事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)初探

閆晨煜

[摘 要]隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，我國已經(jīng)進入全面信息時代。為了跟上時代步伐，不斷提高辦公效率和服務(wù)質(zhì)量，事業(yè)單位應(yīng)該以信息化辦公為目標(biāo)進行信息化建設(shè)。人事檔案管理是事業(yè)單位管理工作中的重要環(huán)節(jié)，必須實現(xiàn)信息化建設(shè)。本文主要簡單介紹了事業(yè)單位人事檔案管理工作，對實現(xiàn)人事檔案管理信息化的意義和實現(xiàn)路徑進行了研究，希望能夠為相關(guān)研究提供借鑒。

[關(guān)鍵詞]事業(yè)單位;人事檔案;信息化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.12.079

[中圖分類號]D630.1;G270.7[文獻標(biāo)識碼]A[文章編號]1673-0194（2019）12-0-02

0? ? ?引 言

通過人事檔案可以了解工作人員的工作表現(xiàn)、背景、簡歷和重要信息。科學(xué)的人事檔案管理有利于企業(yè)科學(xué)利用人才信息，保證人才開發(fā)和利用。對于任何組織，人事檔案管理都非常重要，事業(yè)單位也不例外，對提高事業(yè)單位工作效率有明顯的作用，也對事業(yè)單位發(fā)展起著巨大的推動作用。但是，傳統(tǒng)的人事檔案管理并不能適應(yīng)當(dāng)今信息時代的要求，隨著數(shù)字信息化的日益成熟，人事檔案信息化管理成為時代發(fā)展的必然趨勢。人事檔案管理實現(xiàn)信息化后，文件管理變得簡單方便。計算機、掃描儀等其他現(xiàn)代專業(yè)設(shè)備和技術(shù)能將人事檔案轉(zhuǎn)換為虛擬文本、圖片音頻以及其他電子數(shù)據(jù)，大大提高了信息分類和處理的效率。此外，電子數(shù)據(jù)更容易保存，利用互聯(lián)網(wǎng)進行查詢和修改，既準(zhǔn)確又方便，節(jié)約了檔案管理成本。

1? ? ?人事檔案管理信息化建設(shè)的意義

1.1? ?有利于提升檔案管理信息化水平

人事檔案信息涵蓋了人事管理工作的各個方面，為確保及時更新和處理這些信息，保持檔案的完整性和有效性，相關(guān)工作人員必須具備信息化管理意識和管理理念，充分利用信息技術(shù)進行文件管理，在確保事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)上，更好地突出人事檔案管理的信息化水平。

1.2? ?有利于提高檔案管理工作效率

事業(yè)單位的工作非常復(fù)雜，相應(yīng)檔案管理也很復(fù)雜，僅依靠傳統(tǒng)的人工管理很難達到相應(yīng)管理效果。因此，為了提高事業(yè)單位檔案管理工作的效率，必須進行人事檔案信息化建設(shè)，相關(guān)檔案管理人員必須具備一定的信息技術(shù)，在日常工作中充分利用各種先進的檔案管理系統(tǒng)和技術(shù)，提高檔案管理效率，促進人事檔案管理深入實施。

1.3? ?有利于查詢和閱覽人事檔案信息

事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的最終目標(biāo)是提高人事檔案管理的效率和質(zhì)量，實現(xiàn)數(shù)字現(xiàn)代化。在實際操作過程中，工作人員使用信息技術(shù)能夠有效收集和處理所有人員的信息和紙質(zhì)文件信息，將信息從紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換為電子文件格式，實現(xiàn)存儲信息數(shù)字化，使人們在查詢和閱讀人事檔案時，更加方便、準(zhǔn)確、有效，從而更好地發(fā)揮人事檔案的應(yīng)用價值。

1.4? ?有利于開發(fā)和利用人事檔案信息

只有保證人員檔案質(zhì)量和存儲質(zhì)量，才能促進人員管理的全面發(fā)展。因此，優(yōu)化現(xiàn)有人事檔案管理模式，不斷引入計算機信息技術(shù)，實現(xiàn)人事檔案信息化，有利于多層次、全方位實現(xiàn)對人事檔案信息開發(fā)和利用，適應(yīng)當(dāng)前社會對檔案工作的高要求。

