做好文秘收發(fā)工作應(yīng)具備條件

趙衛(wèi)國(guó)

摘要：從古至今文秘工作在單位中發(fā)揮著不可或缺的作用，收發(fā)文件工作是其必不可少的一個(gè)環(huán)節(jié)，文秘對(duì)文件做合理的處理，首先需要將文件進(jìn)行收受，而后開(kāi)展分流工作，處理好收文工作之后，還需進(jìn)行發(fā)放傳閱。本文就如何做好文秘收發(fā)工作進(jìn)行分析討論。

關(guān)鍵詞 文秘 收發(fā)工作 條件

0前言

文秘部門(mén)在收到文件之后，需要對(duì)其進(jìn)行一系列的處理工作，使其展現(xiàn)出實(shí)際的應(yīng)用價(jià)值，針對(duì)一些既重要又特殊的文件，各個(gè)相關(guān)部門(mén)要將基礎(chǔ)的收發(fā)工作做好，包括登記、擬辦、立卷等多項(xiàng)工作，一些重要文件對(duì)于時(shí)效性的要求比較高，工作部門(mén)必須要保障公文可以被及時(shí)送達(dá)，部分公文檔案還有嚴(yán)格的保密要求，要做到保密文件按保密級(jí)別進(jìn)行密級(jí)分送。

1收發(fā)工作分析

文件收發(fā)工作主要需要經(jīng)過(guò)四個(gè)工作階段。下文對(duì)這四個(gè)工作階段進(jìn)行探討。

1.1收受與分流工作在獲得公文文件之后，工作人員首先需要對(duì)下發(fā)的公文文件進(jìn)行簽收，在簽收時(shí)需要對(duì)公文進(jìn)行確定，核查無(wú)誤后可以簽收公文;外發(fā)人員需要在簽收工作結(jié)束后對(duì)公文相關(guān)情況進(jìn)行登記，將收文信息進(jìn)行記錄。而后可以展開(kāi)啟封工作，將公文送到指定部門(mén)之后，需要確保啟封工作是由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員審批負(fù)責(zé)的，避免公文的秘級(jí)文件及內(nèi)部重要信息被隨意傳播。之后需要進(jìn)行內(nèi)收文登記工作，在這一公文流通環(huán)節(jié)之中，需要有內(nèi)收文工作人員對(duì)公文的實(shí)際收文情況詳盡登記載冊(cè)。各項(xiàng)登記活動(dòng)結(jié)束之后，需要開(kāi)展分辦工作，完成收文篩選工作后，工作人員可以必須根據(jù)公文文件的重要級(jí)別來(lái)完成并分送到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)以及相應(yīng)部門(mén)加以辦理，在這一工作階段的最后一項(xiàng)工作就是摘編工作，即對(duì)公文文件進(jìn)行加工處理，根據(jù)公文具體內(nèi)容對(duì)提要、文摘以及綜述進(jìn)行處理。

1.2辦理收文工作部門(mén)負(fù)責(zé)人在這一階段將發(fā)揮出主導(dǎo)性的作用，其要根據(jù)公文信息來(lái)將具有建設(shè)意義的建議提出，并將與公文相關(guān)的建議告知部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)者，進(jìn)行后續(xù)處理，對(duì)于同時(shí)給出正確的處理公文提出事項(xiàng)的建議，與公文相關(guān)的承辦情況也需簽注明確。

1.3傳閱與辦理工作在進(jìn)入到公文收發(fā)的第三個(gè)流通環(huán)節(jié)后，需要做好查辦、催辦以及組織傳閱的工作，帶有秘級(jí)及重要公文給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行傳閱的工作要求，工作人員在傳閱公文時(shí)需要對(duì)公文內(nèi)容有一致且正確的理解。而后還需要進(jìn)行催辦與督查辦的工作，這兩項(xiàng)工作主要是為了確保公文的要求可以被有效落實(shí)，使公文在相應(yīng)的部門(mén)中發(fā)揮出實(shí)質(zhì)性的作用。

1.4后續(xù)處理工作最后一個(gè)階段則是在公文流傳工作結(jié)束后進(jìn)行處理工作，管理者需要根據(jù)公文的具體要求，來(lái)對(duì)其進(jìn)行分類(lèi)歸檔處理，部分有秘級(jí)及特殊的公文檔案需要進(jìn)行永久或暫存處理，一些已經(jīng)失去保留價(jià)值或者有特定要求的公文檔案需要徹底銷(xiāo)毀。

