提高行政事業單位檔案管理工作水平的探討

于昌永

摘 要：在當前我國的社會發展中，行政事業單位起著非常重要的作用。一個行政事業單位要想高效有序的進行各項工作，就必須要加強對于檔案管理工作的重視程度。本文就對當前行政事業單位檔案管理的現狀進行分析，然后結合實際提出合理的解決措施。

關鍵詞：行政事業單位；檔案管理；管理措施

1 當前行政事業單位檔案管理存在的問題

1.1 沒有提高對檔案管理的重視

在當前實際的工作過程中，雖然很多事業單位在每年的年度計劃當中都將檔案管理工作加入到計劃當中，但是很多行政單位在實際的工作過程當中都沒有有效的落實檔案管理工作，并且有關的管理機制當中也存在著很多問題。而且對當前行政事業單位的實際工作情況進行分析可以了解到，事業單位對于檔案管理工作的重視程度相比較其他工作來說還比較低，這也在一定程度上導致有關的檔案管理人員在工作崗位上沒有盡職盡責，也沒有工作積極性。而且事業單位也沒有對檔案管理部門投入較多的人力資源和物力資源，這些都導致當前的檔案管理工作存在較多的問題。

1.2 有關的管理設備沒有更新

我國很多行政事業單位中檔案管理的現代化水平比較低，因為有關領導部門的不重視，所以很多檔案管理設備都比較落后，檔案管理的基礎也比較差，還有很多檔案管理的環境也比較差，在工作區域當中也沒有對一些重要的檔案文件進行分類[1]。此外，雖然有些行政事業單位有專門的檔案管理室，但是在實際的使用過程當中檔案管理室并沒有發揮自身真正的價值，很多都成為了雜物存儲室，而且檔案管理中的管理設備也比較少，一些已經存在的管理也設備也已經出現了老化的現象。在傳統的檔案管理當中，檔案一般都是記錄在紙上的，而紙質的保存有著很高的要求，但是很多行政事業單位并沒有對檔案管理室的環境進行過高的要求。對于紙質的保存，檔案管理室的溫度和濕度都要處于合適的狀態，不能過高也不能過低，否則就會對檔案造成一定程度的破壞，也為日后檔案的使用留下了隱患。還有一些事業單位存在檔案管理室安保措施不到位的現象，檔案管理室本來應該是一個保密性極高的場所，但是現如今卻成為了人們可以自由出入的場所。因為管理設備的落后，在對檔案進行查找時也比較麻煩，需要浪費很多不必要的時間，而且如此一來也會大大降低工作效率。

1.3 檔案管理人員職業素養較低

對檔案管理工作的本質進行分析，可以發現檔案管理工作的本質就是一項政治性和服務性比較強的工作，所以有關的管理工作人員在實際的工作過程當中，不僅要有較高的專業技術水平，還需要具備較高的職業素養。但是當前我國很多行政事業單位中的檔案管理人員，很多都是身兼數職，而且管理工作對于他們來說就是一個兼職，多份工作重任在一定程度上加大了工作人員的工作負擔，導致很多工作人員對于管理工作的積極性不高，有的甚至在工作過程當中只是走表面形式，而且此種現象也對管理工作的穩定性造成了一定的負面影響。雖然有一些行政單位設置了專門的檔案管理人員，但是絕大多數檔案管理人員的專業技術水平以及職業素質都沒有達到崗位標準，在工作當中也沒有較高的積極性，不重視對檔案的管理，在工作中將檔案隨意地進行堆放，不僅不利于日后資料的查閱，還可能會對檔案造成破壞。而且由于有關的領導部門也沒有提高對檔案管理工作的重視程度，最后導致很多檔案受到了損壞。

