淺談完整的圖書流通管理系統的功能

林麗君

摘要：圖書流通管理系統功能必須按照圖書館流通工作的實際需要進行設計。設計時，必須對手工流通工作進行優化，不僅完成手工管理上的主要工作，而且應發揮計算機的特點，使傳統的圖書流通工作更完善。

關鍵詞：圖書流通管理系統;功能

中圖分類號：G250.71;TP311.52 文獻標識碼：A 文章編號：1005-5312（2019）17-0283-01

圖書館的流通管理方式一般有兩種工作方式，一種是開架流通，一種是閉架流通。兩種流通方式的共同點都是完成圖書的借還等工作，不同點是第一種方式中省去了讀者查目的手續，讓讀者直接在書架上找適合的書。后一種方式是以目錄為查書的依據，書的有無，只有當圖書館人員在書庫里查找以后，才能得到準確的信息等。這些不同的方式都直接涉及流通管理系統功能的選擇和確定。

一、讀者管理

這里的讀者，是指持有圖書館借書證的個人或團體。流通系統必須為每個讀者建立借閱檔案，使系統能隨時掌握每個讀者的借閱情況。讀者管理功能主要有以下內容：（1）系統能增加新的讀者記錄，滿足讀者人數不斷增長的需要。（2）系統能刪除撤消借閱資格的讀者記錄，滿足讀者更新的需要。（3）系統能對丟失借閱證的讀者掛失，以保護讀者的利益。（4）系統能對無借閱資格者予以判別，審查讀者的合法性，以保護館藏不受損失。（5）系統能隨時統計不同類型的讀者到館人數，對讀者進行控制。（6）系統能從姓名、性別、職業等途徑查詢讀者的有關情況。

對于不持有借書證而需要借閱的讀者的管理，在人數少的情況下，一般不建立讀者檔案，可用手工作好記錄備查。如果這些讀者需要較長時間多次使用圖書館的藏書，可考慮將其轉成持有借書證的讀者，轉換時要和圖書館的借閱制度和有關規定結合起來考慮。

二、書目查詢

在圖書閉架流通中，書的查找必須依靠目錄，自動化流通系統中為讀者提供了查尋書目的功能。查詢的途徑一般有書名、分類、主題、作者等。書目查詢功能主要有以下內容：（1）系統能增加新的書目記錄，將新書盡快地向讀者通報。（2）系統能刪除不需要的書目記錄，保持目錄和館藏一致。（3）系統具有多種書目查找途徑，并縮短了讀者的查找時間。

在開架流通中，由于讀者直接選擇圖書，查目這一功能可以不設計，以節約計算機內存和輸入書目數據的時間。如果需要對全部開架圖書進行有效地控制，也可以設計流通書目查詢功能，以加強對流通圖書的管理。

在開架情況下，系統必須隨時注意所有開架書籍的變化。開架中如有被剔除以及丟失的書，應迅速對其書目記錄作出處理。例如，對被剔除以及丟失的圖書的記錄作上記號，標明這些圖書目前所處的流通狀態，從而較好地管理開架圖書。

三、辦理借、還書手續

辦理借、還書手續是流通系統中主要的功能之一。包括借書、續借書、預約借書、罰款、還書等部分。

1.借書。當讀者拿到需要借閱的書時，通過計算機辦理借書手續。管理人員輸入借書證號，由計算機檢查借書人的借書記錄，判斷可借、不可借、過期未還以及超期罰款等事項，并將這些情況顯示或打印，為讀者和圖書館工作人員作出是否借閱的決定提供參考。對于可以借閱的讀者，系統即辦理借書手續，將所借書的書號等有關信息記入借書人的記錄中，存入文檔，完成借書處理。

2.續借書。所借之書超過了借書時限，還需要使用時，在一定條件允許下，即可辦理續借手續、輸入借書證號、更新借書人記錄、更新借書日期等。續借的前提條件應根據圖書館的借閱制度設計。一般流通系統對于續借應有以下判斷功能：對于借書證掛失的讀者不續借;所借書中有過期書未還的讀者不續借;要求續借的書已被另外的讀者預約的不續借等，屬于以上情況中的任何一種，系統都應顯示不能續借的文字說明，告訴讀者不能續借的原因。

3.預約借書。預約借書是在未借到書之后登記下次有書即借的一種借閱方式。手工預約借書，在預約讀者量少時還可以滿足預約的需要，當預約讀者量大時，如超過百種、千種，就很難滿足預約者的要求，使預約工作難以開展。流通系統中設計了預約借書功能，可以滿足每一位預約者的預約要求。預約借書節約了讀者借書的時間，提高了借書的命中率，也可起到急用先借的作用，具有明顯的社會效益。當讀者預約借書時，即辦理預約手續，預約者必須是持有借書證的讀者。預約時，輸入借書證號，為預約人建立預約借書記錄，記錄中包括預約人姓名、借書證號、預約書名、預約日期等項目。預約借書時，系統應有以下判斷功能：預約人借書證是否已掛失;被預約的書有多少預約人;能對所有預約人查詢，幫助圖書館工作人員或讀者了解圖書的預約情況，并為讀者提供更多的借書途徑。當預約書到館后，系統能即刻打印出預約通知單，由圖書館通知預約者。當預約人超過一定數量時，系統能打印出預約人及書目，為圖書采訪部門提供采訪參考數據。此外，在一定條件下，系統能滿足讀者電話預約及其他預約借書的要求。

4.還書。還書是流通系統的重要功能。系統辦理還書手續，迅捷簡便。還書時，系統能判斷該書是否為該讀者所借，所歸還的書是不是錯還。執行還書功能時，首先輸入讀者借書證號，在讀者借閱文檔中刪除該書的記錄即完成還書手續。

總之，為了加速圖書的周轉，提高圖書的利用率，對所借的書超期不歸還的讀者予以適當的經濟制裁，可以設計違章罰款這一功能。