如何加強高速公路文書檔案管理工作

曾艷

摘 要：高速公路文書檔案是項目工程的重要憑證和記錄，具有客觀性、專業性和機密性等特點。因文書檔案能夠真實的反應社會實踐，所以具有一定的參考作用。本文主要對高速公路文書檔案管理工作進行研究，然后，從文書檔案管理工作的重要性、文書檔案管理工作中存在的問題等幾方面進行分析，最后提出如何加強文書檔案管理工作的建議。為加強文書檔案管理提供參考。

關鍵詞：高速公路；文書檔案；管理工作

文書檔案管理工作是檔案管理工作的重要組成部分，是各個機關、企業等組織領導各項工作中形成的具有重要參考價值的文件。具有很強的政策性、機密性和原則性。文書檔案既要遵循檔案管理方面的相關規定，又要遵循其自身的工作特點和規律。因此，文書檔案管理工作具有不可忽視的重要性。本文針對高速公路建設工程中的文書檔案管理進行探討，分析了加強文書檔案管理工作的方法。

1 做好高速公路文書檔案管理工作的重要性

高速公路文書檔案記錄了施工單位各類科技信息、內部溝通文件、施工管理方案等重要內容，能夠反映施工單位的技術水平，同時還能從側面反映出相關的國家政策，因此，文書檔案具有較強的機密性、專業性和政策性[1]。所以，文書檔案管理工作具有重要的意義。尤其是在新時期背景下，對文書檔案進行科學的管理和應用，能夠對我國經濟建設工作起到重要的指導作用。文書檔案不僅能夠起到重要的參考作用，還能夠起到法律效用，可以作為歷史憑證。文書檔案的參考作用體現在其能夠真實的反應高速公路建設工作的實際情況。人們可以對工程項目案例的實際情況進行分析，從正反兩方面進行參考，為我國的經濟建設工作提供科學的依據。文書檔案的憑證作用體現在其形成的自然性和客觀性。文書檔案保留了相關單位往來的各種文件、數據、圖片、音頻等，反應了文書檔案的真實性。

2 高速公路文書檔案管理工作中存在的問題

隨著我國高速公路工程的不斷增加，相關的文件資料也不斷的產生。使得大量的工程資料在整理和歸檔上存在很多的問題。首先，由于工作人員的專業素質存在差異，導致檔案文件在收集管理和錄入的過程中發生遺失和錯誤的現象。影響整體的檔案管理工作的效率和質量。其次，高速公路工程沒有完善的文書檔案管理制度。由于對檔案管理工作不夠重視，導致了在檔案管理的過程中沒有明確的標準來對記錄、裝訂、儲存等工作進行規范。使檔案資料缺乏真實性和完整性。最后，檔案管理工作存在落后性和滯后性。目前，檔案管理相關的軟件和設備處于相對落后階段，難以適應新時代社會發展的需求。同時，工程建設過程中更側重于工程建設工作，檔案管理建設工作相對滯后。導致工程竣工后很多重要文件丟失或者受損。對檔案管理工作產生了嚴重的影響。

3 加強高速公路文書檔案管理工作的建議

3.1 加強對文書檔案管理人員的培訓工作

文書檔案管理人員的專業素質和工作能力對文書檔案管理工作有著重要的影響。文書檔案管理人員需要對高速公路施工過程中產生的各類文件進行收集整理、編號排序、裝訂等工作。不僅需要檔案管理人員具備檔案檢查、整理能力，還要具備相關的專業知識素養，這樣才能保證文書檔案在管理和移交的過程中不會出現錯誤。由于高速公路工程量大，文書檔案管理工作也相對繁瑣。要將不同的文件分門別類的存放和管理，文書檔案的建檔質量對于文書檔案有著直接的影響。因此，檔案管理部門要對文書檔案管理人員定期進行培訓，組織工作人員熟悉檔案管理相關的法律法規，提高檔案管理人員的綜合能力。同時，文書檔案管理工作需要工作人員具有極強的耐心和細心。在人員選擇和錄用時要重點對工作人員的能力進行考核，相關人員必須具有相關的學歷證明和從業資格證明。檔案管理人員要與相關單位進行溝通交流。提高文書檔案管理工作的效率和準確性。

