信息化條件下的檔案管理與服務創新

楊杰

摘 要：隨著現階段信息管理系統的不斷發展，作為信息管理關系密切的檔案管理也得到了快速發展。本文就以信息化背景下的檔案館發展作為分析對象，通過對檔案館的相關業務的信息化管理進行現狀和原因闡述，為我國的檔案管理信息化應用提出相應的發展措施，旨在為我國檔案館的智能化建設發展提供一定的促進作用。

關鍵詞：信息化；檔案管理；服務創新；現代化

面對信息全球化的不斷擴展，人們對與相關檔案信息的采集學習已經逐漸脫離了傳統的紙質方式。采用更加信息化、智能化的檔案信息的瀏覽方式。信息化的檔案管理對于檔案館和人們的使用，都起到了很好的服務提升作用。筆者就以檔案館的信息檔案的發展進行論述，通過對我國檔案管理信息化的發展深度解讀，致力于我國檔案館的改革創新建設，實現檔案管理工作的信息化、智能化、科技化。

1 信息化條件下的檔案管理與服務的優勢

1.1 不受利用資源提取的限制

信息化的檔案管理方式，使用者對于檔案的使用不再受限于相關地域、時間的限制。通過檔案館智能化的管理系統，可以實現資源使用的快速高效。信息化的檔案管理和服務內容可以為用戶的信息取用進行優化。相關檔案信息的生產者和使用者可以進行隨時發布使用。不同用戶通過信息化檔案館的交流渠道，實現了信息資源的分享交流。高效率的發展趨勢無不印證著時間等于金錢。檔案館未來的管理趨勢就是需要實現檔案信息使用的高效率。所以，采用信息化的檔案管理為用戶提升更好的服務體驗，使檔案建設的一大優勢內容。

1.2 檔案館的高質量信息管理和服務

檔案館對于信息內容的收集方式不斷擴展，并且借助于檔案館的信息化技術應用，很多檔案信息的收集開始采用互聯網的平臺。隨著現階段網絡技術的應用發展。很多檔案館對于信息資源的管理范圍已經不再局限于傳統的信息內容。信息技術背景下的檔案都是借助于互聯網平臺經營交流使用，所以信息化的檔案管理相當于適應了網絡信息平臺的發展趨勢。

1.3 實現對數據信息長時間的保存

檔案館對檔案管理的重要目標之一就是實現相關信息的長期保存。傳統的檔案管理對于檔案管理采用紙質化的管理方式，雖然也可以進行長時間的信息保留，但是會不斷加重檔案館的運行負擔。所以往往都會進行選擇性保留。但使用信息化的檔案管理系統，檔案館的工作內容就可以大大減少，借助于云存儲設備的大量使用，檔案館對于各種信息的保留處理都有了很好的途徑。通過采用信息化的檔案管理方式，可以充分實現檔案館的信息擴展和工作內容的雙重提升。對于檔案管理中的信息保留內容，還可以規避傳統檔案管理中的很多缺陷，比如紙質檔案的老舊腐蝕、丟失和損壞問題，但有很好的規范性和正式性。信息系統下的檔案管理的存儲，使用云數據的檔案管理，既有效提升了檔案管理的時間，又不會造成檔案文件的損壞，所以需要結合電子檔案的存儲和紙質檔案的使用兩方面優點，充分滿足檔案使用人員的需求，有效實現了檔案管理使用和保存的高效率。

2 檔案工作信息化還存在的缺陷和原因

2.1 檔案信息化管理的設備不完善

目前，很多檔案館已經引入了相關的計算機管理系統，部分檔案信息都可以通過智能化的掃描錄入，但是信息化的管理系統主要還是以檔案館的管理端服務。現階段很多檔案管的信息化管理只是簡單的為用戶提供了檔案的查詢方式。缺少相關的直接提取和瀏覽設備。對于檔案信息的實際內容使用還需要用戶進行親自尋找，所以檔案館對于信息化技術的應用在服務端還需要進一步的發展。

