檔案管理電子化建設工作分析

文/王彩梅

在信息化時代，大數據信息安全是檔案管理的一個重要方面，由于過去與現在管理方式的不同，造成了檔案傳統管理與電子化管理的脫節，使得檔案管理過程中出現了一些問題。本文結合大數據時代信息交流的特點，探討了檔案管理電子化工作中出現的問題及解決應對的措施

一、檔案管理電子化建設中存在的問題

1.資金不足，設施配備不完善

基層有些單位缺少資金，用于這方面的投入很少，不能為檔案管理電子化建設配備相應的設施設備，嚴重影響了檔案管理電子化建設工作；有些單位雖然配備有計算機、打印機、掃描儀等設備，但是對后續的軟硬件更新換代卻難以做到保證，影響到以后檔案管理電子化的開展。以延長油田股份有限公司為例，21個采油廠及輔助生產單位有獨立檔案室，實現電子化的只有12家，占57%；近兩年投入資金200萬元左右，遠遠不能滿足檔案電子化管理發展的需求。

2.信息化管理制度不健全

基層單位對于檔案管理電子化建設重視不夠，表現在實際工作中是規劃的方案不科學、相關的制度不健全不規范、標準要求不統一，工作推進缺乏系統性、連續性，僅僅以局域網的形式進行內部管理，不能在更高的層面上實現檔案資源的共享，使檔案的作用得不到更廣泛的發揮。

3.檔案電子化管理的發展需要經過一個長期的改進過程

檔案工作干得好不好取決于人。人員的專業技術和綜合能力是決定檔案質量的關鍵要素。檔案工作的專業性和特殊性要求管理人員必須學習和熟悉各個門類的專業知識與工作流程，但因專業人員缺乏、能力參差不齊等因素影響，造成在管理工作上力所不及，帶來許多矛盾和問題。很多部門人才斷層、高技能專業人才不足的近況不是短時間就能改變的，因此，檔案管理電子化建設的發展也需要經過一個長期的改進過程。

4.檔案管理工作意識淡薄，重視程度不足

在實際工作中，檔案的管理意識淺薄，以為管理就是簡單保管，只要不丟失、隨時查閱就可以了，上級領導通常對檔案管理工作持冷漠態度，因而減少資金的投入、人員的配備，使檔案電子化管理不能得到有效的保障，影響檔案管理健康發展。全國政協委員、國家檔案局局長李明華在“兩會”上提出建議《關于全面認可電子發票的檔案憑證作用的提案》：一是從法律法規層面確認電子發票與紙質發票、電子檔案與紙質檔案具有同等法律效力；二是國家有關部門要督促其工作人員主動適應信息化發展趨勢，盡快改變工作習慣和工作方式，這就要求領導及檔案工作者對此必須認可、支持、重視。

二、對推進檔案管理電子化建設工作的一點思考

1.提高思想認識，重視檔案管理電子化建設工作。基層單位的領導要提高對檔案管理電子化建設重要性的認識，要重視和支持這項工作的開展，要將此項工作納入到年終考核。定期對檔案電子化管理工作進行督促、檢查，發現問題及時解決；要建立考核機制，開展分級、定量考核，有效推進工作開展。

2.增加資金投入，配置先進的設施設備。基層單位要在人、財、物方面加大投入力度，使檔案管理水平與企業發展水平相適應。實現檔案管理電子化，就能夠依托數據庫，增加信息存儲量，提高信息查閱利用速度和效率，達到既節省空間又節省時間的目的。同時，還可以利用系統對數據進行細致分類、科學導入、有效完善，使其更快捷、更方便、更安全、更可靠，提高檔案管理工作效率與整體質量。

3.建立健全符合本企業實際的檔案管理規章制度。對不適用現代企業管理模式的規章制度要進行重新修訂，做到內容詳細、嚴格。實行首問責任制，把責任劃分到每一級每一個人，明確每個人的工作職責，并列入年度工作考核中，增強檔案管理人員的事業心、責任感和服務意識。盡量不使用兼職或臨時人員，以保證檔案管理電子化工作安全有序地推進和發展。建立文件備份制度，逐步扭轉檔案零散分散存放的舊況，可將備份文件存放在檔案形成所在單位，便于查閱，而原始文件一律由檔案管理部門統一管理，保證檔案的完整性，有效預防檔案缺失問題的發生。

4.積極引進優秀人才，強化培訓。擁有優秀的員工，企業才會有所進步，檔案管理部門需吸納德才兼備的專業技術人才，對檔案電子化建設進行有效管理。同時還要加強員工專業知識的培訓，提高業務技能。2019年，志丹采油廠檔案管理軟件系統被國外黑客攻擊，中了勒索病毒，黑客在郵件告知不要嘗試打開，如果打開文件將永久刪除，并勒索1個比特幣（價值幾萬人民幣），檔案管理人員對此卻毫無辦法。這就要求我們的培訓要有的放矢，要在提高技術能力與整體素質上多下功夫。

總之，檔案管理電子化將成為檔案管理一種新的形式和重要手段，不僅要在軟硬件等設施設備上滿足，而且要在培養一支素養高、能力強、作風硬的檔案干部隊伍上下功夫，只有這樣，才能真正使檔案管理電子化的能力和水平得到更好的發揮。