3.2 加強對文書檔案管理制度的建立工作

根據相關的檔案管理法律條例，相關部門應加強對文書檔案管理的歸檔、存儲、移交、保密、借閱等相制度的建設工作[2]。使文書檔案管理有章可循、按章辦事、規范有序的進行。建立相關的規章制度，就可以根據制度要求對相關工作進行管理。同時，根據高速公路的施工具體情況和進度，及時對相關文件進行收集、整理、記錄。對歸檔的文件要及時進行檢查和清理，提高檔案管理的工作效率。文書檔案管理人員要定期對文件進行查漏補缺，加強對日常檔案文件的查閱管理和程序建設工作。確保文書檔案的完整性。此外，應加強對檔案管理的建設工作。通過對檔案室進行擴建、配置相應的硬件設施來提高文書檔案管理的質量，保障各類檔案的存放安全。檔案室要由專人負責，保證文書檔案的安全和機密性。

3.3 提高文書檔案管理的重視度，加強組織領導

在高速公路建設工作中，往往將注意力放在工程建設質量上，容易忽視文書檔案管理工作。容易造成文件在施工后期損毀、遺失的情況發生。因此，應提高對文書檔案管理工作的重視度，及時將文書檔案材料的收集、鑒定、整理、歸檔等工作落實。并將文書檔案管理工作作為重點管理項目，提高對文件的管理和移交效率。確保文書材料的完整性和全面性。對于文書檔案管理工作要落實責任制，建立相應的管理科室，對管理工作層層把關，提升管理人員的責任意識和管理能力。同時，要應用辦公自動化系統建立內部檔案管理網絡，做好文書檔案的數字化管理工作。提高文書檔案的管理質量，實現檔案管理的現代化發展。使文書檔案的各項管理工作得到簡化。辦公自動化系統的應用能夠優化文書檔案工作的管理模式。管理人員將紙質文件和電力文件進行對應整理，利用計算機進行檔案的立卷、編號、檢索、查閱，可以有效的提高工作速度，保持文件信息的統一性。

3.4 加強文書檔案的收集管理工作

首先，提高文書檔案資料收集的深度和廣度[3]。文書檔案管理人員不僅要對高速公路工程的各類文件資料進行收集，還要注重收集與工程相關的建設工程、歷史資料、重要成果等文書檔案資料。對于有價值的文書檔案資料要重點收集整理。其次，加強部門之間的溝通交流工作。檔案管理人員在對高速公路文書檔案進行收集整理時，要與相關部門進行有效的溝通，要及時將各部門的文件進行收集。對于暫時不能收集的資料，要囑托相關單位妥善保管，在完成相關工作時進行統一收集管理。同時，檔案管理人員要對施工的具體進展情況隨時掌握。這樣才能確保文書檔案管理工作有效的開展。最后，相關文件傳輸部門要對文件進行分類管理。對于各種類型的文件要確保其真實可靠性。重要文件要進行加密處理。并及時進行多媒介的備份，防止文件損毀、遺失。

4 結語

總而言之，高速公路文書檔案管理工作是對工程的真實記錄，能夠真實的反應工程施工的整體情況，在施工單位的管理工作中發揮了重要的作用。要想加強高速公路文書檔案管理工作，就要通過提高對文書檔案管理工作的重視度，提高相關管理人員的素質，加強相關管理制度的建設工作和信息化管理水平等方法來促進文書檔案管理水平的提升。

參考文獻

[1]張玉梅.高速公路文書檔案管理規范化建設分析[J].辦公室業務，2018（16）：125.

[2]趙艷莓.完善高速公路文書檔案管理的具體辦法[J].城建檔案，2016（04）：60.

[3]陳龍民.論新形勢下如何做好文書檔案管理工作[J].黑龍江史志，2013（20）：62.