做好文秘收發工作應具備條件

趙衛國

摘要：從古至今文秘工作在單位中發揮著不可或缺的作用，收發文件工作是其必不可少的一個環節，文秘對文件做合理的處理，首先需要將文件進行收受，而后開展分流工作，處理好收文工作之后，還需進行發放傳閱。本文就如何做好文秘收發工作進行分析討論。

關鍵詞 文秘 收發工作 條件

0前言

文秘部門在收到文件之后，需要對其進行一系列的處理工作，使其展現出實際的應用價值，針對一些既重要又特殊的文件，各個相關部門要將基礎的收發工作做好，包括登記、擬辦、立卷等多項工作，一些重要文件對于時效性的要求比較高，工作部門必須要保障公文可以被及時送達，部分公文檔案還有嚴格的保密要求，要做到保密文件按保密級別進行密級分送。

1收發工作分析

文件收發工作主要需要經過四個工作階段。下文對這四個工作階段進行探討。

1.1收受與分流工作在獲得公文文件之后，工作人員首先需要對下發的公文文件進行簽收，在簽收時需要對公文進行確定，核查無誤后可以簽收公文;外發人員需要在簽收工作結束后對公文相關情況進行登記，將收文信息進行記錄。而后可以展開啟封工作，將公文送到指定部門之后，需要確保啟封工作是由相關領導人員審批負責的，避免公文的秘級文件及內部重要信息被隨意傳播。之后需要進行內收文登記工作，在這一公文流通環節之中，需要有內收文工作人員對公文的實際收文情況詳盡登記載冊。各項登記活動結束之后，需要開展分辦工作，完成收文篩選工作后，工作人員可以必須根據公文文件的重要級別來完成并分送到相關領導以及相應部門加以辦理，在這一工作階段的最后一項工作就是摘編工作，即對公文文件進行加工處理，根據公文具體內容對提要、文摘以及綜述進行處理。

1.2辦理收文工作部門負責人在這一階段將發揮出主導性的作用，其要根據公文信息來將具有建設意義的建議提出，并將與公文相關的建議告知部門領導者，進行后續處理，對于同時給出正確的處理公文提出事項的建議，與公文相關的承辦情況也需簽注明確。

1.3傳閱與辦理工作在進入到公文收發的第三個流通環節后，需要做好查辦、催辦以及組織傳閱的工作，帶有秘級及重要公文給相關領導進行傳閱的工作要求，工作人員在傳閱公文時需要對公文內容有一致且正確的理解。而后還需要進行催辦與督查辦的工作，這兩項工作主要是為了確保公文的要求可以被有效落實，使公文在相應的部門中發揮出實質性的作用。

1.4后續處理工作最后一個階段則是在公文流傳工作結束后進行處理工作，管理者需要根據公文的具體要求，來對其進行分類歸檔處理，部分有秘級及特殊的公文檔案需要進行永久或暫存處理，一些已經失去保留價值或者有特定要求的公文檔案需要徹底銷毀。

2文秘收發工作應具備的條件

要做好文秘收發工作要具備靜心、細心、精心、匠心、四個條件，才能更好的完成本職工作。

2.1文秘收發需要靜心文秘收發工作和其他工作不同，在機關事業單位中一般都處于“二線”位置，雖然工作繁瑣，且不能斷線，但與其他工作相比，既不易干出什么成績，也不易產生出什么特色和亮點。文秘收發工作本質上就是輔助型、服務性的工作，它雖然是串聯上下左右的樞紐，是貫穿整體工作的血管，斷一不可，但它所運轉的中心時刻都是圍繞著各項工作，就像發動機里的線圈一樣，所產生的動力和能量都是為了發動機運轉而產生的。日常工作中的文秘收發工作，就像人們平?？吹搅税l動機轉動，卻看不到發動機內部的線圈一樣，隱秘而又重要。要做好這樣隱性而又重要的一項工作，促使機關這個發動機高頻率運轉起來，每一個從事文秘收發工作的同志首要具備的就是一種平靜的心態，靜下心來看世界。

2.2文秘收發需要細心文秘收發工作雖是隱性工作，但卻是一項涉及方方面面的重要工作，它包含了方方面面的信息、動態，是各項工作的數據庫、參謀部、調度室和樞紐站。上級指令要下達，下級動態要隨時上報，方針政策、計劃目標、工作推進等等，都要通過文秘收發這個環節發送到各個終端，稍微粗心大意，極有可能給工作帶來極大的被動或不良影響。因此，從事文秘收發工作的同志必須具備一種一絲不茍的“細心”。對每一件公文的處理，對每一條信息的收集反饋，對每一個文件的起草印發，對每一個電文的接收，都必須做到心細如發，不能有一點瑕疵，更不能有一點錯誤。去年春天，市政府安排了一次重要活動，負責接收文件的同志在接收文件時把活動安排通知夾在了其他文件里送給了領導，領導審閱文件時沒有看到活動安排通知，導致對活動沒有及時進行安排部署，活動沒有按照上級的要求及時展開，從而造成了嚴重的影響?？梢姡毿脑谖拿厥瞻l工作中的重要性。

