創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理工作的思路

黎靜

摘要：檔案管理是資源型、財富型和依據(jù)型的工作，是事業(yè)單位工作的重要組成部分。從事業(yè)單位的檔案管理工作現(xiàn)狀出發(fā)，分析事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化的重要性及價值，從而找出事業(yè)單位的檔案管理工作的規(guī)范、科學(xué)和信息化的創(chuàng)新思路。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新

在事業(yè)單位中，日常工作高效有序運轉(zhuǎn)均以檔案管理為依據(jù)。處于轉(zhuǎn)型期的事業(yè)單位，為了能夠更好的適應(yīng)社會的進(jìn)步發(fā)展，尤其是企事業(yè)單位改革的發(fā)展變化要隨著新形勢不斷優(yōu)化和創(chuàng)新檔案管理工作，站在不同的視角推動部門檔案管理工作項信息化、科學(xué)化方向發(fā)展。

一、事業(yè)單位檔案工作的現(xiàn)狀

1.對檔案管理工作重視程度不夠，軟硬件的配置不先進(jìn)

如今，事業(yè)單位的檔案管理工作以我國的《檔案法》和《檔案管理辦法》及本部門的檔案管理規(guī)章制度為主要工作的規(guī)范和操作標(biāo)準(zhǔn)。但是在實際的運行中，很多事業(yè)單位在追求經(jīng)濟(jì)利益最大化的情況下都沒有認(rèn)識到這份工作的重要性，這樣就使得檔案管理工作不能列入到事業(yè)單位重要工作的議事日程。缺乏事業(yè)單位檔案管理綜合考評體系和獎勵機制，導(dǎo)致檔案工作者的工作積極性也不強，凸顯了事業(yè)單位管理制度和措施比較落后的深層次問題，管理效果差強人意。同樣，因為事業(yè)單位對檔案管理工作不夠重視，所以對其資金投入不足，導(dǎo)致了檔案管理的辦公條件惡劣，缺乏系統(tǒng)的現(xiàn)代化保護(hù)設(shè)施，對于檔案柜等管理都不夠統(tǒng)一整齊，日常擺放也是混亂而沒有標(biāo)準(zhǔn)，又因人員培訓(xùn)不夠致使保密度不達(dá)標(biāo)，保管體制和現(xiàn)代化管理要求不夠匹配。

2.檔案管理的方法方式不夠全面，檔案管理權(quán)責(zé)不到位

現(xiàn)在很多事業(yè)單位已經(jīng)制定了自有的檔案管理規(guī)章制度，但是還不夠完善，對具體的工作細(xì)節(jié)，比如組卷和具體的文件保管都缺乏相對應(yīng)的規(guī)范要求，有的事業(yè)單位甚至沒有按照國家規(guī)定和程序要求就擅自銷毀檔案。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)信息化運用上，很多事業(yè)單位也沒有完全將信息化覆蓋到工作中，使之在保障事業(yè)單位檔案管理工作的有效執(zhí)行上不夠理想。此外，因為部分的事業(yè)單位檔案管理人員流動性大，導(dǎo)致了檔案的收集、整理和歸檔工作不及時，操作技術(shù)不規(guī)范等問題，這種種問題的產(chǎn)生，實質(zhì)是檔案管理工作權(quán)責(zé)不到位，缺少清醒的權(quán)責(zé)認(rèn)知。

二、創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理工作的必要性及價值

1.保障事業(yè)單位檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化

要想做好檔案管理工作，必須要保障好管理方法、操作流程的標(biāo)準(zhǔn)和系統(tǒng)性，這也是提高事業(yè)單位檔案管理工作服務(wù)質(zhì)量和工作效率不可或缺的環(huán)節(jié)。創(chuàng)新事業(yè)單位的檔案管理工作，將現(xiàn)代科技網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)融入其中，將檔案重組和改造，讓其符合現(xiàn)代化的檔案管理要求和規(guī)范，是提高促進(jìn)相關(guān)部門及工作人員對檔案管理工作重視程度的重大舉措。

2.檔案管理工作要不斷自我更新，達(dá)到與時俱進(jìn)