1.5? ?有利于保存人事檔案的完整性

在傳統(tǒng)的事業(yè)單位人事檔案管理中，紙質(zhì)檔案跟不上時代發(fā)展，存在很多問題。例如，由于儲存條件差，導(dǎo)致紙質(zhì)文件氧化、霉化、昆蟲噬咬等，導(dǎo)致大量信息損壞，不利于準(zhǔn)確找到相關(guān)信息，浪費很多的時間和人力，但人事檔案信息化建設(shè)可以有效解決這些問題。根據(jù)搜索內(nèi)容，可以快速、清晰地找到所需文件。事業(yè)單位實施人事檔案管理信息建設(shè)，有利于保存檔案文件的完整性;大量文件信息資源可以存儲在網(wǎng)絡(luò)存儲空間，簡單方便。

2? ? ?事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)措施

2.1? ?合理制定有效的信息化管理系統(tǒng)

真正實現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案管理信息化的前提是有效借助科學(xué)合理的管理模式，提升人事檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)，并在一定程度上對人事檔案管理信息化進行約束和引導(dǎo)。在正式開展各項工作之前，首先要打破傳統(tǒng)的工作管理理念，嚴(yán)格遵守事業(yè)單位中的各項規(guī)章制度以及管理標(biāo)準(zhǔn)，確保事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的穩(wěn)定運行。

2.2? ?提高管理人員的素質(zhì)

人事檔案管理的核心在于工作人員的整體工作能力，管理人員的素質(zhì)對人事檔案管理信息化建設(shè)具有很大影響。第一，必須培養(yǎng)管理人員的信息管理意識。雖然當(dāng)前的信息技術(shù)發(fā)展很快，但舊觀念仍然阻礙部分工作人員思想進步，因此，在人事檔案管理中引入先進的意識與理念非常重要，只有提高意識形態(tài)，明確和重視信息化建設(shè)，才能從根本上提高事業(yè)單位人事檔案管理的信息化水平。為了做好檔案管理信息化管理，事業(yè)單位必須培養(yǎng)一批高素質(zhì)、高專業(yè)水平的檔案管理人才。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，對工作人員職業(yè)素質(zhì)的要求也越來越高。人事檔案文件管理人員不僅要了解檔案管理，還要了解信息化技術(shù)。第二，提高工作人員的道德素質(zhì)。由于人事檔案管理的特殊性，要防止涉及個人信息資料的數(shù)據(jù)泄露，工作人員必須具備良好的道德品質(zhì)。因此，事業(yè)單位要定期對人事檔案工作者進行專業(yè)和職業(yè)道德培訓(xùn)，使工作人員具有高水平的綜合業(yè)務(wù)能力、良好的思想政治意識和職業(yè)道德，順利實現(xiàn)檔案管理信息化。此外，還要加大對人事檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)力度，優(yōu)化從業(yè)人員的年齡結(jié)構(gòu)，吸引更多突出的人才到人事檔案信息化建設(shè)管理中來，從而促使人事檔案更加順暢地開展信息

化建設(shè)。

2.3? ?不斷完善硬件設(shè)施

事業(yè)單位進行檔案管理信息化建設(shè)，基礎(chǔ)硬件設(shè)施是必不可少的。第一，為了確保在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中有效實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，事業(yè)單位應(yīng)增加資金投入，加強硬件設(shè)備建設(shè)，為人事檔案管理提供性能更好的服務(wù)系統(tǒng)。第二，人事檔案文件的數(shù)量非常大，硬件設(shè)施必須適合存儲大量文件數(shù)據(jù)，并保證可靠性，防止由于硬件故障而丟失文件信息。第三，大容量存儲設(shè)備容易受到外部環(huán)境的影響或破壞，這反過來對文件存儲構(gòu)成威脅，因此，硬件設(shè)施必須具有一定的外部抵抗性。第四，事業(yè)單位應(yīng)定期安排專業(yè)人員對設(shè)施進行檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，避免因設(shè)備故障造成損失。

