物資采購成本控制理論及在A研究所的應(yīng)用研究

曹鵬飛

(中航工業(yè)成都飛機設(shè)計研究所，四川 成都 610041)

成本控制是影響企業(yè)發(fā)展的核心環(huán)節(jié)之一，物資采購成本控制與企業(yè)利益有著非常緊密的關(guān)系，通過壓縮采購成本，能夠真正做到降本增效，提升企業(yè)的運作效率和整體競爭力，使物資采購真正成為企業(yè)創(chuàng)收的重要環(huán)節(jié)和利潤源。

1 物資采購成本主要內(nèi)容

采購成本是指由于采購活動而引起的成本。從廣義上來說，主要由貯備成本、獲取成本和質(zhì)量成本這三部分構(gòu)成。從狹義上理解，采購成本只是對物資獲取成本的概括[1]。物資采購過程中產(chǎn)生的成本可以分為可計算和不可計算成本兩方面，可計算成本是指采購中實際支出的貨幣量，這部分成本能夠根據(jù)所采購物資的總量進行量化計算；不可計算成本主要是指隱性成本，也可將其稱之為機會成本?？捎嬎愠杀竞筒豢捎嬎愠杀竟餐嬖?，以不同的形式?jīng)Q定著物資采購的總成本。本文重點研究采購過程中實際發(fā)生的貨幣支出即可計算成本。

2 物資采購成本控制的重要性

物資采購成本控制是采購管理的重要內(nèi)容(物資采購成本一般占到企業(yè)總成本的40%以上)，如果企業(yè)的采購成本能夠降低1%，那么相應(yīng)的企業(yè)利潤將增加5%-10%[2]。通過對物資采購成本的控制，可以有效的控制企業(yè)的資金流，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。另外，采購成本的降低，也可以降低企業(yè)所生產(chǎn)產(chǎn)品的成本，進而提高產(chǎn)品價格優(yōu)勢，由此，在市場中的競爭力也能夠得到提升[3]。并且，企業(yè)通過降低采購成本比在研發(fā)、生產(chǎn)環(huán)節(jié)降低成本從而實現(xiàn)產(chǎn)品總成本的降低更加有效和直接。

3 物資采購成本控制的主要措施

3.1 完善物資采購流程

合理的采購流程是進行采購成本控制的基本要求。在設(shè)立采購流程時應(yīng)該對采購管理工作的職責(zé)、審批執(zhí)行權(quán)限、業(yè)務(wù)范圍等進行合理規(guī)定，對采購需求的提出、審批、采購方式、供應(yīng)商的選擇和準(zhǔn)入等做出明確規(guī)定，使物資采購有章可循，嚴(yán)格各環(huán)節(jié)流程，對采購工作的操作實施規(guī)范化管理。同時不斷發(fā)現(xiàn)和改進采購環(huán)節(jié)中存在的不足，進而從采購各環(huán)節(jié)上控制物資采購成本。

3.2 采購物資分類及采購戰(zhàn)略的選擇

目前，在采購管理領(lǐng)域比較常用的是通過采購定位模型進行采購物資分類及采購方式的戰(zhàn)略選擇。一般說來，從以下兩個方面給予重點關(guān)注：一是采購產(chǎn)品(或服務(wù))支出(采購金額)占企業(yè)經(jīng)營總成本或總收入的百分比；二是采購對達成企業(yè)目標(biāo)的影響或風(fēng)險[4]。大多數(shù)采購物資，可以按照帕雷托法則(80/20法則)對其采購支出進行分類。按照其對企業(yè)目標(biāo)的影響和風(fēng)險，可以分為高、中、低、可忽略程度影響風(fēng)險項目四類。

按所采購物資的屬性可分為日常型、杠桿型、瓶頸型、關(guān)鍵型四種類型進行分類，并可建立對應(yīng)的采購定位模型，如圖1所示。

圖1 采購定位模型

日常型產(chǎn)品主要是指常規(guī)型物資，需求頻繁，標(biāo)準(zhǔn)化程度高，貨源充足，供應(yīng)風(fēng)險低，供貨周期短[5]。采購中可通過詢價、比價來降低采購成本。例如小批量辦公用品、日用品等物資的采購。