2 提高檔案管理的有效措施

2.1 提高對檔案管理的認識

為了更有效的提高行政事業檔案管理的水平，有關的工作人員和領導部門應該提高對檔案管理的認識和重視程度，如此一來也能為檔案管理工作的順利進行打下堅實的基礎。首先，有關的行政事業單位應該對檔案管理工作的中要想加強宣傳的力度，讓更多的工作人員認識到檔案管理對于行政事業單位以及國家來說都一筆豐富的寶藏，并提高對自身檔案管理的重視程度，從根本上解決檔案管理工作不受重視的問題。此外在進行宣傳教育的過程當中還應該讓管理人員深刻的意識到檔案破壞或丟失給單位以及國家帶來的嚴重后果，明白檔案管理工作的重要性，并時刻明確自身管理工作的職責，提高員工的積極性。

2.2 建立健全的管理制度

要想有效的落實檔案管理工作，提高行政事業單位檔案管理水平，有關部門必須要建立健全的檔案管理制度，每個部門在管理的工作過程當中都要明確自身的責任，有效的落實各項工作機制[2]。在工作過程當中，還要對檔案管理負責人加強監督和監管的力度，并對工作人員的實際工作情況進行考核和評估，對于表現積極的員工可以進行適當的獎勵，而對于表現比較差，沒有有效落實工作責任的員工可以進行適當的懲罰。此外，不僅要建立健全的管理機制，還要加強不同部門之間協調和配合的力度，建立完整的工作體系，明確責任負責人。在對檔案進行管理的過程當中還可以結合單位以及工作人員的實際情況建立專門的管理隊伍和管理體系，對檔案管理人員進行有效的管理，如此一來也能有效的提高行政事業單位檔案管理的水平。

2.3 加強資金的投入

在提高行政事業單位對于檔案管理重視程度的同時，有關部門也應該加強對于檔案管理設備經費的投入力度，并做好經費規劃。首先應該在單位的日常規劃當中加入檔案管理基礎設備的更新，然后對檔案管理設備的實際情況進行調查，對于其中存在的問題進行有效的分析，并向上級進行匯報，請求合理的經費開支[3]。要想更加有效地完善和更新檔案管理設備，就必須要做好經費規劃，然后逐步對檔案管理設備進行完善，最終逐漸實現檔案管理設備的現代化。

2.4 推動檔案管理的現代化進程

傳統的檔案管理資料一般都是由紙質組成的，在查找檔案的過程當中需要對檔案進行反復的翻閱，還有些資料需要外出進行復印，如果在翻閱或是復印的過程當中沒有對檔案進行有效地保護，那么就有可能會對檔案造成一定的破壞，而且也不利用檔案的保存。但是在當前大數據時代背景當中，有關管理部門和單位可以使用先進的網絡技術或是其他一些設備將紙質檔案電子化，并存儲到固定的信息平臺當中[4]。如此一來，不僅能夠有效的減少查閱檔案花費的時間，還能提高使用效率，也在一定程度上減少了檔案存儲過程中人力資源和物力資源的開支，最大限度的節省了資源。將檔案資料進行統一的電子化，然后在進行分類和整理，還能實現遠程查閱功能。有關人員可以隨時隨地對檔案進行查閱和參考。座椅應該有效的退訂檔案管理的現代化進程，使用先進的互聯網技術，加強對于設備方面的投入力度，使用先進的管理設備，更好的實現檔案管理的規范化。

3 總結

在我國社會的發展當中，行政事業單位中的檔案管理有著非常重要的作用。但是在實際的檔案管理過程當中還存在很多問題，檔案管理設備落后，管理人員職業素養比較低等都會導致很多檔案不能發揮自身應有的價值，但是只要有關單位能夠有效的加強經費的投入力度，推動檔案管理的現代化進程，并建立健全的管理制度，就能有效的解決其中存在的問題，并提高我國檔案管理的水平，推動行政事業單位檔案管理工作的發展。

參考文獻

[1]于倩.新時期行政事業單位財務檔案管理的創新模式研究[J].行政事業資產與財務，2019（06）：89-90.

[2]周澤敏.信息化背景下的行政事業單位檔案管理科學化探索[J].辦公室業務，2017（05）：101.

[3]王楠.淺議信息化背景下的行政事業單位檔案管理科學化[J].現代交際，2016（02）：129.

[4]談亞芳.信息化背景下行政事業單位檔案管理科學化的思考[J].檔案與建設，2015（03）：88-89.