2.3文秘收發需要精心精心，顧名思義，就是精益求精。文秘收發工作是一項復雜繁瑣而又重要的工作，面對日復一日，年復一年的重復動作，很多人會感到厭煩和“憑經驗做工作”的漫不經心。這種漫不經心表現在文秘收發日常工作的很多方面。如，該每天收發的報紙，變成兩天一收發，或隔幾天才收發一次;該及時登記的公文，一周才登記一次;該及時送閱的文件，拖了幾天才送到領導手中，該及時整理歸檔的資料，堆積了很長時間才集中整理歸檔等等。這些在文秘收發工作中常見的不良現象，由于暫時對工作沒有造成什么大的影響，常常被一些從事文秘收發的同志習以為常，不以為是。其實，這些不以為是之處正是文秘收發工作的大忌。日常工作中，常常會出現這樣的現象：領導突然需要某份文件，機要員找了半天才從一堆文件中翻了出來，領導等得不耐煩，機要員翻得滿頭汗。這種現象，從文秘收發工作的本質上講，是絕對不允許存在的。任何一項工作都有它的不確定性，作為輔佐領導工作的數據庫，文秘收發工作涉及面廣，不確定因素更多，其突然性、突發性事件隨時都可能發生，而且要求的時效性比其他工作更嚴格。文秘收發人員必須做到對每一件文件資料日清日結，收有登記，發有存根，存有目錄，借有手續。每一件文件資料的收發、傳閱、落實、歸檔等情況和軌跡都必須做到一清二楚、一目了然。這樣，才能保證各項工作有條不紊、線條分明、有序展開。否則，日積月累，積少成多，工作就會成為一團亂麻，頭緒不清。不僅影響工作的正常有序開展，還會給整個機關管理、機關形象帶來不良的影響。

2.4文秘收發需要匠心文秘收發工作單調而又繁瑣、忙碌而又無功、乏味而又無趣。每天的收收發發、寫寫畫畫，還要時刻保持著高度集中的臨戰狀態，即使內功修煉再好的人，也難以避免會有不安分守己的想法。要徹底解決文秘收發工作中存在的這一思想問題，光靠講一些大道理是行不通的。如何使單調而又繁瑣、乏味而又無趣的文秘收發工作變成富有情趣、富有特色、富有動感色調、充滿活力和動力的工作，才是解決文秘收發工作者思想不穩的根本所在。而要想使文秘收發工作從“配角”變成“主角”，關鍵還是在于從事文秘收發工作的同志本身的“角色”轉變。如果我們每一個文秘收發工作者都能做到正確對待自己所從事的文秘收發工作，以一顆“匠心”，來認真對待自己所從事的工作，把單調無趣的工作當作一項事業來做，就發現文秘收發工作中其實包含著無處不在的樂趣和催人奮進的動力。我們每天收收發發，大事國事天下事事事先知;我們每天寫寫畫畫，計劃決策部署件件先行;我們把每天公文的處理當作舞會上的音樂來彈奏，我們把每日的資料搜集當作藝術作品一樣來整理，我們把我們心血汗水一滴滴灑在了我們的日常工作里，我們就會發現：哦，我們工作在一個萬紫千紅的春天里。我們為我們起草的文件在具體工作中得到落實并取得了成效而感到驕傲，我們為我們的公文處理準確及時使全局工作推進有力而無比喜歡，我們為我們的信息搜集使領導作出正確的決策部署而心存欣慰，我們就會心存一種“送人玫瑰，手留余香”的驚喜，我們就會緊跟著時代發展的強音翩翩起舞。用工匠之心，雕細微之處，我們就會發現：我們所從事的文秘收發工作處處都是那樣絢麗多彩，讓人心醉神怡。從而從內心激發了我們工作的激情，干好文秘收發工作的熱情，熱愛文秘收發工作的鐘情。

3結語

在當今信息時代，掌握信息的早晚尤為重要，收發工作關乎單位對信息掌握時間，做好收發工作不僅需要合理的分發流程，還需要工作者對收發工作積極熱心的一個心態，才能更好的為單位為領導服務，確保領導工作的順利進行。

參考文獻

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