事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化管理的幾點(diǎn)思考

摘? 要：隨著社會(huì)現(xiàn)代化進(jìn)程的不斷深入，事業(yè)單位改革逐漸深化，事業(yè)單位的檔案需求量不斷增長。規(guī)范開展檔案管理工作，有利于對單位已經(jīng)發(fā)生的事實(shí)進(jìn)行整理歸檔保存，作為重要的信息內(nèi)容為將來工作的可追溯性提供依據(jù)。科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范地管理檔案，可以從側(cè)面展示一個(gè)單位發(fā)展與管理水平;提升基礎(chǔ)管理水平，推動(dòng)業(yè)務(wù)規(guī)范管理，提高勞動(dòng)效率。檔案管理工作是事業(yè)單位日常管理工作的重要組成部分，是有效提高單位管理的必要條件，是展示單位發(fā)展壯大歷程真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。檔案資料記載著一個(gè)單位發(fā)展歷程的成果，對研究單位的日常管理和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，為事業(yè)單位管理和決策提供了可靠事實(shí)依據(jù)。檔案工作者應(yīng)按照《中國人民共和國檔案法》及其相關(guān)的法律法規(guī)的要求，結(jié)合本單位工作實(shí)際，做好檔案規(guī)范化管理工作。以對規(guī)范化建設(shè)檔案管理工作進(jìn)行研判分析，提出有效措施，大力推動(dòng)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理建設(shè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;規(guī)范化;策略;途徑;發(fā)展措施

一、現(xiàn)代社會(huì)進(jìn)步和發(fā)展新形勢下檔案工作規(guī)范化的策略分析

（1）對檔案管理工作增加重視力度

檔案管理工作，首先要得到單位領(lǐng)導(dǎo)高度重視，努力提升對單位檔案管理工作的了解及認(rèn)識，轉(zhuǎn)變對檔案管理工作的態(tài)度，加快促進(jìn)檔案管理規(guī)范化進(jìn)程。

（2）定期開展檔案普查

對一些儲(chǔ)存時(shí)間過長、無標(biāo)題、標(biāo)題不嚴(yán)謹(jǐn)、重份、組卷混亂、缺少卷內(nèi)目錄以及無查考價(jià)值的檔案，要定期組織清查，刪除無保存價(jià)值的檔案案卷，有效提升信息化管理錄入、讀取的效率。

（3）及時(shí)完善檔案管理的規(guī)章制度

檔案管理工作規(guī)范化需要科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊?guī)章制度來保障，各級部門要充分重視檔案管理制度的完善工作，規(guī)章制度的科學(xué)性、嚴(yán)謹(jǐn)性是檔案管理工作規(guī)范化的前提和基礎(chǔ)。在檔案管理工作中，首先需制定職責(zé)明晰的管理制度：檔案借閱保密、檔案整理以及歸檔、檔案鑒定以及銷毀、檔案室管理辦法等有關(guān)規(guī)章，以保障檔案管理有章可循。

（4）先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)助力檔案管理工作規(guī)范化

在檔案管理工作中，應(yīng)充分利用現(xiàn)代社會(huì)電子設(shè)備運(yùn)行高效、儲(chǔ)存量大、檢索查詢快的功能，以實(shí)現(xiàn)快速存儲(chǔ)、檢索以及查閱的功能，有效減輕檔案工作者的工作強(qiáng)度，節(jié)省檔案案卷存儲(chǔ)物理空間，有效提升工作效率，有效規(guī)范檔案案卷整理及查閱。

（5）將檔案分類整理，有效利用檔案原基礎(chǔ)

對案卷基礎(chǔ)較好且具備全因目錄的檔案案卷，分類進(jìn)行整理，在全因目錄上直接進(jìn)行分類標(biāo)引;對于形式較為特殊的檔案案卷，則通過微機(jī)程序?qū)⑾嚓P(guān)姓名、時(shí)間、地址等信息用案卷目錄錄入，然后獲得分類號，提高著錄速度，便于查詢。

（6）定期開展培訓(xùn)，提升整體素質(zhì)

