信息時代背景下電子檔案管理探討

傅艷華

[摘 要]近年來，信息技術和計算機技術在我國社會生產的各個領域中得到了廣泛應用，我國已經正式邁入了信息時代。在信息時代，信息數據收集和分析對行業發展十分重要，因此，將信息技術用于數據分析和應用，已經成為人們日常生活和工作中必不可少的內容。目前，我國信息技術的普及和應用已經對我國很多行業產生了深遠影響，其中，檔案管理工作受到了很大影響，電子檔案已經逐漸取代了原始紙質檔案。基于此，本文就信息時代電子檔案管理工作進行探究，期望促進電子檔案管理工作有效開展。

[關鍵詞]信息時代;電子檔案;管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.12.075

[中圖分類號]G270.7;F426.61[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2019）12-0-02

0? ? ?引 言

目前，我國信息技術的飛速發展已經給人們的生活和工作帶來了巨大沖擊，尤其是隨著信息時代來臨，信息數據收集和分析已經越來越重要。在這種情況下，數據處理和應用模式已經逐漸被摒棄，在檔案管理工作中，電子檔案逐漸取代了原本的紙質檔案，給檔案應用和管理提供了極大便利。檔案作為企事業發展的重要資料，其管理和應用會直接影響企業發展，尤其是電子檔案本身的優勢性，使企業在開展檔案管理工作時，愈發傾向于電子檔案管理工作，因此，相關部門必須對電子檔案管理工作進行進一步研究。

1? ? ?信息時代開展電子檔案管理的必要性

1.1? ?符合時代發展的需要

自我國進入21世紀以來，信息技術和計算機技術的發展速度就越來越快，在人們生活和工作中的應用愈發普遍，信息化已經成為我國社會發展的重要趨勢，在這種情況下，企業在開展檔案管理工作時就必須遵循時代發展的趨勢，推動檔案管理工作信息化，利用電子檔案適應信息時代對檔案管理工作的要求，提高檔案管理工作的效率和水平，同時提高信息數據的收集效率和利用水平，使檔案管理工作能夠更好地滿足信息時代的發展需要，提高檔案的服務水平，給人們的工作帶來更大的便利。

1.2? ?檔案管理的重要性

檔案管理工作是一項十分重要的工作，主要收集和記錄檔案信息，并進行分析，然后應用于企業決策發展和管理工作中，已經成為企事業管理工作的重要內容。正因如此，在信息時代，技術在各行各業中都得到了應用，需要將其與檔案管理工作相結合，利用信息技術對檔案管理工作進行綜合改革，提高檔案管理工作的信息化水平，促進檔案管理工作在新時期的創新發展。

1.3? ?電子檔案的應用優勢

在我國的檔案管理工作中，電子檔案與傳統檔案相比，在管理和應用過程中具有極大優勢。首先，電子檔案在管理工作中，管理人員能夠利用信息技術收集和整理檔案信息，建立電子檔案數據庫，該過程能夠有效提高檔案管理的效率和水平，降低工作人員的工作壓力;其次，在檔案管理工作過程中，如果檔案信息發生了變動，電子檔案管理工作能夠隨時調整和添加信息，從而有效保證檔案的完整性;最后，電子檔案管理工作能夠提高檔案使用的便利性，促進檔案信息的傳播和利用，同時還可以防止檔案在使用中出現損壞和遺失問題。

2? ? ?信息時代電子檔案管理工作存在的問題

2.1? ?電子檔案管理體系不完善

我的電子檔案管理工作是一項比較專業的工作，該工作對信息技術的應用水平和網絡技術水平的要求比較高，利用信息技術和網絡技術開展檔案管理，在工作過程中很容易受到外部因素干擾，因此，具有一個完善的電子檔案管理體系必不可少。但是，在實際管理工作中，很多企業并沒有建立完善的電子檔案管理體系，對電子檔案管理工作的重要性認識不足，企業的領導者和電子檔案的管理人員對檔案管理工作的認識不全面，沒有樹立起正確的管理理念和管理態度，在工作過程中，仍然按照傳統的管理方法開展電子檔案管理，嚴重影響檔案管理的效率。此外，電子檔案管理體系不完善，使很多檔案管理人員在工作過程中缺乏必要的約束力，難以規范員工行為，很容易導致電子檔案管理工作出現失誤，降低管理水平。

2.2? ?電子檔案真實性有待提高

在檔案管理工作中，檔案信息的真實性對于檔案管理工作十分重要，會直接影響檔案管理工作開展和檔案使用，一旦檔案出現了虛假信息，就會給企業管理和發展帶來不利影響。目前，在我國電子檔案管理工作中，與傳統紙質檔案相比，電子檔案在使用過程中，人們無法對進行隨意損壞，還能隨時進行備份，在一定程度上提高了檔案真實性;在電子檔案管理工作中應用信息技術，能夠隨時增加和調整檔案信息，一旦工作人員在工作中出現了失誤，或檔案信息原始數據出現變動，就會影響檔案的真實性。

