大數據時代學校檔案優化管理路徑探討

黃日娟

摘 要：當前大數據時代背景下，學校檔案管理工作也呈現出新業態，實踐中應當重新審視和定位大數據對現階段國內學校檔案管理變革。本文先對大數據對學校檔案管理工作產生的影響進行概述，并在此基礎上就如何進行優化和改進檔案管理工作模式，談一下個人的觀點與認識，以供參考。

關鍵詞：學校檔案；大數據；優化管理；影響；策略

在大數據時代，學校檔案管理人員應當保持與時俱進，不斷加大對檔案資料管理以及利用的創新力度，利用現代大數據技術手段，優化整合學校檔案資源，并在此基礎上積極打造適合學校檔案資源共享的平臺和模式，從而為學校的發展奠定基礎。

1 大數據時代學校檔案管理工作受到的影響分析

隨著大數據時代的道路，不僅改變了我們的生活形態，而且對我們的工作業態也產生了較大的影響，使工作更加的便捷。學校也不例外，尤其是檔案資料管理工作中的管理對象以及技術載體等都發生了巨大的變化，對檔案管理工作必然產生一定的影響。

1.1 檔案資料的收集受到影響

以往學校檔案資料收集時，過分關注的是檔案資料數據結構及其類型，通常會將同種類型的檔案資料劃歸為一類。在當前大數據時代，學校檔案資料和數據信息的收集更具時效性，檔案管理人員應當及時響應學校的教科研以及學生管理過程中的動態信息，收集檔案資料信息，否則這些信息就可能稍縱即逝。為此，學校檔案管理人員應當有較強的前端控制意識，

并且對學校檔案管理工作應當有預見性，能夠有效控制學校檔案資料以及數據生成環節，將現代檔案管理工作要求能夠有效地嵌入到教科研以及學生的學籍管理系統之中，以此來確保檔案管理工作的實效性。大數據背景下，學校論壇以及博客和其他媒體中形成的檔案資料信息也應當有意識地收集，這樣才能有效提高學校檔案管理工作的深度以及廣度。

1.2 檔案資料的加工方式改變

傳統模式下的學校檔案資料加工多采用人工方式進行鑒別，雖然可以有效保證檔案資料數據加工質量和可靠性，但是檔案資料爆炸的今天再采用傳統模式顯得力不從心。大數據技術手段和平臺的應用，在很大程度上影響了學校檔案資料的加工模式，并非以人工方式來識別鑒定，人工智技術在此階段的應用較為廣泛，這對傳統檔案管理工作提出了更高的要求。然而，實踐中應當不斷創新和改進檔案信息的加工技術與手段，否則將無法有效處理多元化以及海量化的學校學生檔案信息資料。

1.3 檔案存儲模式以及服務方式變化

傳統意義上的學校檔案存儲工作中，多采用紙質檔案數據進行保存，然當前在信息化時代背景下的數據量爆增，而且結構呈現出多樣性。該種形勢下，必然會對傳統學校檔案資料保存模式帶來挑戰，同時內在要求檔案管理必須與大數據時代背景接軌，同時加大投入建構服務于海量異構數據的底層存儲及分布式系統架構。新時代被進行，要求建立數據存儲空間必須具備一定的擴展性以及實際可用性，而且要有前瞻性，能夠有效滿足檔案數據應用與發展需求。在存儲空間上，要求避免傳統的“信息孤島”現象，能夠有效滿足異地資源共建共享，內嵌外部接口以及通道方可確保學校檔案資料數據庫的存儲空間足夠。同時，傳統模式下的學校檔案資料管理過程中，對檔案數據的挖掘以及用戶數據剖析和相互關系洞察而言，并未提出很高的要求；然而，大數據時代對此要求提升，檔案服務從原來的供給導向逐漸向現在的需求導向轉變。在檔案管理工作中，應當滿足學校各部門對數據信息需求，并且利用數據信息的集成、存儲以及分析和語義處理等手段，有效滿足用戶實際需求。

