新形勢下醫院檔案管理現代化問題及相應對策

摘 要：醫院檔案管理是國家檔案事業范疇的基本構成部分。相對經濟、科技、人事等檔案管理而言，“醫院檔案”的管理水平長期處于較低檔次，這不僅與我國龐大的醫療市場規模不相匹配，同時也嚴重阻礙了我國醫療產業現代化發展，導致醫療檔案信息的社會價值、經濟價值被嚴重削弱。本文基于新形勢下醫院檔案管理現代化需求，探索存在的問題并提出相應對策，從宏觀角度為醫院檔案管理工作提供可行性建議。

關鍵詞：醫院檔案；檔案管理；以人文本；全生命周期

1 主、客體視角下醫院檔案管理現代化的必要性

一方面，主體視角下醫院檔案管理現代化的必要性。所謂主體，包括醫院及相關醫療機構為代表的檔案管理執行者，新形勢下我國醫療事業蓬勃發展，人民群眾健康意識不斷提高，醫院作為社會主要醫療服務機構，其工作負荷在不斷提高。

另一方面，客體視角下醫院檔案管理現代化的必要性。所謂客體，主要是指醫院檔案的服務對象（以患者為主），在市場經濟環境下，醫院檔案發揮著更高的經濟價值，微觀層面它可以為患者提供精準的病歷信息、病史追查，為醫療糾紛提供可靠的法律依據、緩解醫患矛盾，宏觀上它可以為醫療事業科學規劃、決策提供參考，為醫學科研工作提供豐富素材，整體上關系到我國醫療衛生事業的可持續發展。

2 新形勢下醫院檔案管理現代化問題分析

以下從宏觀角度分析新形勢下醫院檔案管理現代化中存在的主要問題。

2.1 以病為本的檔案管理思維造成嚴重的信息孤島

“以病為本”是當前我國大多數醫院檔案管理的“通病”，其表現為，根據病患當前疾病情況建立“臨時性檔案”，在結束治療之后，檔案交付患者或直接丟棄，病患再次入院治療過程中重新開啟建檔，由此形成一個低效率的“檔案循環”。值得注意的是，這一過程中大量寶貴的醫療信息會失真甚至丟失，臨時建檔又會導致醫療資源的嚴重浪費（如治療方案、體檢數據、病史資料等），不僅醫院要進行重復勞動，也導致病患面臨較大的經濟負擔。

更為嚴重的是，新形勢下醫院檔案管理在“以病為本”的思維下，難以有效地推動現代化建設。例如，臨時性檔案大多以紙質或部分電子化形式存儲，“人機混合”的檔案生成途徑容易造成系統對接障礙，如“門診”、“繳費”、“住院”、“醫學檢驗”等各部分形成的數據，難以通過統一、完整形式交付，各部門之間形成“信息孤島”；此外，一些規格較高的大型醫院（如三甲醫院）雖然引進了較為發達的醫療管理系統，一定程度上消除了部門之間的“信息孤島”，但由此所形成的檔案內容卻被封閉到醫院內部，與其他醫院及醫療機構、主管部門之間的共享程度不足，在“以病為本”檔案流轉過程中，同樣無法完全發揮檔案管理的價值。

2.2 各自為政的檔案管理方式造成權責范圍不明確

宏觀層面，我國醫院檔案管理表現出較強的“各自為政”現狀，不同醫院在檔案管理模式構建中，都會采取更適合自身的方式。誠然，這與國內醫院檔案管理匱乏統一、規范的標準制度有關，但更核心的問題在于，醫院檔案管理現代化意識不強，尤其是領導層沒有認識到檔案價值，操作中仍以“經驗主義”為指導原則。現實中，醫院檔案管理部門的設計是位于“辦公室”之下的，除了病歷檔案之外，還包括設備、基建、人事、會計、科研等諸多方面，分別有不同的部門負責，即在同一個醫院組織結構下形成了多部門管理檔案的現象，這很明顯是違背《檔案法》關于“統一領導，分級管理”的要求的，檔案信息、數據、實物等分散管理，一旦發生丟失或損壞，難以確認權責問題，最終給國家、醫院和患者造成損失。

