西部地方院校人事檔案管理現(xiàn)狀與解決對策探析

胡瑞華HU Rui-hua

（延安大學人事處，延安 716000）

（The Personnel Department of Yan'an University，Yan'an 716000，China）

0 引言

高校人事檔案管理工作可以為高等學校選人用人、職稱職務評審、評優(yōu)評獎、人才管理與推薦提供重要憑據(jù)；可以為高校的教學科研、人才培養(yǎng)、干部任用起到保駕護航的作用。人事檔案是高校人才信息儲存庫，人事檔案材料一旦出現(xiàn)造假或遺失后果很嚴重。西部地方院校由于受領導觀念、經(jīng)費、管理人員素質(zhì)等方面的影響和制約，目前人事檔案管理工作出現(xiàn)了許多問題，已跟不上時代發(fā)展的需要，正在成為制約西部對方院校快速發(fā)展的掣肘。

1 西部地方院校人事檔案管理現(xiàn)狀

1.1 領導重視不夠，思想觀念跟不上時代發(fā)展的需要 西部地方院校領導對人事檔案管理工作的重要性認識不足，觀念守舊，認為高校人事檔案工作不外乎收集、保管、裁剪、裝訂材料等具體事務性工作，與科研教學沒有直接聯(lián)系，工作中只要材料不泄密不丟失即可，平時對檔案管理工作不聞不問；人財物上投入不足，檔案基礎設施建設不完善，對學校人事檔案人員能力素質(zhì)也沒有明確具體要求，教職工家屬或其他兼職人員都可以擔任，有的甚至成為解決教職工家屬工作問題的崗位。

1.2 人事檔案管理人員素質(zhì)低、不專業(yè) 高校人事檔案管理工作是一門專業(yè)性比較強的工作，對管理人員的專業(yè)素養(yǎng)、思想政治、工作作風等方面都有較高的要求，但由于各方面原因，當前西部地方院校人事檔案管理人員大多為兼職或非專職人員擔任，有許多為領導或教職工家屬。這些人員素質(zhì)低，沒有經(jīng)受過專門的人事檔案管理培訓，甚至對國家檔案日常管理八項制度都不清楚，僅僅將其作為一個工作崗位“混日子、領工資”，加之年齡偏大職稱偏低，接受新事物能力低，其專業(yè)能力、從業(yè)態(tài)度、思想品德、工作作風等方面已經(jīng)不能適應新時代對高校人事檔案管理工作人員的能力素質(zhì)需要，急需更換或提升專業(yè)素質(zhì)。

1.3 經(jīng)費投入不足，場地不標準不健全 由于受辦學經(jīng)費限制，目前西部地方高校辦學經(jīng)費普遍不足，在人事檔案管理方面的投入更是少得可憐，沒有專項經(jīng)費，缺少專門的檔案管理場地，大多是普通辦公室改裝而成，面積不標準不規(guī)范，“三室”沒分開，“三防”不到位；檔案保管的安全性無法保證。必備的檔案管理材料都配置不足，檔案管理員很少有出去學習進修的機會。

1.4 人事檔案內(nèi)容收集利用率低 高校人事檔案涉及教職工的年度考核、工資與勞動關系、學歷、履歷、各類鑒定、培訓和評定崗位技術、黨團政審、獎勵、職務任免等材料。由于各種原因，目前西部地方院校人事檔案收集的材料主要是一些個人基本信息，內(nèi)容很簡單，對于更詳實材料尤其是新近職務職稱崗位變更、獲獎等很難及時收集，不能反映個人全面信息和最新動態(tài)。另外，西部地方院校領導認為，個人的檔案材料要嚴格保密，教職工個人信息只容許上級領導和組織部門使用，其他人不能調(diào)閱，即使本人也不能隨便閱覽。導致人事檔案的利用率低，沒有真正發(fā)揮出檔案的作用和效益。

1.5 檔案管理手段落后，信息化建設落伍 目前西部地方院校人事檔案管理手段模式仍以人工收集整理上架為主，以紙張為主要信息記錄載體，分類、編目、檢索主要靠手工完成，檔案材料歸檔整理速度緩慢，環(huán)節(jié)繁雜，效率低下；管理人員計算機應用水平低，檔案管理信息化建設處于初步起步階段，無法實現(xiàn)檔案信息化、數(shù)字化管理。無法實現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡化接收、傳遞和共享，導致目前西部地方院校人事檔案管理工作處于被動輔助地位。使人事檔案管理工作始終在低水平上徘徊。

