淺談企業檔案管理及數字化探究

許瑛

摘 要：企業檔案對于記錄企業的發展過程、指導企業的生產經營具有重要意義，是企業非常珍貴的資產。隨著時代的發展，紙質檔案管理方式逐漸顯露出其弊端，傳統的企業檔案管理制度已經不能滿足企業的需求。對企業檔案實行數字化管理能夠提高檔案管理水平，保證企業檔案管理質量。本文分析了企業檔案管理的現狀，并對企業檔案的數字化發展之路進行探究。

關鍵詞：檔案管理；數字化；企業

1 企業檔案管理的現狀

1）對檔案管理重要性認識不足。目前我國企業面臨著激烈的競爭環境，企業往往把關注的重點放在經營管理領域，而忽略了檔案的留存、歸檔的重要性，使得檔案管理工作成為企業中的邊緣性工作。普通員工對檔案歸集工作積極性不足，可能使得部分檔案出現缺漏、遺失現象；檔案管理人員需要對各種檔案進行收集、錄入、處理，工作量大，但往往因企業對檔案管理工作的忽視而造成人員配置不足，也對檔案管理工作的完成帶來了一定阻礙。雖然檔案工作并不能直接為企業帶來經濟價值，但它會隨著時間積累產生一定的歷史價值。當檔案成為重要法律依據時，當員工需要調閱查看歷史文件時，就能體現其價值性。

2）檔案管理方式落后。如今，隨著企業檔案的歸檔內容、分類日益增多，檔案總量也越來越大，對企業原有的檔案管理技術提出了新的挑戰。傳統的查檔方法所需時間長，效率低下，手工檔案管理方式已經無法滿足現代企業的需求，正被現代信息技術所淘汰。而有些企業雖引入了信息化檔案管理軟件，但軟件功能單一，比如軟件僅局限于檔案目錄的編制、檢索，卻難以對信息資料進行有效的歸類整理，不具備綜合分析的能力。若想使企業檔案管理工作真正發揮出其價值，還需對檔案管理技術進行進一步革新。

3）管理人員素質有待提升。目前我國企業對檔案管理工作重視不足，使得企業對檔案管理人員的綜合素質要求不高，這在一定程度上阻礙了檔案管理工作的順利開展。隨著檔案管理工作逐漸朝數字化、智能化方向發展，若工作人員不能發現并解決專業問題，或對工作重要性認識不足，都將給后續工作帶來困難。因此，為了使企業的檔案管理工作更加制度化、規范化、現代化，我國檔案管理人員的專業水準和工作能力還需進一步提升。

2 企業檔案數字化管理的意義

1）時代發展的要求。計算機技術的普及和迅猛發展對企業檔案的數字化、網絡化建設提出了必然要求。目前大多數企業都建立了自己的企業網，通過互聯網來交流信息、交換材料、進行自動化辦公，掃描儀等技術設備得到廣泛應用，電子文件也大量存在于企業的經營管理之中。因此，僅靠紙質文件存檔的方式已經不適用于如今的企業辦公環境，檔案信息的數字化已成為企業廣泛使用計算機的管理背景下的必然要求。

2）提升檔案管理水平。實現檔案管理的數字化，不僅便于對檔案信息進行整理、歸檔，還能夠方便使用者進行快速便捷的查詢，有效滿足企業內部需要，使檔案管理服務的質量得到顯著提升。此外，數字化檔案管理將有效減少檔案資料的占地面積，節約企業資源，也避免了火災、水災等意外對檔案造成損害，從而使檔案管理水平得到進一步優化。

3）提高檔案管理工作效率。首先，將檔案信息數字化能夠簡化歸檔操作，提高檔案歸檔的時效性，同時大部分工作可由系統自動處理，也能大大減少檔案數據的錄入工作，從而使繁瑣的檔案處理流程變得簡便而高效。其次，數字化之后的檔案信息便于檢索，極大地方便了信息使用者，從而提升了企業整體的工作效率，使檔案工作達成一個良性的循環。通過網絡，檔案信息使用者可以隨時進入檔案系統進行查找并使用信息資源，擺脫了傳統檔案管理方式在時間、空間上的約束。

