基層電大學(xué)生課程管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)

文/嚴(yán)增凱

國(guó)家開(kāi)放大學(xué)“總部-分部-地方學(xué)院-學(xué)習(xí)中心”四級(jí)辦學(xué)網(wǎng)絡(luò)立體覆蓋全國(guó)城鄉(xiāng)，為我國(guó)社會(huì)成員提供了多樣化的繼續(xù)教育服務(wù)和學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)。在這個(gè)體系中，地方學(xué)院和學(xué)習(xí)中心（目前仍習(xí)慣稱兩者為基層電大）直接面向?qū)W習(xí)者開(kāi)展人才培養(yǎng)、培訓(xùn)，承擔(dān)著學(xué)習(xí)者教學(xué)、教務(wù)的所有管理工作，而這些繁重的業(yè)務(wù)操作幾乎都落在了課程管理員（簡(jiǎn)稱課管員）身上。至目前為止，電大系統(tǒng)內(nèi)尚未推出普適性的課程管理系統(tǒng)或平臺(tái)給課管員使用。

1 基層電大學(xué)生課程管理工作內(nèi)容及現(xiàn)狀

1.1 基層電大學(xué)習(xí)支持服務(wù)體系架構(gòu)

開(kāi)放教育學(xué)生實(shí)行“學(xué)分制”，學(xué)籍8年有效，修滿規(guī)定學(xué)分即可畢業(yè)。為保障學(xué)生的學(xué)習(xí)，基層電大基本搭建起了如圖1所示的以課管員為核心的學(xué)生學(xué)習(xí)支持服務(wù)體系。

在這個(gè)體系中，直接接觸學(xué)生并實(shí)施課程管理的是課管員，所有教學(xué)、教務(wù)工作的開(kāi)展都得依靠課管員去落實(shí)。以宜賓電大為例，學(xué)生管理采用包干制，學(xué)生錄取進(jìn)校后所有的管理工作就交給了課管員，直至學(xué)生畢業(yè)。由于管理人員少、學(xué)生多，平均每個(gè)課管員管理的學(xué)生在100人以上，有的多達(dá)300人，而這些學(xué)生又屬于不同專業(yè)和層次。

1.2 學(xué)生課程管理工作內(nèi)容及現(xiàn)狀

圖1：基層電大學(xué)生學(xué)習(xí)支持服務(wù)體系

課管員學(xué)生課程管理工作主要內(nèi)容為：專業(yè)規(guī)則執(zhí)行方案制定、課程注冊(cè)、報(bào)考等十個(gè)方面。課管員業(yè)務(wù)工作流程如圖2，圖中虛線框內(nèi)業(yè)務(wù)為每學(xué)期必做工作。由于是業(yè)余學(xué)習(xí)，電大學(xué)生可隨時(shí)提出休學(xué)或復(fù)學(xué)，這就導(dǎo)致課管員手中時(shí)常有較多未畢業(yè)學(xué)生積壓。因缺乏統(tǒng)一管理平臺(tái)，學(xué)生所修課程進(jìn)度又不完全一致，學(xué)生修課情況全憑課管員自行記錄，課程管理數(shù)據(jù)量大、項(xiàng)目多，全靠手工提取、查詢各類信息。因此，工作效率極低，可靠性差，出錯(cuò)率高，報(bào)表不規(guī)范。在基層電大，因?qū)W生課程管理問(wèn)題而造成學(xué)生不能正常參加學(xué)習(xí)，甚至影響畢業(yè)的教學(xué)事故時(shí)有發(fā)生。以2008年為例，據(jù)宜賓電大教務(wù)部門(mén)不完全統(tǒng)計(jì)，全市各教學(xué)點(diǎn)課管員在課程注冊(cè)、報(bào)考兩個(gè)環(huán)節(jié)的平均出錯(cuò)率約為20%，如果加上成績(jī)報(bào)送環(huán)節(jié)，諸如填錯(cuò)學(xué)號(hào)、課程ID、卷號(hào)、成績(jī)，甚至出現(xiàn)遺漏學(xué)生、課程或張冠李戴等情況，出錯(cuò)比例則更高。這給基層電大辦學(xué)帶了很大的風(fēng)險(xiǎn)和困擾，也給廣大課管員帶來(lái)了極大的心理壓力。

表1：宜賓電大2011-2019使用《學(xué)生課程管理系統(tǒng)》效果對(duì)比

2 需求分析

開(kāi)發(fā)學(xué)生課程管理系統(tǒng)的根本目的就是要實(shí)現(xiàn)課管員業(yè)務(wù)工作的自動(dòng)化、規(guī)范化，提高工作效率和準(zhǔn)確率，盡最大可能減少課管員工作負(fù)擔(dān)和壓力。課管員接到新班級(jí)后，只需維護(hù)好學(xué)生基礎(chǔ)信息，制定好專業(yè)規(guī)則執(zhí)行方案，就可自動(dòng)完成學(xué)期輔導(dǎo)科目、課程注冊(cè)、報(bào)考、形考成績(jī)等數(shù)據(jù)的上報(bào)。學(xué)生課程管理系統(tǒng)要適應(yīng)基層電大辦公條件及管理人員工作習(xí)慣，要求簡(jiǎn)單易用，不會(huì)額外增加管理成本。