2.2 檔案管理系統重管理輕服務

很多檔案館的信息化管理都是采用了相關管理系統的引進，解決了傳統檔案管理中的復雜繁多的管理方式，通過檔案管理信息技術的使用，很多檔案的收集、分類、整合都得到了很好的提升。各種檔案都得到了高效的管理發展。但是對于用戶對檔案信息的使用發展，卻一直不受檔案管理的重視，僅僅局限于對檔案管理的高效運行上。殊不知檔案信息化管理的最終目的就是要提升用戶的服務體驗。

2.3 信息化特點不全面以及原因

很多檔案館對于檔案的信息化管理都使用了數據庫進行存儲，雖然也實現了檔案信息管理的高效率，但是與信息化管理的信息提取、分享還存在一定缺陷。信息化的檔案管理具有多方面的信息化內容。比如檔案信息的時效性、高質量，快捷性和方便性等特點，涵蓋了檔案管理方面和檔案信息技術以及用戶使用的三個方面，現階段的檔案信息化管理對于這三方面的信息化管理還都處于初級階段，就以用戶對檔案信息的使用來說。目前的檔案信息化管理仍然通過用戶對信息的查詢，然后自行進行相關檔案的查找工作，甚至還有對檔案信息的查詢存在一定的時間和位置的約束。檔案館管理的本質方式并沒有改變多少。相關的檔案信息管理系統都是進行硬性融入，很多管理功能并不能與實際的管理工作相適應，最終造成檔案管理服務的不完善。

3 信息化條件下的檔案管理與服務創新的有效途徑

3.1 建立健全的檔案管理的運行機制

檔案館的信息化管理想要實現全面發展。相關管理制度的建設是其中最為重要的部分，能夠直接對檔案的信息化管理起到有效的推進，對于檔案館信息化系統管理制度的建立，需要有三方面的內容。首先就是建立起檔案館管理人員的工作改進，信息化的檔案管理中管理人員作為主體部分，是檔案管理信息化的發展關鍵，對檔案管理人員的相關管理內容進行改進使其更適應信息化的管理內容。其次做好信息化管理的硬件建設。信息化的管理需要建立在一定的計算機應用技術上，所以檔案館要進行與自身檔案管理相適應的信息技術系統的應用發展。為檔案的信息化管理提供較好的環境資源。最后做好信息化檔案管理的用戶服務建設，檔案管理采用信息化的管理模式就是為了使用戶享受到很好的檔案使用體驗。對于信息化檔案管理內容的建設終端。檔案館要以用戶為中心，不斷提升信息化檔案建設的服務內容。只有讓用戶感覺到信息化管理的優勢，檔案館的信息化管理才能得到長遠發展

3.2 適當開展檔案閱覽服務，提升電子檔案網絡的安全性

現階段檔案管理的信息化發展中用戶的使用還是一大弊端，信息化的檔案管理中需要考慮用戶對檔案管理的多方面要求，涉及到用戶對檔案使用范圍、查看方式、下載權限等多方面內容。所以在檔案信息化管理內容中，用戶的使用建設是非常復雜的系統。在進行信息化系統設計時要充分考慮到檔案使用的各個方面，做好用戶對檔案內容的使用、分享、創新、發布等功能建設。同時很多檔案內容都需要具有一定的保密性，做好不同用戶登錄系統的檔案權限權利。保證各個用戶在進行檔案系統使用過程的穩定和安全。建立相關管理系統的安全防護措施，防止不法分子對檔案信息的竊取破壞，信息系統在提供了管理使用的高效率同時，也對管理人員提出了更高的管理要求。

4 結束語

綜上所述，信息化技術對于檔案館的發展具有非常重要的改革創新性。檔案館的智能就是為了是相關的檔案信息可以進行合理的歸納分類，提升信息收集管理的效率，從而更好的為檔案使用者提供專門的信息查找渠道。所以我國各個行業對于檔案館的建設都是極為重視，檔案館的管理工作的發展創新也一直受到社會各界的支持和關注。所以我國的檔案信息化建設還需要不斷探索發展，最終實現檔案管理的智能化、科學化、數字化普及。

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