同時，數字化系統也為檔案管理人員帶來了便利，管理人員手動翻閱紙質資料、裝訂檔案的時間大大減少，提高工作效率，提升檔案服務品質，更多的時間可用于完善檔案數據和對檔案管理工作進行綜合性的完善。

3 數字化檔案管理系統的構建

1）建立完善的檔案管理機制。企業構建數字化的檔案管理系統，首先需要根據企業本身情況統籌安排，構建整體的系統架構，為檔案管理工作做好科學規劃。在此背景下，一個完善的檔案管理機制是檔案管理系統能夠順利運行的基礎。這就要求企業檔案管理方式與管理水平不斷更新，建立和現代企業檔案管理相適應的檔案管理體系。企業需要制定并完善信息管理的各項安全機制和規章制度，做好內部控制；并對信息進行標準化、規范化處理，保證信息管理系統與其他各系統接口的暢通，確保數據可以順利傳輸。同時，企業檔案文件的管理人員也需要遵循“統一控制，分層管理”的原則，在實際工作中嚴格按照相關的管理機制執行檔案的收集管理工作，以確保檔案管理系統的順利運行。

2）構建檔案管理數據庫。一個全面、強大的檔案管理數據庫是檔案系統效用最大化的有力保證。企業需要合理構建檔案管理數據庫，使各種信息資源得到統籌管理。企業應做好檔案資料掃描、圖像處理、業務管理、目錄管理、信息查詢、數據分析等工作，不斷豐富檔案管理系統功能，使其更多地為企業工作提供便利。同時還需采集檔案信息資源，構建檔案信息數據庫。將電子文件根據企業需求合理分類歸檔；將紙質檔案利用數據壓縮、掃描儀等現代信息技術達成向電子檔案的轉換，并保證檔案信息的完整性，從而使數據信息查閱和使用的便捷性得到提高，進一步促進檔案管理水平提升。

3）實現企業自動化辦公與文檔一體化齊頭并進。檔案實現信息化的全過程也相當于文檔一體化的整個流程。檔案文件的形成過程體現了企業的工作流程，文件的整個生命周期也就是企業日常辦公的主要內容的全紀錄。所以，文檔一體化和企業辦公自動化是齊頭并進、相互結合的，在建立數字化檔案系統的過程中不能將二者割裂開來，需要著力實現日常工作流程與文檔管理系統的緊密結合，以及企業自動化辦公與個人信息化辦公的緊密結合

4）構建安全保障體系。將檔案信息進行數字化管理，雖然避免了紙質檔案易于遭受的意外狀況，但電子信息的安全隱患也不容小覷。隨著企業檔案管理水平不斷提升，企業對于保密管理工作也日益重視。因此，在檔案管理中，建立有效的安全保障體系、加強安全管理也勢在必行。

企業需要對檔案管理的安全保障技術應用進行部署，引進信息技術相關人才，綜合采用訪問控制技術、密鑰技術等措施，對信息進行加密存儲，對信息采取有效控制，進而保障檔案信息資料的安全，避免別有用心的人員侵入系統，造成公司隱私數據的泄露。另外，對必不可少的紙質檔案，也需合理確定對其處理歸檔的時間點，掌握檔案儲存室的人員控制，并保證良好的存放環境。綜合利用以上措施保障檔案的安全，便于確保檔案資料完整，為人們有效使用檔案信息資料創造便利。

4 結語

新時期，隨著信息技術的發展和自動化辦公在企業的廣泛應用，檔案數字化管理的發展趨勢日趨明顯。在此大環境之下，企業需要提高對檔案管理工作的關注度，改變傳統的管理觀念，主動推進數字化檔案管理系統的建立。做好企業檔案信息化管理系統的構建，不僅能幫助企業提高工作效率，還能讓企業在市場經濟中的競爭力得到提升，使企業的發展得到全面促進。

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