能使體系構建初期就具備規范化。

3.充分利用現代先進的信息技術開展管理工作

借助現代先進的信息技術，強化檔案信息的準確性與可靠性。現代信息科技水平提升的速度是非常快的，檔案管理人員要及時將最新研發的信息技術進行應用，不斷地推進檔案管理電子化和規范化的進程。

4.注重檔案管理服務形式的優化

社會發展期間對檔案資源的需求是不斷增多的，檔案管理部門需要為相關用戶提供更加優質的檔案服務。只有檔案服務體系健全了，檔案的服務水平才能提升。另外，要構建配套服務體系和運作模式，保證溝通交流無障礙，只有這樣，才能滿足社會范圍內檔案信息的不同需求。