示蹤技術（條形碼）在紙質病案回收管理中的開發與應用

陸丹艷，潘愈嘉，劉志梅，鄭志感

（貴港市人民醫院，貴港 537100）

1 研究背景

1.1 項目實施背景

我院在運行床位高峰達2400張，年門診量突破100萬人次，兩個院區，是本地區惟一一家三級甲等綜合性醫院，是貴港市醫療、急救和臨床教學中心，國家住院醫師規范化培訓基地。信息系統覆蓋醫院所有部門，部署各類電腦終端超過2000臺。紙質病歷回收是病案管理中最基礎的環節，每個星期病案管理員都要到各臨床科室手工清點回收紙質出院病歷。全院50多個臨床科室，出院病歷將近2600份。傳統紙質病案回收管理模式下，回收清點病歷經過科室清點、病案管理員核對雙重對數，費時費力且時效性差，工作量大，效率低，易出差錯，無實時登記時間，病歷催交困難、回收不及時。當醫院的月出院病人數達到8000以上時，手工清點回收病歷的工作量已超出病案管理員的負荷，使用信息化手段進行紙質病例回收已經迫在眉睫[1]。

1.2 項目實施目的

現代病案管理三大示蹤技術包括條形碼技術、二維碼技術、射頻識別電子標簽[2]。我們選用條形碼技術應用于紙質病案回收管理，在病案首頁設置條形碼，電子病歷系統開發紙質病歷回收管理模塊，使用掃描槍快速清點回收病歷，實現管理手段現代化，提高效率，節省人力資源[3]。能很地好解決傳統紙質病案回收管理中的存在問題。項目的開發較為簡單，下發程序和培訓使用快捷。

2 示蹤技術（條形碼）在紙質病案回收管理中的開發

2.1 條形碼技術應用的設計思路

通過在病案首頁設置條形碼，電子病歷系統上設計紙質病歷回收管理菜單，進入紙質病歷回收管理界面，能按出院日期、科室選擇需要掃描的出院病歷，用條碼槍掃描紙質病案首頁進行清點后可以一目了然判斷出還有哪些未交病歷的具體信息，以便于病案室向科室催交病歷。另外，根據掃碼時間生成統計報表，以便于網絡化采集病歷考核數據[4]。

2.2 條形碼技術應用的軟件開發流程

創建患者病案首頁時自動生成條形碼，條形碼生成主要以病歷集流水號作為生成內容，與病人的當次住院相關病歷編碼唯一、不重復、生成位置在病案首頁的左上角，由條形碼和病例集流水號數字組成，如圖1所示。

圖1 條形碼設置位置

2.2.1 設計流程

首先創建病歷集流水號ID元素控件，維護病案首頁模板時添加病歷集流水號ID元素控件唯一標識病案首頁，使用條形碼字體庫C39HrP36DmTt.ttf設置流水號控件字體。其次創建病案首頁時通過xml文件獲取患者病歷集ID賦值給病歷集ID控件。具體步驟如下：①創建病歷集流水號元素控件，控件是電子病歷中可視化組建的控制元素。②維護病案首頁模板，添加用于顯示條形碼的控件。③通過xml配置外部數據源獲取患者病歷集ID。主要代碼如下：

2.2.2 開發紙質病歷掃碼回收功能模塊

掃碼回收模塊效果如圖2所示。

圖2 掃碼回收模塊效果圖

2.3 掃碼回收模塊部分C#代碼

模塊開發使用C#，它是微軟公司發布的一種面向對象的、運行于.NET Framework和.NET Core（完全開源，跨平臺）之上的高級程序設計語言。C#是一種安全的、穩定的、簡單的、優雅的，由C和C++衍生出來的面向對象的編程語言。它在繼承C和C++強大功能的同時去掉了一些它們的復雜特性（例如沒有宏以及不允許多重繼承）。C#綜合了VB簡單的可視化操作和C++的高運行效率，以其強大的操作能力、優雅的語法風格、創新的語言特性和便捷的面向組件編程的支持成為.NET開發的首選語言[5]。