2文秘收發(fā)工作應(yīng)具備的條件

要做好文秘收發(fā)工作要具備靜心、細(xì)心、精心、匠心、四個(gè)條件，才能更好的完成本職工作。

2.1文秘收發(fā)需要靜心文秘收發(fā)工作和其他工作不同，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中一般都處于“二線”位置，雖然工作繁瑣，且不能斷線，但與其他工作相比，既不易干出什么成績(jī)，也不易產(chǎn)生出什么特色和亮點(diǎn)。文秘收發(fā)工作本質(zhì)上就是輔助型、服務(wù)性的工作，它雖然是串聯(lián)上下左右的樞紐，是貫穿整體工作的血管，斷一不可，但它所運(yùn)轉(zhuǎn)的中心時(shí)刻都是圍繞著各項(xiàng)工作，就像發(fā)動(dòng)機(jī)里的線圈一樣，所產(chǎn)生的動(dòng)力和能量都是為了發(fā)動(dòng)機(jī)運(yùn)轉(zhuǎn)而產(chǎn)生的。日常工作中的文秘收發(fā)工作，就像人們平常看到了發(fā)動(dòng)機(jī)轉(zhuǎn)動(dòng)，卻看不到發(fā)動(dòng)機(jī)內(nèi)部的線圈一樣，隱秘而又重要。要做好這樣隱性而又重要的一項(xiàng)工作，促使機(jī)關(guān)這個(gè)發(fā)動(dòng)機(jī)高頻率運(yùn)轉(zhuǎn)起來(lái)，每一個(gè)從事文秘收發(fā)工作的同志首要具備的就是一種平靜的心態(tài)，靜下心來(lái)看世界。

2.2文秘收發(fā)需要細(xì)心文秘收發(fā)工作雖是隱性工作，但卻是一項(xiàng)涉及方方面面的重要工作，它包含了方方面面的信息、動(dòng)態(tài)，是各項(xiàng)工作的數(shù)據(jù)庫(kù)、參謀部、調(diào)度室和樞紐站。上級(jí)指令要下達(dá)，下級(jí)動(dòng)態(tài)要隨時(shí)上報(bào)，方針政策、計(jì)劃目標(biāo)、工作推進(jìn)等等，都要通過(guò)文秘收發(fā)這個(gè)環(huán)節(jié)發(fā)送到各個(gè)終端，稍微粗心大意，極有可能給工作帶來(lái)極大的被動(dòng)或不良影響。因此，從事文秘收發(fā)工作的同志必須具備一種一絲不茍的“細(xì)心”。對(duì)每一件公文的處理，對(duì)每一條信息的收集反饋，對(duì)每一個(gè)文件的起草印發(fā)，對(duì)每一個(gè)電文的接收，都必須做到心細(xì)如發(fā)，不能有一點(diǎn)瑕疵，更不能有一點(diǎn)錯(cuò)誤。去年春天，市政府安排了一次重要活動(dòng)，負(fù)責(zé)接收文件的同志在接收文件時(shí)把活動(dòng)安排通知夾在了其他文件里送給了領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)審閱文件時(shí)沒(méi)有看到活動(dòng)安排通知，導(dǎo)致對(duì)活動(dòng)沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行安排部署，活動(dòng)沒(méi)有按照上級(jí)的要求及時(shí)展開(kāi)，從而造成了嚴(yán)重的影響。可見(jiàn)，細(xì)心在文秘收發(fā)工作中的重要性。

2.3文秘收發(fā)需要精心精心，顧名思義，就是精益求精。文秘收發(fā)工作是一項(xiàng)復(fù)雜繁瑣而又重要的工作，面對(duì)日復(fù)一日，年復(fù)一年的重復(fù)動(dòng)作，很多人會(huì)感到厭煩和“憑經(jīng)驗(yàn)做工作”的漫不經(jīng)心。這種漫不經(jīng)心表現(xiàn)在文秘收發(fā)日常工作的很多方面。如，該每天收發(fā)的報(bào)紙，變成兩天一收發(fā)，或隔幾天才收發(fā)一次;該及時(shí)登記的公文，一周才登記一次;該及時(shí)送閱的文件，拖了幾天才送到領(lǐng)導(dǎo)手中，該及時(shí)整理歸檔的資料，堆積了很長(zhǎng)時(shí)間才集中整理歸檔等等。這些在文秘收發(fā)工作中常見(jiàn)的不良現(xiàn)象，由于暫時(shí)對(duì)工作沒(méi)有造成什么大的影響，常常被一些從事文秘收發(fā)的同志習(xí)以為常，不以為是。其實(shí)，這些不以為是之處正是文秘收發(fā)工作的大忌。日常工作中，常常會(huì)出現(xiàn)這樣的現(xiàn)象：領(lǐng)導(dǎo)突然需要某份文件，機(jī)要員找了半天才從一堆文件中翻了出來(lái)，領(lǐng)導(dǎo)等得不耐煩，機(jī)要員翻得滿(mǎn)頭汗。這種現(xiàn)象，從文秘收發(fā)工作的本質(zhì)上講，是絕對(duì)不允許存在的。任何一項(xiàng)工作都有它的不確定性，作為輔佐領(lǐng)導(dǎo)工作的數(shù)據(jù)庫(kù)，文秘收發(fā)工作涉及面廣，不確定因素更多，其突然性、突發(fā)性事件隨時(shí)都可能發(fā)生，而且要求的時(shí)效性比其他工作更嚴(yán)格。文秘收發(fā)人員必須做到對(duì)每一件文件資料日清日結(jié)，收有登記，發(fā)有存根，存有目錄，借有手續(xù)。每一件文件資料的收發(fā)、傳閱、落實(shí)、歸檔等情況和軌跡都必須做到一清二楚、一目了然。這樣，才能保證各項(xiàng)工作有條不紊、線條分明、有序展開(kāi)。否則，日積月累，積少成多，工作就會(huì)成為一團(tuán)亂麻，頭緒不清。不僅影響工作的正常有序開(kāi)展，還會(huì)給整個(gè)機(jī)關(guān)管理、機(jī)關(guān)形象帶來(lái)不良的影響。

