對新時期加強事業(yè)單位檔案管理的思考（2）

王苗

摘 要：在事業(yè)單位日常管理過程中檔案管理占據著極為重要的位置，其有利于事業(yè)單位管理人員將單位的全部信息資料掌握到。在社會現代化的迅猛發(fā)展下，事業(yè)單位也將自身現代信息化進程不斷加快，諸多原有的檔案管理方法和模式都和現代事業(yè)的發(fā)展需求不符，所以，必須改革和創(chuàng)新事業(yè)單位的檔案管理。對此，本文主要探討了新時期加大事業(yè)單位檔案管理的策略進行了探討，以供參考。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化

事業(yè)單位的檔案管理工作和國家利用檔案的效率與社會的發(fā)展息息相關，要積極對事業(yè)單位檔案管理水平進行創(chuàng)新和完善，把檔案管理工作做好，有利我國的可持續(xù)發(fā)展，促進我國檔案管理的現代化發(fā)展。現階段，在檔案管理工作中仍有諸多問題存在，需要對管理制度進行創(chuàng)新，將檔案管理人員素質的提高，革新管理制度，促進我國事業(yè)單位檔案管理水平的提高。

1 事業(yè)單位檔案管理的意義

檔案管理即人為的把檔案資料根據一定的規(guī)律規(guī)范展開收集和保管工作[1]。事業(yè)檔案的檔案是一種備查資料，是其內部工作開展中產生的有價值的材料信息的總和，其中對事業(yè)單位發(fā)生的真實工作內容和歷史發(fā)展狀況予以了詳細記錄，分類保管其中有價值的部分，在需要的時候當作歷史憑證運用，其具有可靠、真實的特點，所以檔案一般都是事業(yè)單位的歷史備查資料。檔案管理工作有利于促進國家信息發(fā)展，既可以把社會發(fā)展需要的服務信息提供給人們，同時在單位發(fā)展中檔案管理占據著極為重要的位置。在我國事業(yè)單位的迅猛發(fā)展下，檔案管理工作也在單位的不斷發(fā)展下發(fā)生了改變。事業(yè)單位是國家機構的重要分支，其的發(fā)展程度對一個地方的發(fā)展程度產生了直接影響。檔案既將該事業(yè)單位的發(fā)展概況詳細記錄在了其中，同時可以帶領單位朝著正確的方向發(fā)展。因此各個事業(yè)單位應將檔案的重要性充分認識到，事業(yè)單位應把科學合理的檔案管理模式制定出來，具有創(chuàng)新精神，促進檔案管理效率的提高，充分發(fā)揮檔案在推動事業(yè)單位發(fā)展中的重要作用。

2 新時期加強事業(yè)單位檔案管理的有效策略

2.1 創(chuàng)新檔案管理理念

新時期，事業(yè)單位要有效開展檔案管理，其首先應創(chuàng)新檔案管理理念，即事業(yè)單位領導應積極宣傳檔案管理，保證所有員工都可以正確認識到檔案管理的重要性，給予員工鼓勵，讓其積極主動把自己對檔案管理的意見和建議提出來，在提高員工參與度的過程中，將員工的工作積極主動性有效激發(fā)出來。同時，事業(yè)單位領導應高度重視檔案管理，領導應充分認識到所有員工的作用，獎勵表現突出、優(yōu)異的員工，以此營造寬松、愉悅的工作氛圍，讓所有員工都可以充分了解到盡管自己只是企業(yè)中普通的一員，但也可以促進事業(yè)單位檔案管理的大力發(fā)展，在將自身價值實現的過程中，為事業(yè)單位的發(fā)展貢獻自己的力量。最后，事業(yè)單位應積極創(chuàng)新檔案管理，多以國際上國內檔案管理成功的案例為參考，并和單位實際相結合進行完善，構建電子檔案、對建檔模式進行創(chuàng)新等，防止紙質檔案不完整、發(fā)生損壞。

2.2 建立完善的檔案管理制度

新時期，事業(yè)單位必須將一套行之有效的檔案管理方法構建起來。對檔案管理辦法進行創(chuàng)新，要嚴格按照國家相關的法律法規(guī)，并和事業(yè)單位自身的實際情況相結合，充分發(fā)揮出管理制度的效用。新的檔案管理辦法必須切實可行，簡單易懂，在實際工作中可以發(fā)揮較好的指導和規(guī)范作用[2]。在事業(yè)單位的工作中工作人員占據著極為重要的位置，所以檔案管理辦法必須制定相關制度，以確保其地位的平等性，約束單位領導和普通員工，重點對工作人員的合法權益進行保護。除此之外，事業(yè)單位的檔案管理制度還要做到獎懲分明，制定完相關制度后要嚴格落到實處，是實施制度的公平性和嚴肅行得到保證，在獎勵工作積極的員工時，同時也要懲罰不按規(guī)章制度辦事的員工，這樣的獎懲制度可以將員工的工作熱情有效激發(fā)出來，為事業(yè)單位的發(fā)展奠定堅實的基礎。

