淺談如何做好新形勢(shì)下企業(yè)辦公室工作

田雪松

【摘 要】 辦公室是企業(yè)的關(guān)鍵部門，在企業(yè)管理中起著參與政務(wù)、辦理事務(wù)、搞好服務(wù)的作用。辦公室工作如何直接關(guān)系到企業(yè)形象。本文結(jié)合工作實(shí)際，闡述了新形勢(shì)下做好辦公室工作的體會(huì)和認(rèn)識(shí)。

【關(guān)鍵詞】 辦公室工作 業(yè)務(wù) 主動(dòng) 團(tuán)結(jié)

辦公室是企業(yè)日常工作的綜合辦事機(jī)構(gòu)，是承上啟下、協(xié)調(diào)左右的中樞和紐帶，承擔(dān)著綜合管理和為領(lǐng)導(dǎo)、為機(jī)關(guān)、為基層服務(wù)的繁重任務(wù)，責(zé)任重大、使命光榮。

一、加強(qiáng)學(xué)習(xí)、提升素質(zhì)。諸葛亮在《誡子書》中說：“才須學(xué)也，非學(xué)無以廣才”。辦公室工作反映企業(yè)的基本素質(zhì)，是一項(xiàng)政治性、思想性、業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，對(duì)人員專業(yè)素質(zhì)及個(gè)人修養(yǎng)要求極高。辦公室人員首先需要清醒的政治頭腦和敏銳的觀察力，必須要有堅(jiān)定正確的政治方向和豐富的政治理論知識(shí)。這就要求辦公室人員要不斷加強(qiáng)思想建設(shè)，加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)，認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹黨和國(guó)家的政治理論、方針、路線、政策、模范遵守法律、法規(guī)和各項(xiàng)規(guī)章制度，以知促行、學(xué)用結(jié)合，努力提高理論素養(yǎng)，努力提高接受、理解與執(zhí)行上級(jí)指示精神的能力。同時(shí)，要加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)，更新知識(shí)儲(chǔ)備，緊跟時(shí)代步伐，向領(lǐng)導(dǎo)學(xué)、向職工群眾學(xué)、向?qū)嵺`學(xué)，更多地拓展綜合素質(zhì)，增強(qiáng)工作本領(lǐng)，力爭(zhēng)把自己培養(yǎng)成為復(fù)合型人才和工作的“多面手”，不斷提高解決問題的能力和水平。

二、提高站位，找準(zhǔn)位置。古人云“身在兵位、胸為帥謀”。辦公室人員要胸懷全局，著眼大局，站在更高的高度、更高層次看問題、想辦法、抓工作，要多分析、思考、把握領(lǐng)導(dǎo)的基本思想和工作思路，要善于站在領(lǐng)導(dǎo)的角度去思考、籌劃、安排和處理問題。同時(shí)，辦公室每位同志都應(yīng)立足崗位實(shí)際，落實(shí)工作職責(zé)，積極擔(dān)當(dāng)作為、勤勉敬業(yè)、獻(xiàn)智出力、發(fā)揮作用，做到工作不缺位。辦公室工作千頭萬緒、細(xì)小繁雜，在工作中難免會(huì)有考慮不周、意想不到的情況，不免會(huì)出現(xiàn)“真空地帶”“工作死角”，這個(gè)時(shí)候需要及時(shí)補(bǔ)位，保持工作定力，不以事小而不為、不以事雜而亂為、不以事急而盲為、不以事難而怕為，做到工作不缺位。另外，在工作中辦公室人員對(duì)不屬于自己職責(zé)范圍的，要及時(shí)請(qǐng)示匯報(bào)，決不能做自行其是、不講規(guī)矩、先斬后奏、擅作主張等越位犯規(guī)的事。