3 系統(tǒng)設(shè)計(jì)與功能實(shí)現(xiàn)

3.1 總體設(shè)計(jì)

考慮到基層電大課管員習(xí)慣使用Excel和Word來(lái)完成學(xué)生課程管理，本系統(tǒng)采用Excel進(jìn)行設(shè)計(jì)，遵循可靠性原則、健壯性原則、經(jīng)濟(jì)性原則、實(shí)用性原則、可移植原則、可維護(hù)性以及可擴(kuò)展性原則。所需各類報(bào)表以Excel工作表形式呈現(xiàn)，用Excel工作表存放各類基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，采用VBA編寫(xiě)程序代碼，對(duì)不同的業(yè)務(wù)操作提供快捷鍵。這樣既方便操作，也不改變課管員原有的工作習(xí)慣，也無(wú)需進(jìn)行專業(yè)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，運(yùn)維成本極低。整個(gè)系統(tǒng)包括：班級(jí)信息、學(xué)生名冊(cè)、教學(xué)計(jì)劃、成績(jī)管理、學(xué)期輔導(dǎo)科目開(kāi)設(shè)、課程注冊(cè)、報(bào)考、畢業(yè)預(yù)審等八個(gè)模塊。系統(tǒng)E-R圖如圖3。

3.2 報(bào)表模板設(shè)計(jì)

學(xué)生課程管理的重要任務(wù)是需要按時(shí)準(zhǔn)確向教學(xué)、教務(wù)管理部門(mén)提交標(biāo)準(zhǔn)化的各類數(shù)據(jù)報(bào)表，以便管理部門(mén)能將數(shù)據(jù)準(zhǔn)確錄入到上級(jí)電大提供的相關(guān)平臺(tái)中。因此本系統(tǒng)預(yù)設(shè)了各類標(biāo)準(zhǔn)報(bào)表模板，為防止課管員誤修改或誤刪除，各報(bào)表模板均以透明方式隱藏于主程序中，需要時(shí)由VBA程序自動(dòng)調(diào)用。這些模板分別是：班級(jí)成績(jī)表、期末成績(jī)導(dǎo)入表、輔導(dǎo)科目表、課程注冊(cè)表、報(bào)考表、形考成績(jī)登記表、形考成績(jī)總表、實(shí)踐環(huán)節(jié)成績(jī)登記表、考試科目匯總表、補(bǔ)考科目匯總表共十個(gè)。

圖2：學(xué)生課程管理工作流程

圖3：學(xué)生課程管理系統(tǒng)E-R圖

3.3 系統(tǒng)功能的實(shí)現(xiàn)

本系統(tǒng)采用Excel及VBA開(kāi)發(fā)，具有軟件易得，操作簡(jiǎn)單的特點(diǎn)。其中教學(xué)計(jì)劃、課程注冊(cè)、報(bào)考三個(gè)環(huán)節(jié)是系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的重點(diǎn)和難點(diǎn)。

3.3.1 基本數(shù)據(jù)導(dǎo)入

包括班級(jí)信息表、學(xué)生名冊(cè)，數(shù)據(jù)來(lái)源于招生部門(mén)，只需按前述圖3將各屬性值復(fù)制到本系統(tǒng)相應(yīng)工作表中即可。結(jié)果如圖4。

3.3.2 制定教學(xué)計(jì)劃

教學(xué)計(jì)劃也稱專業(yè)規(guī)則執(zhí)行方案，直接影響學(xué)生學(xué)期開(kāi)設(shè)課程及能否順利畢業(yè)，其制定的基本原則是：課程性質(zhì)為必修、必修（省）的全部開(kāi)設(shè)，各模塊滿足最低畢業(yè)學(xué)分和中央電大規(guī)定學(xué)分，總學(xué)分等于畢業(yè)學(xué)分，新開(kāi)課程不跨學(xué)期開(kāi)設(shè)。為保證計(jì)劃設(shè)定無(wú)誤，專門(mén)設(shè)計(jì)了專業(yè)規(guī)則執(zhí)行方案較對(duì)模板作為本系統(tǒng)的輔助工具。

3.3.3 生成輔導(dǎo)科目表

輔導(dǎo)科目表需在上一學(xué)期結(jié)束之前上報(bào)，以便教學(xué)部門(mén)計(jì)算學(xué)生學(xué)費(fèi)、安排面授輔導(dǎo)、聘請(qǐng)面授輔導(dǎo)教師、提前征訂教材等。在圖4班級(jí)信息表B17單元格輸入所在學(xué)期，在B19單元格內(nèi)輸入本班開(kāi)課總第幾學(xué)期，然后按快捷鍵Ctrl+A自動(dòng)生成輔導(dǎo)科目表，打印此報(bào)表即可上交教學(xué)管理部門(mén)。

3.3.4 課程注冊(cè)