第一個主要功能是查詢患者病歷信息，檢索出選取時間段內需要回收的紙質病歷列表，主要代碼如下：

第三個主要功能是處理已掃碼病歷，主要是判斷是否回退到未掃碼狀態，同時對未回收和已回收病歷進行記數，主要代碼如下：

第二個主要功能是處理待掃碼病歷，在使用條碼槍掃碼后，對該病歷進行移動處理，將其移動到已回收列表中，主要代碼如下：

3 條形碼技術在病案回收管理中的應用

紙質病歷回收管理界面設置了查詢條件，包含2個數據項目、2個界面：未掃碼病歷數量、已掃碼病歷數量、未掃碼病歷界面、已掃碼病歷界面。質控科完成測試后，在全院護士長會議上進行了使用掃描槍清點紙質病歷流程培訓。經過一周的培訓調試后，在病案室和各臨床科室全面啟用。質控科和信息科的工程師隨時到臨床科室現場解決使用過程中存在的問題，如掃碼不靈敏、不自動跳轉等現象，病歷打印二維碼質量不好、不易識別等問題，通過新增手工輸入病歷流水號窗口等方式不斷優化管理流程。

掃描槍清點紙質病歷流程：進入紙質病歷回收管理界面，按出院時間、科室查詢，應交出院病歷信息即出現在“待掃碼病歷”界面，掃描槍掃描病案首頁條形碼。如果掃描的病歷是此次應交病歷，掃描后該條病歷信息即自動跳轉到“已掃碼病歷”界面；如果掃描的病歷不是此次應交病歷，會彈出相應提示框“該份病歷不在此次提交范圍查”；如果重復掃描，會彈出相應提示框“該份病歷已掃描”。病案室管理員在臨床科室使用條碼槍可以在幾分鐘內完成病歷掃描回收工作，既能避免差錯也能避免以往屢屢出現的回收病歷到病案室進行二次清點、上架的時候才發現漏收病歷的情況。

4 管理成效

提高工作效率，節省人力資源。手工清點100份病歷費時20-30分鐘，用掃描槍清點病歷只需耗時1-2分鐘。能快速了解應交出院病歷數據、遺漏病歷或拖欠病歷信息，方便催交病歷。科室清點、病案室核對雙重對數達到零差錯率。實時記錄科室掃碼時間、病案室掃碼時間，交病歷有了“強制性”手段，對拖欠病歷的現象起到了明顯的約束作用。同時也實現了病歷質控數據直接網絡自動采集且不受人為因素干擾，病歷考核結果真實可靠。

5 拓展功能展望

本次開發的條形碼回收紙質病案功能是質控部門提出的緊急需求，流程設計簡單可行，代碼量小，流程簡單，非常適合相當規模醫院進行參考。待運行穩定后，可進一步將病案室的病歷歸檔、上架、調閱等流程模塊開發上線，完全代替目前病案室對于紙質病案全手工的工作流程，解放人力資源，實現不斷規范紙質病案的管理[6]。

如果能使用射頻識別電子標簽（RFID）代替條形碼，信息不需要近距離讀取，則在病歷的歸檔和調閱方面更加具有優勢。但是使用該技術需要投入較多資金，部署廣覆蓋的RFID網絡，與現有系統的接口較多，開發量大，使用成本較高，需要權衡投資性價比[7]。

6 結束語

將條形碼技術應用于紙質病案回收的信息化管理，實現了管理手段現代化，大大提高工作效率，節省人力資源，達到清點病歷零差錯率，催交病歷方便快捷，病歷考核結果公平公正。這是一種實用性非常強的病案管理方式，全院各臨床科室和病案室均受益。本文通過對自身實踐的總結分析得出的一些經驗，可以為存在紙質病案回收管理問題的醫院提供有價值的參考。