杠桿型物資的需求量大，采購金額高，但有較多的供應(yīng)商能夠提供，產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)化程度高，供應(yīng)風(fēng)險低。該類產(chǎn)品的采購量與采購價格有杠桿效應(yīng)，由于采購批量大，采購風(fēng)險低，應(yīng)降低采購頻次，增加單次采購規(guī)模，以公開競價，降低成本。例如企業(yè)大量使用的普通生產(chǎn)性原材料的采購等。

瓶頸型物資具有采購支出水平低，但是產(chǎn)品專業(yè)化程度高，供應(yīng)風(fēng)險高，只有少數(shù)供應(yīng)商能夠提供的特征。通常這類物資屬于配套型產(chǎn)品，但常常會影響項目進展進度，因此在采購方式上應(yīng)當(dāng)更加注重服務(wù)和可維護性，可選定相對固定的供應(yīng)商，以保證供貨的及時性和服務(wù)的高效性。例如機械產(chǎn)品中價值低但技術(shù)含量很高的非標(biāo)準(zhǔn)化螺栓、墊片[5]，或者是具有專利保護的某些產(chǎn)品的采購等。

關(guān)鍵型物資對科研生產(chǎn)具有重要影響，采購支出水平高，并且產(chǎn)品專業(yè)化程度高，供應(yīng)風(fēng)險高，要求進行嚴(yán)格的技術(shù)論證和選型。該類物資采購應(yīng)選定幾家技術(shù)高、實力強的供應(yīng)商建立長期戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系。例如電腦行業(yè)中CPU的采購，只有少數(shù)供應(yīng)商能提供的構(gòu)成企業(yè)核心零部件的采購等。

因此，對企業(yè)采購物資按以上標(biāo)準(zhǔn)進行劃分，有側(cè)重點采取不同的采購方式可有效降低采購成本。

3.3 做好前期調(diào)查工作

對市場、供應(yīng)商、貨源的充分調(diào)研和了解是降低采購成本的基礎(chǔ)。因此，進行實際的采購工作前，先要通過多方途徑在全球范圍內(nèi)對企業(yè)所需的物資及其市場信息進行全面、及時的了解，為企業(yè)的物資采購提供必要的信息支撐[6]。

3.4 采用合理的采購模式

通過對采購模式的合理選擇和使用，可以有效的控制物資的采購價格和成本。通過招標(biāo)、集中采購、電子采購等方式，充分發(fā)揮采購規(guī)模優(yōu)勢、競爭性優(yōu)勢等，提高采購效率、降低采購成本。

3.5 價格管理方面

一方面注意企業(yè)歷史采購物資價格信息的統(tǒng)計、收集工作，對常用物資(如日常型、杠桿型)建立參考價格目錄，制定采購合理價格區(qū)間，另一方面企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立采購定價機制，廣泛收集市場信息，比標(biāo)準(zhǔn)、比質(zhì)量、比價格，嚴(yán)格監(jiān)督把關(guān)，采取協(xié)議采購、競爭談判采購、詢價采購、比價采購等多種方式合理確定采購價格，擇優(yōu)選擇供應(yīng)商。

3.6 建立供應(yīng)商戰(zhàn)略合作機制

一是建立供應(yīng)商評價考核體系，包括前期考察及動態(tài)考察。前期主要是對供應(yīng)商的資質(zhì)、權(quán)限、信譽度進行考察，并可根據(jù)實際的考察情況編制供方名錄。采購過程中可根據(jù)實際需要對供應(yīng)商進行動態(tài)考察，以便合理預(yù)判并分析采供中出現(xiàn)的問題，并及時溝通解決，達到合作的融洽性及采購成本的可控性，以獲得價低質(zhì)優(yōu)的物資。