2.4文秘收發(fā)需要匠心文秘收發(fā)工作單調(diào)而又繁瑣、忙碌而又無(wú)功、乏味而又無(wú)趣。每天的收收發(fā)發(fā)、寫(xiě)寫(xiě)畫(huà)畫(huà)，還要時(shí)刻保持著高度集中的臨戰(zhàn)狀態(tài)，即使內(nèi)功修煉再好的人，也難以避免會(huì)有不安分守己的想法。要徹底解決文秘收發(fā)工作中存在的這一思想問(wèn)題，光靠講一些大道理是行不通的。如何使單調(diào)而又繁瑣、乏味而又無(wú)趣的文秘收發(fā)工作變成富有情趣、富有特色、富有動(dòng)感色調(diào)、充滿(mǎn)活力和動(dòng)力的工作，才是解決文秘收發(fā)工作者思想不穩(wěn)的根本所在。而要想使文秘收發(fā)工作從“配角”變成“主角”，關(guān)鍵還是在于從事文秘收發(fā)工作的同志本身的“角色”轉(zhuǎn)變。如果我們每一個(gè)文秘收發(fā)工作者都能做到正確對(duì)待自己所從事的文秘收發(fā)工作，以一顆“匠心”，來(lái)認(rèn)真對(duì)待自己所從事的工作，把單調(diào)無(wú)趣的工作當(dāng)作一項(xiàng)事業(yè)來(lái)做，就發(fā)現(xiàn)文秘收發(fā)工作中其實(shí)包含著無(wú)處不在的樂(lè)趣和催人奮進(jìn)的動(dòng)力。我們每天收收發(fā)發(fā)，大事國(guó)事天下事事事先知;我們每天寫(xiě)寫(xiě)畫(huà)畫(huà)，計(jì)劃決策部署件件先行;我們把每天公文的處理當(dāng)作舞會(huì)上的音樂(lè)來(lái)彈奏，我們把每日的資料搜集當(dāng)作藝術(shù)作品一樣來(lái)整理，我們把我們心血汗水一滴滴灑在了我們的日常工作里，我們就會(huì)發(fā)現(xiàn)：哦，我們工作在一個(gè)萬(wàn)紫千紅的春天里。我們?yōu)槲覀兤鸩莸奈募诰唧w工作中得到落實(shí)并取得了成效而感到驕傲，我們?yōu)槲覀兊墓奶幚頊?zhǔn)確及時(shí)使全局工作推進(jìn)有力而無(wú)比喜歡，我們?yōu)槲覀兊男畔⑺鸭诡I(lǐng)導(dǎo)作出正確的決策部署而心存欣慰，我們就會(huì)心存一種“送人玫瑰，手留余香”的驚喜，我們就會(huì)緊跟著時(shí)代發(fā)展的強(qiáng)音翩翩起舞。用工匠之心，雕細(xì)微之處，我們就會(huì)發(fā)現(xiàn)：我們所從事的文秘收發(fā)工作處處都是那樣絢麗多彩，讓人心醉神怡。從而從內(nèi)心激發(fā)了我們工作的激情，干好文秘收發(fā)工作的熱情，熱愛(ài)文秘收發(fā)工作的鐘情。

3結(jié)語(yǔ)

在當(dāng)今信息時(shí)代，掌握信息的早晚尤為重要，收發(fā)工作關(guān)乎單位對(duì)信息掌握時(shí)間，做好收發(fā)工作不僅需要合理的分發(fā)流程，還需要工作者對(duì)收發(fā)工作積極熱心的一個(gè)心態(tài)，才能更好的為單位為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，確保領(lǐng)導(dǎo)工作的順利進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)

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