檔案管理工作規(guī)范化，對檔案管理專業(yè)水平有較高要求。要定期組織檔案工作者進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，不斷提升業(yè)務(wù)水平，通過培訓(xùn)學(xué)習(xí)和工作實(shí)踐，在實(shí)踐中不斷自我總結(jié)完善，不斷提高檔案管理工作者的專業(yè)素質(zhì)、綜合素質(zhì)。同時(shí)檔案工作者應(yīng)有憂患意識，不斷增加緊迫感、使命感，主動(dòng)學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)及管理知識，不斷適應(yīng)新形勢下檔案工作規(guī)范化管理新要求。

二、事業(yè)單位檔案管理工作在新形勢下實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的有效途徑探索

（1）轉(zhuǎn)變觀念，依法管理

社會(huì)上少數(shù)單位和部門對檔案管理工作不夠重視，主要原因是檔案管理缺乏法律規(guī)范手段，單位和部門對檔案管理工作的重要性認(rèn)識不足。對于如何做好檔案管理工作來說，加大檔案管理工作宣傳的力度是基本前提，而相關(guān)機(jī)制和機(jī)構(gòu)的健全則是檔案工作得以落實(shí)的組織保障。《中華人民共和國檔案法》的出臺(tái)，使檔案的管理工作有法可依，并為檔案規(guī)范管理工作奠定了基礎(chǔ)，促進(jìn)了檔案的收集、整理以及歸檔工作的有效進(jìn)行，促使檔案管理工作更具科學(xué)性、合理性以及規(guī)范性，更好地服務(wù)于單位。檔案管理工作是一項(xiàng)嚴(yán)肅的工作，首先在單位（部門）設(shè)立檔案管理部門（崗位），認(rèn)真組織學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》，制定完善的、職責(zé)明晰的適合本單位的檔案借閱、保密、整理歸檔、檔案鑒定銷毀等管理制度，并對各自的職責(zé)加以明確，能夠讓檔案管理工作更加規(guī)范，能夠保證檔案管理工作的正常進(jìn)行。通過組織學(xué)習(xí)、宣傳檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，使各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大干部職工增強(qiáng)檔案管理意識，通過法律手段，監(jiān)督檔案管理工作，這樣一來，不僅能夠使檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理，同時(shí)還能提高檔案管理工作效率。在檔案管理中，應(yīng)堅(jiān)持走依法治檔的道路，建立一整套行之有效的檔案管理規(guī)章，只有這樣，才能因地制宜、靈活有效，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化，最大限度地發(fā)揮其應(yīng)有的社會(huì)作用。

（2）求實(shí)創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)

隨著社會(huì)進(jìn)步與單位發(fā)展，檔案管理工作同樣需要不斷發(fā)展進(jìn)步，并進(jìn)行創(chuàng)新。在信息化發(fā)展的大環(huán)境下，單位應(yīng)轉(zhuǎn)變檔案管理思維，與時(shí)俱進(jìn)，檔案管理設(shè)備也要得到升級改造。信息時(shí)代已經(jīng)悄悄來臨，工作、生活、學(xué)習(xí)都與之相聯(lián)系，特別是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普及，讓我們的社會(huì)前進(jìn)了一大步，而檔案管理工作同樣迎來了新的改變，我們檔案工作者也接受著新的挑戰(zhàn)。各項(xiàng)軟硬件的優(yōu)化，讓檔案管理變得更加多樣化，從過去的紙質(zhì)檔案、影片檔案，到現(xiàn)在的數(shù)字檔案，是一個(gè)飛躍，所以過去的檔案管理工作方式也需要得到轉(zhuǎn)變，以適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的要求。作為檔案管理工作者應(yīng)主動(dòng)提升自己的檔案管理知識和技巧，要及時(shí)參加學(xué)習(xí)和再培訓(xùn)，讓自己能夠掌握現(xiàn)代檔案管理方法，順應(yīng)檔案管理發(fā)展形勢需要。在新時(shí)代，數(shù)字化檔案已經(jīng)成為檔案管理必經(jīng)的步驟，檔案工作者應(yīng)使用現(xiàn)代化的管理方式，比如建立數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)，錄入檔案信息、電子化歸檔、數(shù)字化系統(tǒng)，確保查詢檔案更加便捷有序。數(shù)字化的數(shù)據(jù)庫的建立，能夠融合數(shù)字檔案和實(shí)物檔案，從而降低檔案損壞的幾率。將現(xiàn)代技術(shù)與檔案管理工作結(jié)合起來，達(dá)到高效、安全、精準(zhǔn)的目的，讓檔案管理工作步入一個(gè)良性循環(huán)，這需要我們檔案管理工作者立足崗位，尋找檔案管理的特點(diǎn)，運(yùn)用自身的檔案管理知識，與現(xiàn)代信息相結(jié)合，更好地為社會(huì)、單位服務(wù)，體現(xiàn)檔案規(guī)范化管理的優(yōu)勢。