2 解決對策

2.1 西部高校領導應轉(zhuǎn)變觀念，高度重視學校人事檔案管理工作 人事檔案具有憑證、參考和服務作用，可為高校快速發(fā)展起到保駕護航作用。是高校領導選人用人、舉賢薦能、績效考核和考察干部的重要依據(jù)。檔案管理與利用能充分反映高校綜合管理水平與辦學實力。因此，西部地方高校領導首先在思想認識上要意識到人事檔案管理工作的重要性；為保證人事檔案收集整理工作的順利進行，學校應出臺文件對各單位人事檔案收集提交提出明確具體要求，將人事檔案工作作為單位年度考核硬性指標。劃撥足夠的檔案管理經(jīng)費；按照國家要求每千人配備一名專職檔案管理人員，定期選送檔案管理人員出外學習進修；為檔案管理人員職稱職務晉升提供便利；提供合適的辦公場地和標準檔案管理庫房；同時定期調(diào)查了解檔案管理工作，及時解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題和困難。從而更好地發(fā)揮高校人事檔案工作應有的職能。

2.2 采取各種措施提高西部高校檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì) 對于已在崗的人員依據(jù)其意愿，要么進修培訓，要么調(diào)離崗位；對于新近人員必須嚴格要求，必須是檔案管理專業(yè)的畢業(yè)生，通過公開招聘、理論技能考核，上崗面試等環(huán)節(jié)擇優(yōu)錄用，同時對其思想政治、工作態(tài)度、待人接物等方面嚴格要求，以保證進人用人的專業(yè)性、高質(zhì)量。平時工作中還要不斷加強管理人員的培訓提高和定期考核，使檔案管理人員成為政治素質(zhì)高、業(yè)務能力精湛、信息化技能強的復合型專業(yè)人員。

2.3 加大經(jīng)費投入力度，建設標準檔案用房 加大高校人事檔案管理經(jīng)費投入力度。學校領導應充分意識到人事檔案管理的重要性，應每年為人事檔案管理劃撥專門的使用經(jīng)費，配足配全管理設備材料；按照國家人事檔案管理標準建設專門的“三室”（庫房、辦公室、閱覽室），規(guī)范的檔案管理場地、庫房，多渠道籌措資金盡快落實人事檔案管理信息化系統(tǒng)。

2.4 提高人事檔案收集利用率 通過領導負責、下發(fā)文件、建立基層檔案管理組織、定期召開檔案管理工作會等途徑，強化檔案管理工作重要性；檢查督促基層教職工能夠按照高校人事檔案十大類（個人自傳、專業(yè)、考核、履歷、錯誤、證明、獎勵、工資、黨團和其他類）全面及時上交；同時，人事檔案除了個別材料需要保密外，大部分內(nèi)容尤其是個人業(yè)務檔案是可以公開的，如教職工基本信息、職務職稱、年齡、專業(yè)、黨政關系等，這些信息公開后，可為有關單位了解當事人基本情況提供便利，更大范圍發(fā)揮人事檔案材料作用；同時也降低了檔案管理部門工作量。提高了工作效率。

2.5 加快人事檔案信息化建設步伐 隨著教育信息化進程逐步深入，傳統(tǒng)的手工檔案管理方式已不能適應時代發(fā)展要求。成為阻礙人事檔案發(fā)揮作用的主要因素。因此，一方面要加快人事檔案信息化建設步伐，盡快建成信息化管理平臺，把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案信息，建成各類全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)人事檔案信息的分類提取、檢索和動態(tài)管理與維護。實現(xiàn)檔案管理使用的數(shù)字化、網(wǎng)絡化。同時要提升檔案管理人員的信息化素養(yǎng)，尤其是計算機應用能力和網(wǎng)絡管理使用技能。為使用者提供自動化服務，從而降低人事檔案管理成本，使高校人事檔案管理人員從繁雜的信息收集、整理、歸納、記錄中解放出來，有效提高人事檔案管理的保存率和利用率。

[1]劉冬梅.高校人事檔案管理工作意義、研究現(xiàn)狀與創(chuàng)新[J].吉首大學學報，2011（5）.

[2]吳軍.對加強人事檔案管理工作的幾點思考[J].中國職工教育，2014（3）.

[3]蔡躍江.以信息化建設為依托強化高校人事檔案管理[J].黑龍江檔案，2011（4）.