二是與優(yōu)選供貨商建立長期新型戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，實現(xiàn)雙方利益和價值的最大化。如：通過簽訂合作協(xié)議，供應(yīng)商在質(zhì)量、價格和售后等方面給與更好的服務(wù)，做到快速響應(yīng)，按需發(fā)貨，降低企業(yè)庫存，減少資金壓力。

3.7 關(guān)注采購人員的發(fā)展和能力提升

物資采購人員的能力與素質(zhì)是整個采購環(huán)節(jié)的重要影響因素。很多時候由于管理高層對于采購人員的重視不夠，導(dǎo)致他們積極性不高，以至于對本職工作產(chǎn)生懈怠[3]。同時采購人員缺乏系統(tǒng)的專業(yè)知識的培訓(xùn)，或者知識結(jié)構(gòu)老化，難以接納現(xiàn)代化管理理念與手段。所以，要提高物資采購人員的整體素質(zhì)和能力，必須要加強對采購工作人員的能力與素質(zhì)培養(yǎng)。

4 A研究所在物資采購成本控制方面存在的主要問題

A研究所屬于研發(fā)型企業(yè)，采購物資具有品種多、批量小、需求不確定性高等特點，據(jù)統(tǒng)計，研發(fā)型企業(yè)與物資采購有關(guān)的成本約占總運營成本的45%至55%[7]，所以物資采購成本控制管理工作至關(guān)重要。目前，A研究所在物資采購成本控制方面主要存在以下問題：

4.1 物資采購模式不利于采購成本的降低

長期以來實行相對分散的采購模式，總體上缺乏一個集中責(zé)任主體對采購管理工作負(fù)責(zé)，弱化了物資采購工作的組織管理。一方面相同或同類產(chǎn)品由于采購經(jīng)費渠道或生產(chǎn)研制階段不同，由不同的采購職能部門分別采購，不利于形成規(guī)模采購優(yōu)勢；另一方面分散采購管理使采購工作總體上缺乏計劃性，可能造成采購前市場調(diào)研分析不充分，合同談判時處于被動，談判地位虛弱，同時緊急采購增加，給采購工作帶來很大困難，不利于采購成本降低。

4.2 物資采購制度流程尚需健全

前期雖然制定了物資采購管理制度和管理辦法，但近幾年，采購管理工作無論在職能分工還是在辦理流程上都發(fā)生了變化，原辦法已無法適應(yīng)目前采購管理的需要，不利于建立規(guī)范、合理的采購管理體系，也不利于采購成本控制和核心競爭力的提高。

4.3 采購方式的選擇需深入研究

A研究所目前所采用的采購方式僅限于詢價、比質(zhì)比價、單一來源和招標(biāo)采購四種。按規(guī)定主要根據(jù)采購金額大小選擇不同的采購方式，并未引入采購定位模型的管理思想進行物資分類和采購方式的選擇，因此在采購過程中并未與供應(yīng)商有意識的建立長期戰(zhàn)略合作關(guān)系，不利于采購風(fēng)險和采購成本控制。此外，電子采購等更為高效的新型采購方式也尚未開展研究使用工作。

4.4 供應(yīng)商管理、價格管理工作仍需完善

首先，A研究所產(chǎn)品生產(chǎn)所需材料、成品等物資，在產(chǎn)品研制階段，技術(shù)部門確定的能夠滿足技術(shù)要求的材料、成品供應(yīng)商往往只有一家，在采購過程中，如果由于供應(yīng)商原因拖延生產(chǎn)進度會直接影響采購進度，進而延誤研究所的科研生產(chǎn)。同時，單一供應(yīng)商也不利于采購成本的控制。此外，供應(yīng)商考評機制也缺乏對供應(yīng)商的激勵性政策，不利于與供應(yīng)商建立戰(zhàn)略、高效的業(yè)務(wù)合作關(guān)系，無法保證到貨質(zhì)量和進度，也無法有效控制供貨成本。