2.3 人才觀念的落后導致醫院檔案管理的后勁不足

現階段，我國醫院檔案管理部門在人才吸納中，表現出一系列的弊端，較為突出的是人才專業性不足、穩定性較差、缺乏人才隊伍長遠思考。其中，“專業性不足”意味著大多數從事醫院檔案管理工作的人員，并為經歷專業的檔案知識學習、培訓，例如，醫院通過社會招聘的形式，吸收一些“半路出家”、具有一定計算機操作能力的人員，補充到檔案管理部門中，此類人才往往不具備高水平的檔案意識，其工作認知僅為“輸入”、“統計”、“打印”等淺顯內容。而“穩定性較差”的表現，更多源于醫院對于檔案管理的重視不足，由于檔案部門并非創收部門，在員工薪資待遇、崗位晉升、相關福利等方面給予不足，發生“跳槽”的現象十分普遍。

3 新形勢下醫院檔案管理現代化相應對策

3.1 樹立“以人為本”思維、打破醫院檔案管理信息孤島

將現有“以病為本”思維扭轉為“以人為本”思維，可以有效破解醫院檔案“臨時性”的弊病，無論是針對外部病患還是內部工作人員，在新建檔案中遵循“一次識別、終身有效”的原則，有利于醫院檔案中信息、數據的完整性建設。基于發達國家醫院檔案管理經驗來看，這一做法可以有效緩解社會醫療資源不足、共享信息孤島等問題。例如，美國在20世紀80年代開始的電子健康檔案（Electronic Medical Records，簡稱EMR）實踐，通過對國民個人醫療檔案的“唯一性”建設，形成了各醫療機構、科研機構、保險機構等跨平臺操作，便捷地實現了資源共享。通過這一舉措，保障了醫療保健質量、減少醫療事故機率、降低醫療成本支出，這對于我國新形勢下“全民醫保”規劃具有重要的借鑒意義；在具體實施過程中，國家負責頂層設計，衛生部門負責全國性的電子檔案平臺建設，各省、市、區醫院完善組織內介入系統，并積極對接科研、保險、教育等相關機構。

3.2 以“互聯網+”創新理念、促使醫院檔案管理規范化

“互聯網+”作為一種全新的經濟業態，對于傳統產業的轉型升級具有戰略性影響，“互聯網+醫院檔案管理”是新形勢下醫院檔案管理邁入“現代化”的重要途徑。一方面，加大醫院檔案管理硬件投入，構建醫院檔案管理“生態系統”，例如，在醫院各職能部門中普及數字化終端設備，加強檔案電子化程度，在檔案部門中配備高規格保護設備。另一方面，要加強醫院檔案管理軟件系統建設，引進“大數據”管理理念，例如配置檔案數字化管理系統、分析預測軟件等，實現檔案價值的深度挖掘。

“互聯網+”理念在醫院檔案管理中的實踐，對于傳統醫院檔案管理思維、行為具有顛覆性功能，全程電子化、數字化、智能化處理機制，促使醫院檔案管理工作更加規范。同時，“互聯網+”也實現了跨越時空，“遠程醫療”成為可能，例如通過遠程設備進行異地會診、醫療救援、健康講座等，擴大了醫院檔案的內容來源。

3.3 加大人才培養投入、建立“梯隊模式”檔案管理隊伍

現階段而言，醫院檔案管理人才的獲取將更多地依賴社會供給，包括高校專業教育、成人網絡教育、個人進修等方式，短期內無法實現醫院檔案管理專業人才的大規模培養。基于此，醫院可從自身角度出發，投入一定的資金和人力，通過“外部引進、內部培養”的形式，打造屬于自身的檔案管理人才梯隊，保障人力資源的穩定。

整體上，人類社會進入21世紀之后，更加強烈地依賴信息技術展開各項管理工作，“數據”、“網絡”、“系統”等一系列集成性資源，成為提升人類管理現代化水平的主要動力，由此衍生而出的“大數據”、“云計算”、“互聯網+”等新概念，不僅對醫院檔案管理提出了新的挑戰，也進一步暴露了原有缺陷和不足，亟待完善有效的相應對策，以更好地適應新形勢下醫院檔案管理現代化的需求。

參考文獻

[1]焦鈞.醫院檔案管理工作中的問題與建議[J].檔案管理，2018（04）：96.

[2]黃曉映.醫院數字檔案室建設現狀與改進措施[J].浙江檔案，2017（12）：66.

作者簡介

吳楊（1982-），漢，女，重慶人，研究生，館員，研究方向：檔案管理。