（3）科學(xué)規(guī)范，提高效能

單位應(yīng)健全檔案管理的各項(xiàng)制度，推動(dòng)其科學(xué)、規(guī)范的發(fā)展。在對檔案工作進(jìn)行規(guī)范化管理的過程中，單位應(yīng)擁有完善的單位文化，并在單位發(fā)展過程中體現(xiàn)先進(jìn)的管理思想，讓單位在社會(huì)上擁有良好的信譽(yù)和形象，從而為單位持續(xù)發(fā)展帶來更大的發(fā)展機(jī)遇。檔案管理工作涉及的都是檔案案卷，檔案只有被利用了，才能夠體現(xiàn)它的真正價(jià)值和檔案管理工作的價(jià)值，而我們檔案管理工作者的價(jià)值就需要我們?nèi)プ龊脵n案的管理和利用工作才能得以實(shí)質(zhì)體現(xiàn)。單位應(yīng)著力提升檔案工作者的專業(yè)素質(zhì)，增強(qiáng)對管理人員的培訓(xùn)工作。通過這種方法，能夠提高管理人員的專業(yè)水平，完善其操作技巧，從而適應(yīng)社會(huì)檔案管理發(fā)展的需要。作為檔案管理工作者，我們要掌握科學(xué)的檔案管理手段，學(xué)會(huì)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，從檔案的收集、整理、鑒定和保管這些工作上都體現(xiàn)出先進(jìn)性和科學(xué)性。在平時(shí)的工作中要掌握重點(diǎn)，例如檔案的編目、檢索、編研，這些工作是檔案管理的前奏，但是卻非常的重要，做好這些工作能夠讓后面的管理工作變得簡單、快捷。檔案工作者應(yīng)具備創(chuàng)新精神，結(jié)合自身的實(shí)際工作情況，不斷創(chuàng)新完善，從而提高檔案管理的工作效率和質(zhì)量水平。在檔案利用過程中，對于一些重要的珍貴檔案應(yīng)該更加妥善保管，可以對其進(jìn)行備份、復(fù)制、壓縮等等，但是原件不予以外借，這樣能夠保障檔案的安全性。在庫房的選擇和建設(shè)上也應(yīng)該注重安全性，避免外界條件對檔案造成不可修復(fù)的損害。

（4）學(xué)用相促，提升素質(zhì)

人是促使檔案管理工作有效進(jìn)行的關(guān)鍵因素，穩(wěn)定檔案工作者以及增強(qiáng)檔案工作者的綜合素質(zhì)能夠從根本上保證檔案工作規(guī)范化建設(shè)。由于檔案管理工作不僅具有較強(qiáng)的專業(yè)性、實(shí)踐性，如不具備豐富的實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)的人是很難達(dá)到收集和管理檔案的規(guī)范要求的，所以除了要確保事業(yè)單位中檔案工作者的穩(wěn)定性的同時(shí)，還要定期更新檔案工作者的知識結(jié)構(gòu)，提升其綜合素質(zhì)。主要需要做到以下兩點(diǎn)：第一，要加強(qiáng)檔案工作者的職業(yè)道德建設(shè)，樹立科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)穆殬I(yè)道德觀念，不斷增強(qiáng)服務(wù)意識;第二，要加強(qiáng)檔案工作者對信息技術(shù)的掌握，檔案工作者不僅要加強(qiáng)學(xué)習(xí)專業(yè)知識，以拓寬知識面、提高文字能力、增強(qiáng)綜合分析能力等，同時(shí)還需要加強(qiáng)學(xué)習(xí)檔案管理軟件知識以及計(jì)算機(jī)知識，掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù)，使自己成為一名新時(shí)期合格檔案管理工作者。