其次，A所長期以來未實施歷史采購物資價格信息的統(tǒng)計、收集、分析等價格管理工作，采購工作的開展一般根據(jù)供應(yīng)商報價進行，對產(chǎn)品的市場價格和采購價格缺乏判斷依據(jù)，不利于降低采購成本。

4.5 專業(yè)采購人員隊伍需加強建設(shè)

隨著A研究所科研生產(chǎn)的發(fā)展，要實行物資采購的專業(yè)化運作，妥善處理服務(wù)與管理、采購與計劃、采購與技術(shù)、采購與質(zhì)量等的關(guān)系，就必須有一支懂技術(shù)、專業(yè)化的物資采購隊伍。但目前專業(yè)采購人員隊伍從人數(shù)、年齡結(jié)構(gòu)、知識結(jié)構(gòu)等諸多方面，都難以適應(yīng)研究所戰(zhàn)略發(fā)展對物資采購工作的要求。

5 對A研究所在物資采購成本控制方面的建議

5.1 推進集中采購的實施

集中采購模式更加能夠發(fā)揮采購規(guī)模優(yōu)勢，促進采購計劃、執(zhí)行管理過程的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，從而降低采購成本。研究所領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)職能部門應(yīng)大力推進支持集中采購的進一步實施。

5.2 完善、改進制度與流程，不斷提升采購管理能力

在實施集中采購的過程中，對現(xiàn)有管理制度和流程進行完善和調(diào)整，補充、完善適合研究所的集中采購管理規(guī)章制度并細化管理流程，通過采購管理水平的不斷提升實現(xiàn)對采購成本的良好控制。

5.3 加強對科學(xué)、高效采購方式的研究

在按規(guī)定執(zhí)行現(xiàn)有采購方式的基礎(chǔ)上，結(jié)合實際，積累采購物資信息，進一步研究采購供應(yīng)模型在采購工作中的應(yīng)用，對物資進行合理分類并在與供應(yīng)商合作過程中加強對采購方式的戰(zhàn)略性選擇研究。同時探索電子采購等高效采購方式在A研究所的應(yīng)用。

5.4 進一步完善和健全供應(yīng)商管理、價格管理工作

在對科研生產(chǎn)所需材料、成品等物資的供應(yīng)商選擇過程中，建議對技術(shù)部門規(guī)定的產(chǎn)品在滿足設(shè)計要求的基礎(chǔ)上，盡量選擇多個供應(yīng)商進行生產(chǎn)。同時采購部門和技術(shù)工藝部門人員在研制階段就同技術(shù)人員一起參與選型，這樣采購部門后期可根據(jù)采購產(chǎn)品情況，有針對性的選擇和培育多個供應(yīng)商，進而引入競爭機制，做到從設(shè)計源頭開始控制采購產(chǎn)品成本。同時完善健全通用性物資合格供方名錄，更大范圍開展供應(yīng)商動態(tài)考評工作，并制定有效地激勵性措施，促進與供應(yīng)商良好合作關(guān)系的維護，以不斷降低采購成本。

此外，應(yīng)建立完善的采購價格管理體系，對采購物資價格信息數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、收集、分析及采購價格監(jiān)督制定科學(xué)有效的管理制度，達到對物資采購成本的有效控制。

5.5 加強建設(shè)專業(yè)化物資采購人員隊伍

為適應(yīng)集中采購管理對采購人員的要求，一方面通過科學(xué)選擇和聘用，從研究部直接引入技術(shù)人員從事采購工作，擴充采購人員隊伍；另一方面，要對現(xiàn)有采購人員進行技術(shù)知識和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，及時補充新知識、新技術(shù)，不斷提升業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力。

6 結(jié)束語

本文主要對物資采購成本控制常用理論和措施進行闡述和研究，并探討了對A研究所的借鑒意義，雖然具有一定的局限性，但對實際采購工作具有適用性。采購成本的控制是整個企業(yè)管理的重要環(huán)節(jié)。對于企業(yè)物資采購成本的控制在實踐中遇到的問題，還需要持續(xù)研究并及時制定應(yīng)對措施。