三、優(yōu)化作風(fēng)，方法得力。辦公室對(duì)上是企業(yè)的“外腦”，對(duì)下是聯(lián)系基層的“橋梁”，對(duì)外是展示形象的“窗口”，需認(rèn)真履行參與政務(wù)、辦理事務(wù)、搞好服務(wù)職責(zé)。每位同志都要樹立“辦公室無小事，小事也是 大事”的思想，踐行“嚴(yán)細(xì)實(shí)精”的工作作風(fēng)，認(rèn)真思考每一環(huán)節(jié)，緊緊抓住每一細(xì)節(jié)，做到不漏項(xiàng)、不誤時(shí)、不拖延。具體到工作中，就是要做到以下幾點(diǎn)：1是在制度建設(shè)上不漏項(xiàng)。在公文管理、檔案管理、印章管理、保密工作等各方面不斷健全完善各類規(guī)章制度，為進(jìn)一步規(guī)范辦公室工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。2是在文稿撰寫上不跑偏。對(duì)辦公室人員特別是文字綜合工作人員，要深刻領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，把領(lǐng)導(dǎo)的所思所想、所籌所劃弄清楚，做到既能按領(lǐng)導(dǎo)意圖正確“發(fā)揮”，又不自作聰明，越俎代庖。在此基礎(chǔ)上以敏銳的觀察力抓住工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，經(jīng)過深思熟慮，形成有價(jià)值的文稿或者參謀意見。3是在公文辦理上不拖延。按照國(guó)家和集團(tuán)公司有關(guān)規(guī)定，結(jié)合單位實(shí)際情況，及時(shí)做好機(jī)關(guān)公文辦理和制發(fā)工作，嚴(yán)把政策關(guān)、校核關(guān)、文字關(guān)，充分利用現(xiàn)有OA系統(tǒng)，進(jìn)一步規(guī)范公文運(yùn)轉(zhuǎn)程序，不辦、不收不規(guī)范公文，做到嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范、快捷。4是在信息調(diào)研上不誤時(shí)。堅(jiān)持問題導(dǎo)向，加強(qiáng)調(diào)查研究，經(jīng)常性深入基層一線查實(shí)情，了解掌握“第一手資料”，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋基層工作中存在的困難和群眾反映強(qiáng)烈的問題，做到“喜優(yōu)兼報(bào)”。同時(shí)提出有針對(duì)性的意見建議，提升問題信息的決策參考價(jià)值。5是在督辦查辦上不誤事。圍繞企業(yè)中心工作，突出督查重點(diǎn)，切實(shí)履行好督促檢查職能，堅(jiān)持真查真辦，敢于較真碰硬，特別是主要領(lǐng)導(dǎo)批辦事項(xiàng)，要協(xié)調(diào)溝通相關(guān)部門，積極出謀獻(xiàn)策，科學(xué)制定措施，抓好督辦落實(shí)，做到事事有著落，件件有回音。6是在會(huì)務(wù)工作上不出錯(cuò)。會(huì)前，根據(jù)會(huì)議要求，及時(shí)下達(dá)會(huì)議通知，考慮好各環(huán)節(jié)，確定辦會(huì)人員，明確責(zé)任分工;會(huì)中，做好與會(huì)人員簽到、引導(dǎo)到各項(xiàng)服務(wù)等工作，確保會(huì)議井然有序;會(huì)后，及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、查找不足，補(bǔ)缺補(bǔ)漏，努力提高會(huì)議質(zhì)量。

四、主動(dòng)作為、廉潔自律。辦公室工作的服務(wù)性職能決定了它處于被動(dòng)性地位，但不能因?yàn)檫@個(gè)被動(dòng)性而對(duì)常規(guī)性的工作產(chǎn)生消極心理，一定要做到變被動(dòng)為主動(dòng)。要堅(jiān)持主動(dòng)性、有序性的統(tǒng)一，時(shí)時(shí)事事從大處著眼、從小處著手，對(duì)于常規(guī)性工作要提前準(zhǔn)備，對(duì)于突發(fā)事件要靈活應(yīng)變，做到忙而不亂。辦公室工作最大的規(guī)律就是“無規(guī)律”，經(jīng)常加班加點(diǎn)連軸轉(zhuǎn)，既辛苦，又清貧。盡然選擇這份職業(yè)，就不能計(jì)較個(gè)人的得失，要有強(qiáng)烈的責(zé)任感和榮譽(yù)感，經(jīng)受得住考驗(yàn)，耐得住寂寞，守得住清貧，要有無私奉獻(xiàn)的精神，做到“五勤”：眼勤、耳勤、腦勤、手勤、腿勤，堅(jiān)決摒棄懶、散、慢、拖等不良習(xí)慣。同時(shí)，作為領(lǐng)導(dǎo)的“身邊人”，一舉一動(dòng)、一言一行，關(guān)系到單位整體形象。辦公室人員在處理具體事務(wù)時(shí)，要嚴(yán)守紀(jì)律，自我約束，秉公辦事，切忌形式主義、辦事飄浮、蜻蜓點(diǎn)水;要把握好工作的原則性和靈活性，既要做到在講原則的基礎(chǔ)上有靈活性，又要做到在講究靈活性的同時(shí)不忘原則性。只有這樣才能做好辦公室工作。

五、團(tuán)結(jié)協(xié)作，發(fā)揮合力。常言道“互相補(bǔ)臺(tái)，好戲連臺(tái);互相拆臺(tái)，必定垮臺(tái)”。團(tuán)結(jié)協(xié)作是一切事業(yè)成功的基礎(chǔ)，辦公室事務(wù)較多，有些靠個(gè)人來完成，有些要靠群體來完成，雖各有分工、各有職責(zé)，但是分工不分家。所以說無論是領(lǐng)導(dǎo)之間、同事之間，還是上下級(jí)之間不說不利于團(tuán)結(jié)的話，不做不利于團(tuán)結(jié)的事，大事講原則、小事講風(fēng)格，多謀事、少謀人、謙虛謹(jǐn)慎，與人為善。在生活上，要彼此關(guān)心、相互支持;在學(xué)習(xí)上，要相互學(xué)習(xí)，取長(zhǎng)補(bǔ)短;在管理上，要發(fā)揚(yáng)民主，科學(xué)決策;在工作上，要和睦相處，默契配合，集思廣益，遇事多溝通多商量，相互補(bǔ)臺(tái)不拆臺(tái)，形成“團(tuán)結(jié)、互助”的良好氛圍。辦公室的工作人員一定要加強(qiáng)團(tuán)結(jié)協(xié)作，發(fā)揮團(tuán)隊(duì)力量，做到思想同心、目標(biāo)同向、工作同步，辦公室工作才能做到科學(xué)有效、有條不紊、忙而不亂，才能產(chǎn)生1+1>2的效果。