2 大數據時代背景下的學校檔案管理路徑

基于以上對大數據時代對學校檔案管理工作產生的影響分析，筆者認為在未來發展過程中應當從以下方面著手，提高學校檔案管理質量和效率。

2.1 轉變檔案管理工作思維模式

傳統的學校檔案服務模式下受時間以及手段和地域等因素的影響，難以有效滿足當前大數據時代的要求。實踐中為了能夠有效應對不斷增加的檔案資料需求，管理部門應當根據當前大數據技術特點建立網絡化思維體系。大數據時代的學校檔案管理過程中，應當保持與時俱進，為此需轉變思想觀念，建立網絡化思維模式，廣泛應用大數據技術和平臺。學校檔案管理工作中的大數據技術應用，不僅有效實現了深挖與檔案資源分析之目的，而且還實現了基于用戶喜好推薦需求信息的目的，大大降低了學校檔案資料查閱難度。新時代背景下學校檔案管理部門應當不斷加大服務模式創新與改進力度，這樣才能有效提升學校檔案資料的精確度和利用率。在當前時代背景下學校檔案服務工作應當面向多元化，管理部門應當提供個性化的服務來滿足現實需求，并且為需求者提供智能化以及網絡化檔案服務和管理模式。同時，還要不斷升級服務模式，工作人員應當根據學校檔案資料和信息數據特點分類整理，并在此基礎上構建完善和健全的檔案數據庫，以此來滿足用戶的多樣化以及個性化需求。

2.2 加強學校檔案基礎設施建設

互聯網+時代背景下，技術的更新及其發展速度非常的快，大數據技術以及平臺對學校的檔案管理工作帶來一定的影響，比如海量數據處理以及數據管理處理等。大數據下的學校應不斷強化檔案管理基礎建設。第一，進一步完善系統軟硬件設施，不斷加大自己投入、案管理系統應當不斷升級軟硬件升級，盡可能采用現代大數據技術手段，豐富檔案資料內容，全面推動我國學校檔案信息化和數字化建設，從而實現學校檔案管理質量，或者可利用外包的方式展開數字化管理；第二，加強安全性以及信息化建設，建立完善的安保體系。比如，采用防火墻以及水印技術和信息加密技術等。在學校檔案管理過程中，尤其是用戶訪問量強化之前，操作權限以及管理權限等都應當明確。同時，還要定期組織開展檔案資料安全性能評估工作，加強網絡監控和管理，對系統中的重要數據庫采取及時備份。大數據下的學校檔案管理工作中，離不開人才的作用，提高檔案管理人員的素質和業務技能。

2.3 加大科技創新力度

在當前信息化時代，學校檔案管理工作中應當保持與時俱進，這樣才能緊跟時代發展的步伐。學校檔案管理部門應當對新技術、新方法有較高的敏感性，而且能夠積極應對和快速做出反映；同時，還應當積極探索和應用先進的理念以及現代科技手段，深入挖掘學校檔案資料，創新管理模式與路徑，將新技術手段選擇性地應用到學校檔案管理工作之中。大數據技術手段本身就具備較強的數據挖掘以及集成功能，學校檔案管理人員應當深刻認識到檔案資料的價值和管理工作的意義，將檔案資料的收集整理以及數據加工和分析工作嚴格落實到實處，并在此基礎構建學校獨特的檔案數據庫；必要時可以利用第三方平臺構建檔案資料云服務體系，對學校檔案資料進行全面收集以及整理分析，從而有效發揮學校檔案資料的價值。目前智慧校園以及數字校園建設背景下，會有更多的科技手段融入檔案管理工作之中。比如，采用云存儲以及云計算服務技術，有效解決當前學校檔案資料儲存不足缺陷；同時，還可以采用云構架模式，有效促進學校之間的檔案資料共建共享。

3 結束語

綜上所述，當前大數據時代背景下學校檔案管理過程中應當保持與時俱進，緊跟時代發展的步伐，正確認知大數據對學校檔案管理工作的影響。立足實際，不斷創新思路和管理模式，才能有效提高學校檔案管理水平。

參考文獻

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