一體化平臺在高校管理模式創(chuàng)新中的應(yīng)用分析

秦慕 朱明豐 郎玲燕

[摘? ? 要] 信息技術(shù)的高速發(fā)展，為創(chuàng)建服務(wù)型一體化系統(tǒng)平臺提供基礎(chǔ)。共享平臺是集業(yè)務(wù)信息、財務(wù)信息和物流信息于一體，全生命周期監(jiān)管的管理平臺。對采購前置審批、過程管理、溯源風(fēng)控等過程進(jìn)行整合，實現(xiàn)請購審批、財務(wù)單據(jù)流轉(zhuǎn)、資金結(jié)算入賬等事項的網(wǎng)絡(luò)化、平臺化和智能化辦理，推進(jìn)管理創(chuàng)新、業(yè)財融合，提升效率、降低成本。

[關(guān)鍵詞] 高校;財務(wù);數(shù)據(jù);業(yè)財融合;管理模式

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 13. 020

[中圖分類號] G475? ? [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]? A? ? ? [文章編號]? 1673 - 0194（2019）13- 0044- 02

0? ? ? 引? ? 言

財務(wù)共享服務(wù)是管理模式的創(chuàng)新，更是管理與服務(wù)理念的創(chuàng)新。財務(wù)共享服務(wù)是基于流程再造、信息系統(tǒng)整合，將簡單重復(fù)、低附加值以及標(biāo)準(zhǔn)化會計核算業(yè)務(wù)集中管理、集中核算，推進(jìn)財務(wù)、業(yè)務(wù)和戰(zhàn)略的一體化發(fā)展。實現(xiàn)會計信息與業(yè)務(wù)信息的共享，對傳統(tǒng)的會計核算流程進(jìn)行再造，以數(shù)據(jù)信息化、流程信息化、決策信息化整合業(yè)務(wù)流程，并以程序固化，將財務(wù)管理的觸角延伸到業(yè)務(wù)前端，實現(xiàn)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項辦理的網(wǎng)絡(luò)化、智能化。目前，高校以特定業(yè)務(wù)（采購采購、商旅服務(wù)、資產(chǎn)購置）開展一體化綜合平臺建設(shè)，正是財務(wù)共享理論在高校的現(xiàn)實運用。

1? ? ? 一體化平臺的建設(shè)意義

建立既符合內(nèi)控又提升管理效率，融管理于服務(wù)之中，緩解報銷壓力，為師生提供更加優(yōu)質(zhì)高效便捷的財務(wù)服務(wù)，為教學(xué)科研營造更加良好的財務(wù)環(huán)境，是高校財務(wù)部門面臨的現(xiàn)實問題。2016年7月，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)《關(guān)于進(jìn)一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見》，文件明確指出要創(chuàng)新服務(wù)方式，“充分利用信息化手段，建立健全單位內(nèi)部科研、財務(wù)部門和項目負(fù)責(zé)人共享的信息平臺，提高科研管理效率和便利化程度。”

學(xué)校自身也有管理需求。比如占浙江大學(xué)2017年全年憑證總量24.4%的材料采購業(yè)務(wù)（2017年浙江大學(xué)財務(wù)核算憑證總量69萬份，耗材采購報銷憑證16.8萬份），其特點是：供應(yīng)與需求均高度分散，采購成本居高不下;經(jīng)費總量大，訂單數(shù)量大，采購單值小（兩大一小）;財務(wù)報銷工作量大。

材料類耗材具有種類繁多、物資量大的特點，存在虛假采購、耗材領(lǐng)用及出入庫登記使用等特征，監(jiān)管難度大漏洞多。實驗室的化學(xué)品試劑具有高危險性，使用或保存不當(dāng)會造成嚴(yán)重生命財產(chǎn)安全。以物品金額建立不同審核流程，實時更新化學(xué)品標(biāo)準(zhǔn)信息庫數(shù)據(jù)，規(guī)范材料類物資采購流程，對其全流程可追溯性監(jiān)控尤為重要。

因此，搭建一體化采購平臺，發(fā)揮系統(tǒng)優(yōu)勢，建設(shè)合格供應(yīng)商產(chǎn)品、服務(wù)庫，實施從請購、采購供應(yīng)、財務(wù)報銷等全過程信息化一體管理，不僅能引導(dǎo)供應(yīng)商提高供應(yīng)能力和質(zhì)量，有效提高科研人員采購效率，降低采購成本，提升財務(wù)效率和服務(wù)水平，又可以強化校內(nèi)物資采購環(huán)節(jié)的內(nèi)控管理，有利于堵塞管理漏洞、化解廉政風(fēng)險，推動高校發(fā)展。

2? ? ? 一體化平臺的實施路徑

通過流程再造，建設(shè)連接經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、財務(wù)管控與核算相統(tǒng)一的集成系統(tǒng)，打通部門之間的“信息孤島”，是促進(jìn)業(yè)財融合，實現(xiàn)管理和服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、平臺化和智能化的有效路徑。

