關于學校檔案管理及其開發利用的研究

孫勇

摘 要：學校檔案是在學校的管理活動中形成的，是學校教學、科研、改革的原始記錄。是學校中師生的勞動智慧。內容包含了學校的改革發展、教育教學、常規管理、基本建設等一些方面。能夠促進學生的成長和教師的進步。所以學校檔案的作用需要通過開發和利用來體現，開發和利用在檔案工作中十分重要。因此如何做好學校檔案開發利用，挖掘并利用學校檔案資源，發揮到學校檔案的作用。更好地為學校進行各項服務，這也是我們在學校檔案工作中應該思考的問題。

關鍵詞：學校檔案；開發利用；研究

1 引言

學校檔案是一種記錄學生發展狀況和學習狀況的文件，有很高保存價值和參考價值，主要是高中學校的教務管理系統、班組人教師和任課教師對學生在校情況的一個總結的一個檔案。另外，學校檔案也是國家檔案的一個重要組成部分，對國家的教育發展起著重要的作用，因此我們就需要分析現階段的學校管理現狀，并且進行一定的改進，為學校的檔案管理提供一些有效的借鑒。

2 檔案管理工作在學校的地位和作用

檔案由于集中了全校的各個類型的檔案材料。需要保存完好。為以后學校的教學、科研、黨政管理工作服務，他是歷史的記載，也是目前工作和未來發展的基礎，檔案人員通過手機、整理、鑒定、保管、檢索、編輯，他和學校工作同樣占有重要地位。

檔案的作用就是憑證價值和情報價值，是人們進行活動的原始記錄，有著真實的歷史標記，是目前工作中的可以提供查考、分辨和處理問題的依據，有一定的連續性、真實性、可靠性。能為科學研究提供好的素材。

檔案管理有助于學校檔案資源的開發，檔案是學校建設活動的真實記錄，涵蓋了文書檔案、教務、教師、學生、科研、照片。有著真實性、權威性的特點，對領導的決策、成果、科學研究、重點學科建設、重點實驗室和維護學校權益、提高教學質量有很大的作用，所以應該最大范圍發揮學科價值，做好學科專業檔案的服務工作，為學校的教書育人、決策管理提供專業化、個性化的服務。

如果不懂得利用檔案資源，那么檔案室就只是一個單純的保管機構，學校檔案應該以學科專業檔案為突破，配合學校的發展、宣傳，通過文書、教務檔案等的資源和開放工資，通過多種形式的編輯工作，并且利用網絡化的技術手段大力進行開發檔案資源的潛在價值，主動的根據學校發展調整自己的服務，進而可以更好地發展學校檔案。

3 學校檔案管理的有效措施

3.1 加強學籍檔案管理的意識

我們在思想上要重視學籍檔案管理工作，加強對學籍檔案的領導工作是我們做好工作的有力保障，學校的領導應該建立健全學籍檔案的重要性的認識，要動員有關部門及時準確的做好學籍檔案的工作的監督審查工作。我們還要及時適應形勢、轉變自身的觀念，提高對學籍檔案的作用和價值的認識，把學籍檔案管理工作提升到一個新的高度。

3.2 加強管理隊伍的建設

做好學籍檔案的管理工作，首先就需要一支思想政治素質過硬的、專業水平高的隊伍，學籍管理有著嚴肅、真是、規范性的特點。身為管理人員要樹立一個全心全意為人民服務的精神風貌，工作作風要嚴謹，抵制住不良現象，學籍檔案管理工作是一項業務很強的工作就需要我們管理人員加強學習，提高自身的業務蘇子，包括對國家有關政策和學校的規章制度的認識，還要學習專業的知識、熟悉工作流程、熟練使用計算機等一些現代化的工具，努力提高我們的辦事效率，不能以自己的主觀意識、不能感情用事，要確保學籍檔案管理的程序化和規范化，學籍檔案作為學生學業的重要的憑證，在進行記載時要保證真實性，尤其是學籍有變動時，要注意準確性。我們不僅要注意對原始材料的積累，還要注意對材料的整理校對，只有思想上足夠的重視了，學籍檔案的管理工作才能做好。

3.3 加強學籍檔案的管理規范化

學籍檔案的原始材料有著工作周期長、頭緒多，各部門聯動性大的特點，因此我們要想做好就需要做到：首先是要向各個部門做好學籍檔案的管理的宣傳工作，保證原始材料的上報準確，二是要加強原始材料上報的部門的管理，對檔案管理人員加強管理，對上報的要求、時間、材料進行明確，保證材料的按時完成，三是要建立一定的獎懲制度，做到獎罰分明，調動大家的工作積極性，四是要保證檔案的質量，只能部門要定期的進行檢查，加強對檔案的審核，對檔案管理過程中出現的各種問題要及時的糾正，確保檔案材料的真實完整性，五是要根據辦學性質的不同進行區分學籍檔案，以便進行規范管理。

由于學校的門類多，材料形成分散，加上歷史的原因，所以不同門類的檔案需要不同的部門進行負責，就容易造成管理重疊、效率低下，因此就需要我們進行統一領導、統一規劃、集中進行管理，這不僅是我們檔案管理工作的原則，也是新形勢下的必要管理體制。

3.4 加強檔案管理人員的學習

檔案管理人員也要有見識、需要一技之長，為了滿足新時期對學校檔案管理工作的要求，就需要從計算機的角度入手，實行網絡化的管理，所以我們要加強對檔案管理人員的培訓學習，定期組織人員進行技能培訓，這樣我們不僅可以提高辦事效率也可以提高準確性，以便更好的讓管理工作服務學校。

4 學校檔案的有效開發利用

4.1 提供利用線索

檔案部門要把檔案信息進行體系的建立，首先要以廣度為主，把同一時期不同的工作內容的檔案信息簡要的進行組織，其次要以深度為主，把不同時期的同一內容進行組織，運用多種形式進行報道，把前一種印發給全校各個部門進行報道，后一類提供給有關單位進行對口報道，通過交流，讓全體人員了解動態信息，進行廣泛利用。

4.2 擴大利用參考價值

我們的學籍檔案不能只是停留在收集、整理和保存上，要在開發和利用上下功夫，要對學籍檔案進行分析和研究，從信息中提取教學規律，更改的為學校的教學和管理體制的改革提供服務，比如協助進行各班各屆的畢業率和優秀率、及格率進行評估，為制定教學管理措施提供信息支持，通過計算機準確查詢畢業證的真假。

5 總結

學校綜合檔案的建設要逐步進行完善，不斷加強檔案的管理，提高對檔案的管理水平，還要充分利用檔案，讓學籍檔案更加規范化、科學化。

參考文獻

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[2]楊濤.如何做好學校檔案開發利用工作[J].黑龍江檔案，2015（3）.