設備檔案在疾控中心檔案管理中的重要性分析

于臨青

摘 要：伴隨著科學技術的進步與國外先進設備的引進，以及現有的舊儀器的更新換代，監測設備、檢驗設備的檔案管理在疾控中心檔案管理中所占的比重越來越重要，設備檔案已經逐漸成為疾控中心的設備管理中最重要的一個環節。本次研究結合我省及空中的具體情況，針對“設備檔案在疾控中心檔案管理中的重要性分析”相關課題進行研究與分析。

關鍵詞：設備檔案；疾控中心；檔案管理

檔案管理工作本身具有高政策性、高機密性、高專業性的一項工作，也是保證一個單位能夠協調有序且高效率運轉的關鍵所在。目前在全世界范圍內，呈現出科學技術高速發展、科技創新不斷涌現的景象，每年都會有大量的高端、精密的醫療檢查與監測儀器設備被應用于醫療衛生組織。簡歷一套完善的醫療監測檢查設備檔案，不斷加強儀器與設備的規范化管理，不僅能夠最大程度地發揮儀器設備的使用價值，也能夠對其進行有效的管理與保養，提高其使用壽命，大大降低醫療成本的投入，緩解醫療資源分配不合理的現象。目前，“如何建立規范化的設備檔案管理”相關課題已經成為包括疾控中心在內的醫療衛生組織的重要研究課題之一。本次研究以“研究設備檔案管理在疾控中心檔案管理中的重要價值分析”作為主要研究目的，并展開針對性的研究措施，現將研究所得結論做如下報告。

1 對設備進行全程管理

1.1 設備檔案管理的過程意義

檢查與監測儀器設備在適應過程中的檔案記錄是單位中設備管理的全部歷史記錄，與之相關的管理工作應該伴隨著儀器設備所出現的變化而進行追蹤管理，搜集相關的信息與資料，并進行歸納以總結。這個過程主要包括儀器與設備的申請、審批、購入、驗收、日常使用與保養、維修和報廢等，需要對上述幾個部分均進行完備的信息記錄，并不斷地對設備檔案進行補充，這一操作過程的主要作用是能夠對儀器設備的使用狀況進行客觀性的、連續性的、完整性的記錄與管理，盡量延長檢驗監測儀器設備的使用壽命，保護其功能與精準度不受影響，最大地發揮儀器設備的使用價值。

1.2 設備檔案規范化管理措施

我省疾控中心制定了如下幾條檢驗監測設備檔案規范化管理的設備：1）制定《設備檔案規范化管理手冊》，規定凡符合相關標準（如上級下撥，單位購買且金額超過五萬元人民幣，檢驗儀器、監測儀器、消殺儀器以及各項醫療儀器）的專業儀器，都要將其列入相關機構的檔案管理范圍之內。2）凡新購置的設備，開箱的時候要保證至少有一位檔案管理工作者在場，并由檔案管理人員將設備的使用說明書以及驗收單等材料進行接受，并及時列入設備檔案之中。3）設備監測記錄的相關管理措施。隨著檢驗監測設的我臨床使用時間不斷延長，需要定期對其進行設備檢修與必要的設備保養，通過設備檢修能夠使我們更加清楚地了解到儀器設備的性能狀況，加強對檢修記錄的管理，能夠方便管理工作中估算設備的剩余使用壽命。通過定期保養，能夠最大程度地保證設備處于最佳的功能狀態，將其功能發揮至最大化。4）對設備的維修記錄加強管理。當設備出現故障并需要對其進行維修時，需要將其維修的詳細情況歸納到設備檔案中，以便于日后進行故障排查等。維修記錄包括日常的維護記錄與大型的維護記錄，還包括報廢記錄，應將其進行整理與歸檔。

2 加大建設信息化設備檔案管理的建設力度

信息化作為當前社會最主流的發展趨勢，具有方便、快捷、便于保管、便于交流等多項優勢，同時也對設備檔案管理工作提出來新要求。當代社會對于檢查監測儀器的檔案管理工作，應該盡可能地去運用當代先進的計算機科學技術與新潮的檔案管理手段，以此提高檔案管理工作的工作水平與工作效率，盡快的完成向信息化管理模式的轉變。

3 關于加強設備檔案管理工作的建議

3.1 完善儀器設備檔案

當有新的儀器設備購入后，應立即為其簡歷檔案。如果發現存在儀器及其部件發生缺失，應該進行追討，還要將相關的文件納入管理檔案之中。在儀器與設備到貨開箱清點的時候，如果發生缺少附件及輔助器械的情況，應監督相關的工程師或其他工作人員詳細地填寫暫缺的設備附件及輔助器械的名稱與數量，并保留其姓名與可靠的聯系方式。當確實的設備附件安全到貨之后，務必進行清點與核對，確認無誤之后，再將其歸納到設備管理文檔之內。

3.2 注重部門配合與協調

醫療檢驗監測儀器與設備的管理工作使整個疾病控制中心的檔案管理工作的重要組成部分之一，對于科學引進并合理使用先進的儀器設備，并充分發揮儀器設備雜菌提高綜合的醫療水平中的重要作用而言，具有非常重要的參考價值。除此之外，對儀器設備進行完善的檔案管理，還能夠促進我省疾病控制中心業務建設的進展，在提高對于醫療設備投資的專業技術以及預估經濟效益等方面也具有非常重要的作用。因此，相關單位的相關部門及其工作人員應該明確認識到醫療設備檔案管理的重要價值，并加強各個部門的配合、協調與綜合管理。與此同時，儀器設備的檔案管理人員應該加強自我素質的提升，提高責任意識，以積極、負責任的態度認真完成每一項檔案管理工作，更好地為疾病控制中心的建設與發展服務。

3.3 重視管理者的業務素質培養

檢查監測設備的檔案管理工作貫穿于設備的全部使用周期，設備檔案管理是一個不斷累積與動態更新的過程，在這個管理過程中，檔案管理人員需要不斷補充檔案知識、現代化的管理知識以及足夠的計算機使用技術等。應組織設備檔案管理的工作人員進行專業學習，提高檔案管理工作者的知識儲備和專業素養，提高疾病控制中心的相關工作人員對于設備檔案管理相關知識的認識水平，使工作人員更加全面地了解檔案管理的管理范圍、管理類別、有效管理方法等問題，提高其綜合性的工作水平。

參考文獻

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