如圖1所示為采購共享平臺的業(yè)務(wù)流程圖，采購共享平臺的流程再造，是將原來分散的采購業(yè)務(wù)集中起來，重新建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和操作流程，實現(xiàn)統(tǒng)一核算、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一運作的目標(biāo)。通過有效整合業(yè)務(wù)活動信息（采購、物流倉儲保管、業(yè)務(wù)審批）、財務(wù)核算信息（資金凍結(jié)、預(yù)算控制、預(yù)約報銷、單據(jù)投遞、資金結(jié)算、財務(wù)入賬）、物流信息（商品交接、服務(wù)投遞、物流流轉(zhuǎn)），使經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的辦理不再受時空約束，通過數(shù)據(jù)傳輸、各系統(tǒng)相連，形成業(yè)務(wù)與財務(wù)、管理與核算的多部門聯(lián)動、跨部門合作、“聯(lián)審聯(lián)辦”。從而實現(xiàn)移動辦公，讓數(shù)據(jù)多跑路，師生少跑腿。

實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)共享，將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息、流程辦理信息和決策管理信息的標(biāo)準(zhǔn)化、信息化。業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的信息化是要將從業(yè)務(wù)源頭或一個環(huán)節(jié)錄入的審批信息、采購信息、預(yù)算信息、資金使用等信息，以標(biāo)準(zhǔn)化的格式集成，并實現(xiàn)實時共享，為財務(wù)系統(tǒng)的單據(jù)流轉(zhuǎn)、資金結(jié)算、財務(wù)入賬，提供數(shù)據(jù)源，實現(xiàn)財務(wù)核算的智能化。流程信息化是通過業(yè)務(wù)、財務(wù)之間內(nèi)在的鉤稽關(guān)系，以系統(tǒng)命令語句固化業(yè)務(wù)辦事流程，實現(xiàn)業(yè)財融合。當(dāng)業(yè)務(wù)前端使用項目經(jīng)費采購時，通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接財務(wù)系統(tǒng)，自動檢查項目預(yù)算、資金額度狀況，把財務(wù)信息延伸業(yè)務(wù)前端，在業(yè)務(wù)請購、審批的同時，財務(wù)的資金凍結(jié)、支付、入賬信息同時自動生成。決策信息化就是要充分挖掘數(shù)據(jù)，分析利用數(shù)據(jù)的價值，為管理決策、動態(tài)監(jiān)控、增值服務(wù)。

3? ? ? 浙江大學(xué)材料采購平臺建設(shè)成效

以浙江大學(xué)材料采購平臺為例，平臺由實驗室信息化系統(tǒng)、電子商城以及學(xué)校采購管理流程定制構(gòu)成。該平臺集請購、審批、結(jié)算、內(nèi)控及安全管理為一體，實現(xiàn)了業(yè)務(wù)審批從線下到線上、業(yè)務(wù)辦理從分散到集中、資金結(jié)算從逐筆支付到同一供應(yīng)商集中支付、賬務(wù)處理從零星處理到集中匯總處理的轉(zhuǎn)變，大大提升了管理效率和服務(wù)水平。如圖2為采購共享平臺審批流程圖。

3.1? ?事前審批，預(yù)算控制

材料采購平臺對師生請購事宜進(jìn)行事前審批，再由經(jīng)費主管審批，系統(tǒng)自動對項目經(jīng)費款項進(jìn)行預(yù)算控制并實時凍結(jié)。通過這種方式，實現(xiàn)了對經(jīng)費用款的事前控制，又保證了對實際發(fā)生的業(yè)務(wù)流與經(jīng)費預(yù)算的準(zhǔn)確匹配。

3.2? ?事中控制，無縫對接

材料采購平臺上的購買訂單，從師生請購環(huán)節(jié)開始生成唯一訂單號，當(dāng)流程進(jìn)入報銷環(huán)節(jié)時該筆訂單即被鎖定，訂單下的數(shù)據(jù)記錄全部無縫銜接至財務(wù)核算系統(tǒng)，并自動審核校驗訂單真實性，獲取對應(yīng)數(shù)據(jù)生成會計憑證。待采購報銷環(huán)節(jié)結(jié)束后，財務(wù)報銷信息回填至材料采購平臺，完成采購全部流程。

3.3? ?事后監(jiān)督，集中結(jié)算

材料采購平臺的供應(yīng)商不再單獨給請購人開具單張發(fā)票進(jìn)行一對一結(jié)算，而是定期匯總采購訂單，如月度匯總銷售清單以多對一方式與學(xué)校財務(wù)進(jìn)行結(jié)算，即一張發(fā)票集中結(jié)算。該系統(tǒng)平臺承擔(dān)了前端師生的請購、中間訂單的物流和結(jié)算、后端財務(wù)入賬等全部流程的服務(wù)與監(jiān)管工作，對平臺的復(fù)雜性、拓展性、兼容性提出更高要求，實現(xiàn)業(yè)務(wù)端、物流端和資金結(jié)算端三者的有效融合，實現(xiàn)電子流、實物流、審批流的集中管控、集中存儲和集中應(yīng)用。

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