2.3? ?電子檔案管理人員專業素質不高

在電子檔案管理工作中，檔案管理人員必須要具備足夠的專業素養，能夠熟練運用信息技術和計算機網絡技術，進行收集、整理和分析檔案信息，還要熟練操作電子檔案管理系統。但是，我國很多企業的電子檔案管理人員素質普遍不高，甚至很多企業會選擇即將退休的工作人員進行檔案管理工作，這些工作人員不具備電子檔案管理的專業素質和技能水平，導致電子檔案管理工作質量低下。

2.4? ?信息技術應用水平低

在信息時代，電子檔案是檔案管理工作的必要方式，電子檔案在管理過程中，應用信息技術十分必要，因為電子檔案的內容都是大量數字化檔案信息，所以必須要利用信息技術進行輔助管理。但是，在我國電子檔案管理工作中，信息技術應用并不到位，很多工作人員沒有掌握相關信息管理技術和系統操作能力，硬件設備十分落后，無法滿足電子檔案管理的需要，這嚴重影響了電子檔案管理工作的順利開展。

3? ? ?信息時代背景下電子檔案管理的有效措施

3.1? ?完善電子檔案管理體系

在信息時代，企業想要加強電子檔案管理工作，就必須先完善電子檔案管理體系，完善電子檔案管理體系是企業有序開展電子檔案管理工作的重要保障。因此，企業必須要重視電子檔案管理工作，對管理人員進行電子檔案管理方面的教育和培訓，使其了解電子檔案管理工作的重要性，樹立起正確的管理理念，強化管理意識，從而促進電子檔案管理工作有效開展。一個完善的電子檔案管理工作流程中，完善的管理制度是必不可少的，因此，企業必須要建立完善的電子檔案管理制度，有效規范電子檔案管理工作的流程以及管理人員的操作行為，使企業有序開展電子檔案管理工作。此外，企業還需要建立與其相配套的獎懲制度，使工作人員在工作過程中重視檔案管理質量，規范自身行為，防止檔案管理工作出現失誤，提高電子檔案管理工作的質量。

3.2? ?提高電子檔案的真實性

在電子檔案管理工作中，提高電子檔案的真實性也是管理工作的重要內容，是保證電子檔案發揮作用和提升服務水平的重要途徑，因此，企業在開展電子檔案管理工作時，必須要加強檔案真實性管理。在收集檔案信息數據前，必須要利用信息技術擴大信息數據來源，并認真甄別信息，提高信息的真實性;此外，在管理工作的過程中，工作人員必須要嚴格遵循電子檔案管理的相關流程和操作規范要求，加強對檔案的細節管理，規范檔案信息格式，提高檔案信息數據的真實性。

3.3? ?加強對電子檔案管理專業人員的培養

專業的檔案管理人員是開展電子檔案管理工作的必然要求，因此，企業在進行電子檔案管理工作時，必須要對檔案管理人員進行專業化培訓，提高檔案管理人員的專業化水平和技能操作水平，尤其要增強管理人員的電子檔案管理系統操作能力。企業想要提高電子檔案管理人員的素質，可以在招聘階段錄取一些網絡信息技術的專業人才，或者對管理人員進行專業化培訓，提高他們的信息技術操作水平。

3.4? ?加強信息技術的應用

在信息時代，企事業單位想要開展電子檔案管理工作，就必須要應用信息技術，尤其是在建立電子檔案時，需要收集和整理大量的信息資料。同時，企業要加強信息技術在電子檔案中的應用，加強信息技術和系統的有效應用，將這些先進信息技術利用在電子檔案管理中，以此提高工作人員的工作積極性。

4? ? ?結 語

目前，受到信息技術和計算機技術的影響，我國已經邁入了信息時代。在信息時代，人們的生活和工作充斥著各種各樣的信息，收集、整理和應用這些信息就是人們日常工作的重要內容，特別是對企業檔案管理工作而言，檔案信息收集和整理至關重要。但是在信息時代，隨著計算機技術和信息技術在檔案管理工作中的普及，傳統檔案管理工作逐漸被摒棄，電子檔案逐漸得到了應用。因此，企業必須要完善檔案管理體系，提高電子檔案的真實性，并對檔案管理人員進行專業化培訓，使企業檔案管理工作能夠更好地適應信息時代的發展要求。

主要參考文獻

[1]高麗晶.信息時代下檔案管理工作的創新解析[J].中外企業家，2018（36）.

[2]王劍.淺析信息化時代檔案管理工作的創新[J].辦公室業務，2018（20）.

[3]李鵬.淺析信息時代檔案管理工作的創新[J].辦公室業務，2018（19）.

[4]黃雪華.淺析信息時代下電子檔案管理[J].現代交際，2018（16）.

[5]孫莉莉.信息時代背景下的電子檔案管理[J].黑龍江史志，2014（5）.

[6]牛冬.信息時代電力企業電子檔案管理的探討[J].勞動保障世界，2015（8）.

[7]劉愛霞.信息化時代背景下檔案管理工作的創新探討[J].中國管理信息化，2015（12）.

[8]吳霞.關于信息時代的電子檔案管理的思考[J].中國科技投資，2017（1）.