做好機關文書檔案管理工作探討

王磊

【摘要】對于現代機關單位的文書檔案管理而言，其本身屬于系統化的工程，不僅需要管理人員按照現有標準詳細進行文書文件的分類與歸檔處理，同時也需要做好相對應的備份工作，確保滿足后期檔案查詢與使用要求。本文通過分析機關文書檔案管理的重要性，提出檔案管理的有效途徑，保障檔案管理工作有序開展。

【關鍵詞】機關單位;文書檔案;管理

隨著時代的不斷發展，機關單位對于檔案管理的重要性有了一定程度的了解，如實記錄歷史的檔案匯集大量信息，而文書檔案是機關單位檔案材料的重要載體，它直接記錄了機關開展各種管理活動的情況，直接反映機關在行政工作中積累的經驗，是機關的重要信息庫，只有管理好文書檔案，才能奠定機關辦公室有序開展各項管理工作的基礎。

一、機關文書檔案管理的重要性

管理機關文書檔案是辦公室日常工作中的一項重要任務，是其他工作得以順利開展的前提和基礎。但在機關閉關理論的影響下，文書檔案管理工作并不規范，導致機關辦公室工作缺少重要一環。在當今時代，網絡信息技術高速發展，機關在管理文書檔案時也應堅持與時俱進的原則，利用現代科技手段做好文書檔案的收集、整理以及保管、利用等基本工作，達到共享文書檔案資源的目的，提高文書檔案管理效率。文書檔案真實記錄機關的多項工作過程，文書檔案管理的規范化與標準化成為機關實現檔案現代化管理的關鍵突破口。所以為高效開發、充分利用文書檔案資源，必須做好機關文書檔案管理工作，加快現代化進程。

二、機關文書檔案管理的有效途徑

針對機關文書檔案管理，首先需要完善文書檔案的基礎工作，然后配合卷案的規范整理以及提升文書檔案的服務水平，這樣才能夠滿足機關單位對于文書檔案的管理與利用要求。

（一）完善文書檔案基礎工作。機關辦公室文書工作不僅是開展文書檔案管理的一項基本內容，也是檔案管理不可缺少的部分，這主要涉及到對機關文件材料進行收集、記錄和運輸、辦理移交、整理歸納等一系列的操作。作為文書工作人員，需要將工作活動內容利用文件資料的方式，再配合上管理，形成系統性的檔案。在形成檔案時，文件資料的書寫、規范、資料真實性、資料集中度等都會直接影響檔案管理工作的有序開展。開展檔案管理的前提條件就是完整收集機關文件文書資料，對信息內容實現二次歸集，并注意做好內容的分門別類，鑒定信息的真實性，并且做好資料內容的保管，從而形成統計性資料，所有資源最終都要編碼，做好保存工作，為使用者調取材料提供便利，發揮文書檔案資源的作用。文書檔案基礎工作不僅僅是單位內的活動資料，同時也包含了整理上級、平級與下級單位的活動情況、信息報表等，對信息進行二次篩選，仔細鑒別，細化機關文書檔案資源和信息內容，準確把握機關各個階段的工作目標和工作內容，最終從長遠性和整體性考核檔案工作，進而實現檔案信息功能的完善。

（二）嚴格規范整理案卷是質量的保障。在辦理完文件后，還需要利用系統化整理，最終形成文書檔案。對于文書檔案的歸檔整理，也是文書檔案管理不可忽視的一部分。在進行文件的整理與歸檔中，工作人員要遵循《歸檔文件整理規則》和《機關文件材料歸檔范圍》等要求，結合機關文書檔案的具體分類方法進行科學合理的分類、編號和組卷等。歸檔整理一般涵蓋兩方面工作：一個是整理單份文件，以件為基本單位，做好機關單份文件的分類、裝訂和編碼、著錄等整理工作;另一個是立卷方法，把有聯系的文件組合為案卷，以卷為單位保管文書檔案。立卷工作又細分為分類和組卷，組卷是立卷方法的關鍵，即根據組合、編號以及排列等程序處理已經完成分類的文件，形成案卷。當然，在文書檔案管理工作完成之后，還需要直接把數據錄入計算機，實行辦公自動化，全面提高機關文書檔案管理工作的現代化水平。

（三）合理利用文書檔案服務水平提高的方法。對于機關文書檔案管理而言，利用文書檔案資源，提供優質服務，這也是重要的部分，更是機關檔案工作者必須做好的重點工作，提高文書檔案利用效率。在利用文書檔案、提供檔案服務的過程中，應滿足依法開放、簡化便利、保守秘密等一系列的要求。機關單位在文書檔案利用工作開展中，應該做好信息資源的建設，在館藏文書檔案資源上堅持數量優化與質量優化并重，通過完善的工作制度建立健全文書檔案檢索體系，配齊工作人員和設備設施。與此同時，注意針對文書檔案信息開展編研工作，立足于機關的實際需求編寫文書檔案參考資料和文獻匯編等，最大限度發揮文書檔案信息對機關工作的參考作用，推動機關的建設與發展。

三、結語

總而言之，在信息化的時代下，機關文書檔案管理打破了傳統管理模式的束縛，緊緊跟隨時代的發展所需，滿足文書檔案的管理要求。當然，在信息化的時代下，機關單位的文書檔案管理工作同樣也面臨巨大的挑戰，作為機關單位的負責人，作為檔案管理的負責人，都需要了解文書檔案管理工作的重要性，這樣才可以找準合理有效的途徑，提高文書檔案管理工作的有效性，從而實現機關文書檔案管理質量的全面提升。

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