要想提升事業(yè)單位檔案管理工作的保障及存在的意義價值，事業(yè)單位就需要不斷與時俱進(jìn)的更新和轉(zhuǎn)型優(yōu)化。當(dāng)今的社會進(jìn)步對事業(yè)單位檔案管理工作也提出了新的挑戰(zhàn)和要求，這樣就對新形勢下檔案管理工作開展指明了新的方向，因此，要建立事業(yè)單位檔案管理工作系統(tǒng)性、規(guī)范性體系，尤其是在檔案管理工作中融入現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理工作模式，運用客觀的手段展示檔案管理工作的業(yè)績和運行情況。要加強對部門內(nèi)的檔案管理宣傳工作，扭轉(zhuǎn)過往檔案管理不受重視的意識;要加強對外公示，強化人民群眾對事業(yè)單位檔案管理工作的認(rèn)識程度。

3.制定事業(yè)單位檔案管理工作的目標(biāo)考核制度

事業(yè)單位檔案管理工作以優(yōu)化和進(jìn)步為支點，以目標(biāo)考核制度作為規(guī)范手段，強化事業(yè)單位檔案的分類和歸檔工作，不斷提升工作的質(zhì)量和效率，優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理方案，創(chuàng)新管理模式，建立系統(tǒng)的模式，有利于提升檔案管理工作效率，優(yōu)化檔案管理工作思路和經(jīng)驗方法，構(gòu)建科學(xué)信息化、網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)代化的管理模式。

三、創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量的一些建議

1.加強管理意識，完善設(shè)施配置、

加強從上到下的檔案管理意識，比如要把檔案管理工作的要求準(zhǔn)確的列出，歸納到事業(yè)單位日常工作培訓(xùn)中，并且要和年末績效考核掛鉤，借此來加強領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理工作人員的重視程度和關(guān)注程度。但是由于檔案管理涉及的部門比較多，很難達(dá)到全面規(guī)范管理的要求，所以提升相關(guān)人員的檔案意識變得至關(guān)重要。對此，建議爭取事業(yè)單位和相關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)配合，從實例的演習(xí)和講解，提高檔案工作人員的工作熱情和責(zé)任心、積極性，把事業(yè)單位的檔案管理工作提升至信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、市場化的管理級別，并由此提升相關(guān)的工作人員的管理水平和創(chuàng)新意識，從而加強事業(yè)單位的檔案管理工作效率和質(zhì)量。

2.調(diào)控管理方式，確保權(quán)責(zé)到位

在勝任檔案管理工作崗位的同時，也要保證管理權(quán)責(zé)達(dá)標(biāo)。要把檔案崗位和相關(guān)崗位明確劃分，來促進(jìn)相聯(lián)系單位和機構(gòu)的日常有效良好的溝通。按照檔案相關(guān)法令的規(guī)定，重新整理和分析每一個崗位的要求和職能劃分，讓它成為工作考核的輔助內(nèi)容。但是要注意和提高的是，檔案管理者作為工作中的專業(yè)人員和決策人員，一定要具備相匹配的專業(yè)知識理念，應(yīng)當(dāng)不斷學(xué)習(xí)最先進(jìn)的管理理論知識提升自己，充分掌握網(wǎng)絡(luò)信息和檔案融合的創(chuàng)新模式。

3.強化檔案管理信息化技術(shù)應(yīng)用，豐富管理模式

網(wǎng)絡(luò)時代檔案管理的操作應(yīng)該更豐富、便捷和準(zhǔn)確，應(yīng)該更全面的掌控整個歸檔系統(tǒng)，并且能更精準(zhǔn)更快速的找到要查找的資料，能夠保證檔案管理的保密性和安全性。因此，在引入網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的同時，可以結(jié)合事業(yè)單位檔案管理的需要構(gòu)建高效的現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)鏈，運用計算機精準(zhǔn)無誤的編排檔案和規(guī)范檔案，利用計算機系統(tǒng)語言來編制檔案分類號、入庫。運用計算機技術(shù)還可以對特別類型的檔案按照特殊時期、從事的單位機構(gòu)、專業(yè)名稱或者操作領(lǐng)域進(jìn)行快捷去編號。

四、結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化直接反映了整個事業(yè)單位工作的質(zhì)量，創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理工作需要檔案管理部門及工作者們的不懈努力，最終讓檔案管理工作更好地服務(wù)社會。

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