電大規(guī)定學(xué)生學(xué)期課程必須先注冊(cè)才能報(bào)考，特別是往屆生，如果忘記為學(xué)生進(jìn)行課程注冊(cè)就會(huì)影響學(xué)生一個(gè)學(xué)期。因此，此環(huán)節(jié)工作顯得很重要。在進(jìn)行設(shè)計(jì)時(shí)，學(xué)生凡是成績(jī)未合格的科目都予以生成課程注冊(cè)表。按快捷鍵Ctrl+B，系統(tǒng)會(huì)生成本期新開(kāi)設(shè)課程注冊(cè)表，并自動(dòng)查找學(xué)生成績(jī)表，將學(xué)生未合格課程添加到注冊(cè)表中。部分程序代碼如圖5。

圖4：基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表

圖5：課程注冊(cè)部分VBA代碼

圖6：課程報(bào)考部分VBA代碼

3.3.5 課程報(bào)考

只有為學(xué)生正確報(bào)考，學(xué)生才能順利參加期末考試，學(xué)生課程成績(jī)才能被錄入到上級(jí)電大學(xué)生成績(jī)庫(kù)中。報(bào)考工作是學(xué)生課程管理中最復(fù)雜、關(guān)鍵的一環(huán)。電大考試形式多樣，同一課程ID往往對(duì)應(yīng)多個(gè)考試卷號(hào)，卷號(hào)選擇錯(cuò)誤將造成學(xué)生考試成績(jī)無(wú)效。報(bào)考中需要考慮課程性質(zhì)、開(kāi)考單位、考試形式、考試時(shí)間等諸多因素，因此本功能的設(shè)計(jì)是學(xué)生課程管理系統(tǒng)中的難點(diǎn)。課管員傳統(tǒng)管理方式中的高風(fēng)險(xiǎn)也正是出在此環(huán)節(jié)，輕者造成學(xué)生考試科目時(shí)間沖突，嚴(yán)重者將造成學(xué)生無(wú)法參加考試或考試成績(jī)無(wú)效，影響學(xué)生按期畢業(yè)。實(shí)現(xiàn)此功能時(shí)，需依據(jù)課程開(kāi)考單位、課程性質(zhì)比對(duì)考試數(shù)據(jù)文件，自動(dòng)查詢學(xué)生所有未合格科目，并比較同一學(xué)生不同課程的考試時(shí)間，自動(dòng)篩查考試沖突科目。按快捷鍵Ctrl+E后，系統(tǒng)將自動(dòng)生成一系列報(bào)表，詳見(jiàn)前述圖3。部分程序代碼如圖6。

4 系統(tǒng)測(cè)試與使用效果分析

4.1 系統(tǒng)測(cè)試

因考慮到基層電大課管員信息技術(shù)能力并不高，為減少使用過(guò)程中的異常，在系統(tǒng)設(shè)計(jì)過(guò)程中分別采用白盒測(cè)試、灰盒測(cè)試，驗(yàn)證系統(tǒng)結(jié)果正確無(wú)誤。為防止用戶使用過(guò)程中使用了無(wú)效數(shù)據(jù)源而宕機(jī)，再次使用了黑盒測(cè)試，將系統(tǒng)所需各個(gè)數(shù)據(jù)人為修改為無(wú)效數(shù)據(jù)進(jìn)行檢驗(yàn)，經(jīng)驗(yàn)證本系統(tǒng)均能得到正確響應(yīng)。

4.2 使用效果

自2009年設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)學(xué)生課程管理系統(tǒng)以來(lái)，歷經(jīng)多次修改完善，系統(tǒng)功能已經(jīng)成熟，完全能完成學(xué)生課程管理日常工作，現(xiàn)已在宜賓電大系統(tǒng)內(nèi)推廣使用。目前，直屬部33個(gè)課管員（截止2019春期所管在讀學(xué)生3166人）有26個(gè)（截止2019春期所管在讀學(xué)生2545人）使用了本系統(tǒng)，課管員受益率84.8%，學(xué)生受益率80.4%；8家區(qū)縣電大（截止2019春期有在讀生5120人）有4家（截止2019春期有在讀生2442人）在使用，受益率50%，學(xué)生受益率47.7%。經(jīng)驗(yàn)證，本系統(tǒng)完全能勝任基層電大課程注冊(cè)、報(bào)考等學(xué)生課程管理核心工作。

自2011年以來(lái)，課管員使不使用本系統(tǒng)的效果對(duì)比見(jiàn)表1。

5 總結(jié)與展望

本系統(tǒng)基于Excel進(jìn)行開(kāi)發(fā)，可移植性和適用性較強(qiáng)，在不增加任何成本的基礎(chǔ)上，完全能滿足基層電大課管員對(duì)學(xué)生課程的管理工作，有力地推進(jìn)了基層電大管理方式的信息化。然而不足的是，出于成本因素，本系統(tǒng)采用的是單機(jī)方式，數(shù)據(jù)還無(wú)法通過(guò)網(wǎng)絡(luò)共享和傳遞。如果能得到資金支持，在此基礎(chǔ)上開(kāi)發(fā)出網(wǎng)絡(luò)版本并進(jìn)一步進(jìn)行功能拓展，則基層電大的業(yè)務(wù)管理水平將更上新臺(tái)階。