2.4? ?做好人事檔案管理信息化的數(shù)據(jù)庫建設(shè)與安全防護

事業(yè)單位必須做好人事檔案管理信息化的數(shù)據(jù)庫建設(shè)與安全防護，在存儲人事檔案信息前進行正確識別。工作人員必須嚴(yán)格遵守人事檔案管理部門關(guān)于建立檔案數(shù)據(jù)庫的各項規(guī)定，建立準(zhǔn)確、科學(xué)、規(guī)范的檔案人員數(shù)據(jù)庫。需要特別注意的是，信息技術(shù)為人事檔案管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也給數(shù)據(jù)管理帶來了安全隱患。確保人事檔案信息安全是事業(yè)單位人事檔案管理信息建設(shè)中必須注意的問題。因此，事業(yè)單位要建立人事檔案信息管理的安全標(biāo)準(zhǔn)，不斷完善信息安全保障體系;在管理工作中，應(yīng)備份人事檔案數(shù)據(jù)，設(shè)置管理系統(tǒng)恢復(fù)機制，從而更好地保存文件信息數(shù)據(jù);規(guī)范人事檔案信息的借用機制，以確保檔案信息數(shù)據(jù)的安全;加強人事信息管理人員的職業(yè)道德教育和安全技術(shù)培訓(xùn)，提高他們的保密意識和安全使用技能;不斷完善管理制度，確保信息安全，為檔案管理提供一份重要的保證。

2.5? ?促進檔案信息的資源共享

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的最終目標(biāo)是使人事檔案更好地服務(wù)于單位發(fā)展，因此，有效利用人事檔案至關(guān)重要。第一，事業(yè)單位應(yīng)建立信息系統(tǒng)，實現(xiàn)各部門互相連接、共享信息服務(wù)，并根據(jù)實際情況進行數(shù)據(jù)共享。第二，建立一個全面的數(shù)據(jù)管理信息化服務(wù)網(wǎng)站，圍繞有效的綜合平臺，積極拓展人事檔案管理信息化網(wǎng)站建設(shè)，進一步提高人事檔案信息化建設(shè)的服務(wù)水平。管理人員可以引入存儲大量數(shù)據(jù)的云計算，使用集中存儲，克服設(shè)備和平臺限制，有效提高數(shù)據(jù)資源利用效率。無論是硬件支持還是軟件支持，都需要根據(jù)單位的實際情況進行相應(yīng)管理。因此，在構(gòu)建系統(tǒng)、開發(fā)和利用系統(tǒng)功能以及設(shè)置權(quán)限的過程中，工作人員必須遵循單位自身的實際情況，提高系統(tǒng)軟件操作之間的兼容性。

2.6? ?完善人事檔案信息化管理制度

事業(yè)單位人事檔案管理的信息化建設(shè)離不開制度制約和管理。人事檔案更新快速，信息和資料復(fù)雜，檔案部門很難及時、全面地收集數(shù)據(jù)。事業(yè)單位各部門應(yīng)針對實際情況，制定相關(guān)制度，實現(xiàn)人事檔案的標(biāo)準(zhǔn)化，提高工作效率。例如，人事部門需要根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化的電子文檔填寫新的人事信息，然后將其傳送到檔案部門進行保存，其他部門有關(guān)人員的最新檔案信息（如獎勵或處罰）也必須以統(tǒng)一的電子形式填寫，并提交檔案部門進行檔案管理。

3? ? ?結(jié) 語

目前，隨著我國事業(yè)單位改革進程的推進，事業(yè)單位人事檔案管理面臨著新的挑戰(zhàn)。人事信息快速增加，信息數(shù)據(jù)復(fù)雜程度前所未有，事業(yè)單位要想從容面對這些情況，必須進行人事檔案管理信息化建設(shè)。各事業(yè)單位都要認(rèn)識到檔案信息化對于本單位的意義，注重提高管理人員的素質(zhì)，完善人事檔案信息化管理制度，不斷完善硬件設(shè)施，促進檔案信息資源共享，做好人事檔案管理信息化的數(shù)據(jù)庫建設(shè)與安全防護，推進本單位工作快速跟上時代發(fā)展的步伐。

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