如何加強疾控中心業務檔案管理

鐘俊英

摘 要：疾病預防控制中心業務檔案為疾控中心工作者在防治疾病傳播流行、增進人們身心健康科學技術活動中長期積累的資料，其對于傳染病的疫情預測、流行病學分析、疫情流行規律研究，保障公共衛生安全具有積極的意義。因此，加強疾控中心業務檔案管理工作至關重要。本文主要就疾控中心業務檔案管理工作中存在的問題進行分析，并提出加強業務檔案管理的方法。

關鍵詞：疾病預防控制中心；業務檔案管理；問題；方法

在疾控中心建設管理工作中，業務檔案是各項工作信息的主要傳承載體，而加強檔案的管理又是保障疾控中心工作正常運轉的基礎，因此，疾控中心相關工作人員必須要加強業務檔案資料的管理，確保疾病預防控制工作能夠順利開展[1]。本文就目前我國疾控中心業務檔案管理工作中存在的問題進行總結分析，并提出加強業務檔案管理的方法及注意事項，以供同行參考。

1 疾控中心業務檔案管理存在的問題及原因

1.1 檔案管理工作人員專業水平參差不齊

疾控中心業務檔案管理工作涉及的資料較多，故其對工作人員的工作能力、專業技能有著較高的要求，然而當前大部分疾控中心的領導并不重視檔案管理的重要性，安排專業不對稱的工作人員負責檔案管理工作，造成其工作效率低，出錯率高，進而影響檔案資料的真實性。

1.2 業務檔案管理的相關規章制度不完善

疾控中心業務檔案的管理工作除了對其進行整理外，還需準確記錄和保存疾病疫情發生的時間、地點以及傳染源、傳播途徑、易感人群、傳染性強度等基本資料，這就要求檔案管理工作具備極高的嚴謹性。但是，當前我國大多數疾控中心尚未建立完善的檔案管理工作規章制度，也未提出規范化的檔案資料管理標準，導致工作人員在檔案管理中缺乏科學、嚴格的指導標準，以使業務檔案的整理、分類不合理，不利于檔案資料查找，也會影響資料的完整性。

1.3 檔案對信息技術的利用程度較低

疾控中心業務檔案管理工作較為繁瑣復雜，單純人工整理必定會造成工作失誤，而隨著信息時代的帶來，信息技術可較好地解決這一問題，其能夠智能地檔案資料進行整理、分類和統計。然而，當前我國疾控中心雖配置了檔案信息管理系統，但其利用度并不高，大部分醫務人員仍習慣性地查閱紙質檔案，以使信息技術在業務檔案管理中的作用難以發揮出來。

1.4 檔案資料管理模式較為落后

一些疾控中心受地區經濟條件、醫療環境落后等因素影響，目前仍在使用傳統的業務檔案管理方法，其檔案整理、分類方法較為固定、形式化，難以很好地適應目前迅速發展的醫療環境。而且部分疾控中心的業務資料多為靜態檔案，無信息化、現代化的影像學資料，不利于疾控中心向信息化管理發展。

1.5 檔案資料的利用率、更新速度較低

經調查顯示[2]，疾控中心中大部分檔案的利用率是偏低的，甚至有少數檔案無人問津，這就造成本地區出現與以往類似的病癥時疾控中心不能迅速作出有效的反映，及早制定防控措施。此外，由于疾控中心非一線醫療機構，業務檔案的更新速度跟不上實際疫情的發展，致使疾控中心不能在第一時間將疫情控制合理范圍內。

2 加強疾控中心業務檔案管理的方法及其注意事項

2.1 疾控中心需加強對業務檔案管理的重視

雖然業務檔案只是疾控中心管理工作的一個部分，但疾控中心在決定某一項決策時需以檔案資料為理論依據，這就要求疾控中心的各級領導必須不斷更新管理理念，增強對業務檔案管理的認識，變換傳統的管理方式，以使檔案管理工作由以往的紙質資料向計算機網絡化信息化管理發展，管理更為科學完善。只有疾控中心各級領導大力支持業務檔案管理的創新，且經過管理人員的不斷學習，才可以早日實現檔案管理的創新。

2.2 進一步完善相關標準、法規與政策

在實際工作中，相關法律法規或制度是工作人員管理檔案資料的依據，而且法律法規可為檔案的信息資源開放和利用提供法律依據，利于推動信息化、標準化工作的順利進行。因此，在檔案資料管理過程中，疾控中心需依據自身實際情況建立更為完善的檔案管理工作制度，然后還需對資料收集、整理、分類、調用等方面作出明確的規定，以使工作人員能夠相關標準開展檔案管理工作，有助于降低檔案資料的錯誤率。同時，疾控中心還需定期對業務檔案資料進行審核，并建立責任制，明確各個工作人員的崗位職責，進而有效約束工作人員的工作行為，促使疾控中心的業務檔案管理工作向標準化、法制化、規范化方向前進。

2.3 加強網絡設備建設

網絡設備為疾控中心檔案資料信息化管理的基礎。當前，我國大部分疾控中心均建設了微機局域網，然而微機局域網的建設起點偏高，其既要滿足部門內部信息的交流，又要配備掃描、拷貝、打印等一系列配套硬件來完成信息的輸出和利用。鑒于此，疾控中心必須加大資金的投入，爭取獲得國家資金的支持，引進相關先進的網絡設備，同時加強檔案室中基礎設施建設，充分利用各方的資源，以使其能夠更好地滿足微機局域網的需要，推動檔案資料信息化建設發展。

2.4 加強檔案管理工作人員的技能培訓

傳統的檔案管理工作只要求工作人員能夠在計算機上完成資料統計、檢索、整理、編目以及借閱等。然而，近年隨著信息化技術的不斷發展，傳統檔案管理工作以向全面信息化管理發展，這就要求工作人員不僅要具有檔案資料管理的專業技能，還要具備較好的網絡操作能力。因此，需要不斷加強工作人員的業務素質，定期對其進行專業知識、計算機網絡技能培訓，使其能夠適應不斷發展的信息化社會發展需求。

3 小結

業務檔案是信息保存和傳承的主要渠道，同時屬于一項信息資源，對于促進社會的發展以及社會環境的穩定具有重要的作用。因此，疾控中心需加強業務檔案的管理，完善檔案管理的相關標準、法規與政策，并不斷加強網絡設備建設以及人才的培養，進而使疾控中心的病癥、人員等相關業務檔案資料得到更好的保存，以確保疾控中心可持續發展。

參考文獻

[1]林強.福建省疾病預防控制機構消防檔案管理工作探討[J].海峽預防醫學雜志，2018，7（5）：94-96.

[2]陳金玲.淺談當前疾控中心檔案管理工作存在問題與對策[J].檔案管理，2018，10（3）：90-91.