2.3 加大對檔案管理工作人員的培訓力度

事業(yè)單位必須將檔案管理人員的專業(yè)培訓機制構建起來，大力培訓檔案管理工作人員的業(yè)務，或聘請檔案管理專家和學者傳授經驗、指導實踐、講述理論知識，促進檔案管理人員業(yè)務知識技能水平的提高。同時還可以把優(yōu)秀的檔案管理人員送出去學習先進的理念和思想，掌握最先進的檔案管理工作方法。具體內容可以從下述幾方面入手：使檔案管理人員充分認識到自己所從事的工作的重要性，了解工作內容；對檔案管理工作展開大力宣傳，將檔案管理人員的招聘條件提高，引進更多具有較高的知識技能水平的人員；對檔案管理制度予以完善，增強檔案管理工作的科學性、全面性和系統(tǒng)性；加大培訓檔案管理人員專業(yè)技能的力度，提高工作人員的業(yè)務水平，讓其更加認同自己所從事的工作，進而全身心參與到工作中。

2.4 加大資金投入力度

現階段，我國科學技術得到了迅猛發(fā)展，同時發(fā)展日趨城市，新型設備和新型技術在人類的生活工作中得到了廣泛運用，檔案工作也不例外，在檔案管理工作中開始積極應用先進的現代技術和新設備。但是我國各個區(qū)域的經濟發(fā)展各不一樣，因此現階段運用的某些檔案管理設備不能使實際需要得到滿足，所以各相關檔案管理部門應對其引起高度重視，給予一些單位幫助，向有關機構組織申請經費，對檔案管理工作的環(huán)境予以完善，將新技術新設備引進，應順利實現檔案管理的現代化。各相關部門應將一套合理、完善、科學的檔案管理體系研究出來，以便于展開統(tǒng)一的協(xié)調和策劃，節(jié)約工作時間，使財力、物力、人力的費用得到節(jié)省。最終將事業(yè)單位的工作效率有效提高[3]。

2.5 加大檔案管理現代化和信息化建設

現階段數字化已成為大勢所趨，所以檔案管理也要朝著這一方向發(fā)展，促進檔案信息資源的數字化發(fā)展，從而將檔案信息化的建設順利實現。同時，其有利于更好地儲存和保護檔案。要將檔案數字化順利實現，就要把先進信息手段的作用充分發(fā)揮出來，把信息的載體由物質向數字形式轉變，并創(chuàng)建檔案目錄，提供便利的服務[4]。傳統(tǒng)檔案和數字檔案并非完全對立，他們可以長時間共同存在，實現優(yōu)勢互補。檔案信息化還要做到規(guī)范、有序，這是檔案信息化建設的一大重要工作，同時也標志著檔案管理工作現代化的實現。事業(yè)單位在推進檔案管理信息化時，要嚴格按照國家的管理標準，和自身的發(fā)展現狀以及管理制度相結合，并嚴格落到實處，在此過程不斷總結，汲取經驗。此外，要統(tǒng)一要求檔案項目、內容、數據庫結果和格式，這樣才能有效管理檔案。

3 結語

在事業(yè)單位工作中檔案管理工作占據著極為重要的位置，要引起高度重視，對自身存在的問題和不足進行查找，積累先進經驗，采用有效改進措施，從創(chuàng)新檔案管理理念、建立完善的檔案管理制度、加大對檔案管理工作人員的培訓力度、加大資金投入力度、加大檔案管理現代化和信息化建設等方面入手，用檔案文化促進單位的良好發(fā)展，確保事業(yè)單位檔案管理工作效率的最佳化，使區(qū)域經濟發(fā)展和人民群眾的需要得到滿足。

參考文獻

[1]遲曉霞.關于新時期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路的思考[J].辦公室業(yè)務，2017（7）：71-71.

[2]趙均.淺析新時期如何做好事業(yè)單位檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務，2017（1）：90-90.

[3]袁亮.淺議事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對策[J].現代農業(yè)研究，2018，No.27（03）：120-121.

[4]李萬剛.新時期事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化策略[J].辦公室業(yè)務，2017（7）：101-101.