三、促進(jìn)檔案管理規(guī)范化發(fā)展的措施

通過前文的闡述，對檔案規(guī)范化管理存在的問題及有效途徑進(jìn)行了剖析闡述。事業(yè)單位只有針對檔案管理工作存在的具體問題及時(shí)尋找到相關(guān)的解決對策，提高對檔案管理工作的認(rèn)識，提升檔案工作者的素質(zhì)，并將先進(jìn)的現(xiàn)代化檔案管理體系構(gòu)建起來，才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化。究其問題存在的實(shí)質(zhì)原因還是因?yàn)橄嚓P(guān)的管理不到位，規(guī)范化建設(shè)不完善，并且沿用傳統(tǒng)的檔案管理措施，不能夠及時(shí)與社會(huì)發(fā)展的步伐接軌。因此首要任務(wù)就是創(chuàng)新管理方法，并提升檔案工作者的綜合素質(zhì)。檔案管理要想向著規(guī)范化的方向發(fā)展，涉及的方面還有很多，同時(shí)每一個(gè)方面都比較復(fù)雜，再加之我國檔案管理領(lǐng)域?qū)τ谝?guī)范化的研究還處于起步階段，因而不利于檔案管理工作的進(jìn)步。所以，在今后的檔案管理領(lǐng)域中，要加強(qiáng)對其工作規(guī)范化的基礎(chǔ)性研究，并且要從檔案管理的多個(gè)角度，從工作規(guī)范化的多個(gè)方面進(jìn)行研究，從而研究出更好、更有效的能夠促使檔案管理工作向著更加規(guī)范化方向發(fā)展的方法和措施。

新形勢下檔案管理工作規(guī)范化的研究對于我國檔案管理領(lǐng)域的發(fā)展有著不可忽視的重要作用，創(chuàng)新、高效、規(guī)范的檔案管理工作適應(yīng)著現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需求，為各個(gè)企事業(yè)單位、機(jī)關(guān)單位提供著重要的理論依據(jù)。并將豐富的檔案材料集中整理好，加速其合理性、先進(jìn)性的建設(shè)。在這個(gè)信息化社會(huì)快速發(fā)展中，人們應(yīng)該更加重視檔案的作用，開辟檔案管理工作的新局面，并實(shí)現(xiàn)檔案管理工作人員的自身真正價(jià)值，推進(jìn)社會(huì)發(fā)展建設(shè)的步伐。

四、結(jié)束語

綜上所述，檔案管理是一個(gè)單位領(lǐng)導(dǎo)者管理和決策的主要依據(jù)，直接關(guān)乎事業(yè)單位的健康發(fā)展。在新形勢下，要想使檔案管理工作更加規(guī)范化，應(yīng)時(shí)刻跟進(jìn)時(shí)代變化，不斷推動(dòng)檔案的信息化發(fā)展，充分利用現(xiàn)代化手段，提高檔案管理工作效率。加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，建立更加規(guī)范化、科學(xué)化、法制化的檔案管理工作，在降低人工勞動(dòng)強(qiáng)度的同時(shí)，可以有效提升工作效率和質(zhì)量。這就要求在檔案管理中，充分搶抓機(jī)遇，以防不利因素帶來負(fù)面的影響，還需充分發(fā)揮我國社會(huì)主義制度的優(yōu)勢，使檔案管理工作能夠得到一定的創(chuàng)新，同時(shí)整合信息資源，豐富館藏，以求更好地滿足社會(huì)對檔案資源的多樣化需求。

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作者簡介：龍海霞（1975-），女，廣西南寧航道管理養(yǎng)護(hù)中心，工程師，主要從事檔案管理工作。