新形勢下醫(yī)院人事檔案管理工作應對措施探討

王楠

【摘要】本文對新形勢下醫(yī)院人事檔案管理工作的問題進行分析，并結合工作實際提出基本應對措施。

【關鍵詞】醫(yī)院;人事檔案管理;問題;應對措施

當前社會背景下，加強醫(yī)院人事檔案管理是醫(yī)院推進人力資源管理的有效方式之一，現(xiàn)階段，醫(yī)院要加強對人事檔案管理工作的重視，本文結合醫(yī)院實際發(fā)展情況以及醫(yī)院人事檔案管理中出現(xiàn)的問題，對管理工作的創(chuàng)新發(fā)展措施加以研究，提出相關管理建議，促進醫(yī)院人事檔案管理的科學性提升。

一、新形勢下醫(yī)院人事檔案管理工作問題分析

（一）傳統(tǒng)紙質檔案管理的缺陷性。對于醫(yī)院的人事檔案來講，醫(yī)院基本上都是采用最傳統(tǒng)的紙質檔案保存，從性質上講，紙質檔案固然方便，但是其自身存在的缺陷（如：易受潮發(fā)霉、出現(xiàn)蟲蛀、不防水不防火等）卻成為人事檔案保存的難題。這樣的人事檔案管理方式，很容易使很多重要的人事信息出現(xiàn)不同程度的損傷、缺失，甚至出現(xiàn)很嚴重的管理人員信息泄露等狀況。

（二）人事檔案信息更新出現(xiàn)滯后性。醫(yī)院人事變動較為穩(wěn)定，一般的人事變動都是遵循的“人檔不分離”“檔隨人走”，但是人事檔案的信息理論上是應該隨著醫(yī)院的發(fā)展及時更新的，有的人事出現(xiàn)調動，但是卻未對基本情況進行更新登記，導致人事信息出現(xiàn)了一定程度的斷層，使得很多的原始人事檔案沒有跟上醫(yī)院發(fā)展的進程，出現(xiàn)了很嚴重的滯后性，導致了新時期醫(yī)院檔案管理無法掌握醫(yī)院工作人員的基本情況，對檔案管理工作產(chǎn)生一定的影響。

（三）電子檔案系統(tǒng)的管理安全性得不到有效保障。隨著新時代的進步與發(fā)展，很多醫(yī)院對于人事管理也基本上都是采用電子信息庫進行現(xiàn)代化管理，但是信息化帶來便利的同時，也存在一定的風險性。比如說：電子檔案管理系統(tǒng)時常會受到病毒的侵犯，很容易使得一部分人事信息出現(xiàn)泄露甚至是丟失，這會對醫(yī)院工作人員帶來很多的困擾（如：推銷電話、貸款介紹等電話騷擾）。

（四）檔案調閱、歸還存在的問題。對于很多的人事檔案，在很多情況下也是避免不了調閱和查閱的，如果是電子檔案還好一點，一般不會出現(xiàn)損壞或者丟失等現(xiàn)象，但是，對于紙質檔案來講，由于缺乏完善的調閱、歸還流程規(guī)定，使得檔案在流轉過程中缺乏必要的監(jiān)督，使得人事檔案很容易在調閱、歸還的過程中產(chǎn)生缺頁、破損等情況，對檔案信息的安全產(chǎn)生重大威脅。

二、醫(yī)院人事檔案管理工作問題的應對措施

（一）加強對紙質檔案的保存完整性措施。1.防火。對于醫(yī)院紙質版的人事檔案庫房管理上，要重視燈具、線路等其它電器的安裝安全性，選取相對較好的材料，消除這幾方面出現(xiàn)的火災隱患，保證紙質檔案庫的安全性。2.防水、防潮、防霉、防蟲。對醫(yī)院的紙質人事檔案庫房管理，要注重做好庫房的溫濕控制，及時對庫房進行溫濕度調整，積極做好防潮、防霉、防蟲，潮易生蟲，檔案易霉變，因此，檔案庫房中需要時刻備著防霉、防蟲藥品。3.防盜。人事檔案關系到很多工作人員隱私等情況，做好基本的防盜也很容易理解，就是檔案管理時，檔案存放地閑人免進，安裝防盜報警裝置，假時安排工作人員值班，檢查庫房狀況。

（二）提升人事檔案的信息更新及時性。在醫(yī)院的人事變動中，基本上都是“人檔不分離”“檔隨人走”，這就要求在很多情況下，醫(yī)院要注重人事檔案信息的及時更新，例如家庭住址、手機號碼、人事履歷記錄或者是一些培訓總結等情況都需要在發(fā)生人事變動是及時對這些信息進行補充，重點關注那些常變動的信息。在這一方面還要注意的是就是那些已經(jīng)退休離職的干部檔案問題，對于這些檔案管理人員不能忽視，雖然已經(jīng)保存了很長時間，也不能對這些檔案進行實質性的處理，需要檔案管理人員對這些檔案進行整理，裝訂成冊進行密封，如發(fā)現(xiàn)問題及時聯(lián)系本人及時修正。

（三）推進電子信息化進行檔案管理。檔案現(xiàn)代化管理就是利用現(xiàn)代技術對以往的、現(xiàn)有的檔案進行科學、合理的管制、利用。加深計算機電子檔案管理，減少檔案的儲存空間，操作簡便，易于保存，也能很大程度上節(jié)約人力、物力、財力，提高檔案管理的工作效率。用現(xiàn)代化電子信息對檔案進行精細化管理模式，將人事檔案管理工作按照職位、類型、科室等進行劃分，針對每個劃分進行管理，擴大檔案的存儲內容和范圍，節(jié)省檔案管理時間，提高管理效率。與此同時還需要加強電子檔案管理系統(tǒng)更新，及時做好系統(tǒng)網(wǎng)絡安全的防護措施，以避免網(wǎng)絡病毒或者黑客對系統(tǒng)的侵害和人事信息的保密性。

（四）優(yōu)化檔案調閱、歸還流程。檔案的調閱、歸還工作單靠人去監(jiān)督是萬萬不行的，必須要有程序上和證據(jù)的保障。首先，檔案調閱、歸還時都必須走正規(guī)手續(xù)，不能出現(xiàn)人來了就拿，拿了就走，歸還無定期，他人代替歸還等情況。其次，檔案調閱、歸還都必須有錄像取證，確保責任到人，不留紕漏。

三、結束語

醫(yī)院人事檔案管理工作是醫(yī)院人力資源管理的重要組成部分，在新時期，醫(yī)院對于人事檔案管理要引入科學的管理理念和現(xiàn)代化的管理技術進行管理創(chuàng)新，提升人事檔案管理水平，促進醫(yī)院良好發(fā)展。

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