使用OA平臺辦公后檔案管理優勢分析

周定紅

【摘要】隨著無紙化辦公形態的日漸成熟和完善。檔案管理工作要適應由傳統紙質文件轉化為由電子文件輸出紙質文件檔案的管理流程。這種管理模式提高辦公效率，降低檔案管理成本，工作方便、快捷;提高信息交流，實現資源共享。

【關鍵詞】OA平臺辦公;改變檔案管理流程;資源共享;提高工作效率

隨著無紙化辦公形態的日漸成熟和完善。在新形勢下，傳統辦公模式早已不能滿足單位要求，開始使用OA平臺辦公。因此，大量電子文件應運而生，電子文件成為檔案工作的主流。由于OA軟件中沒有專門的檔案軟件將文件轉化成為電子檔案進行管理，文件與檔案這一密不可分的事務被分割、多頭管理，信息資料得不到有效整合，給檔案工作帶來了新的挑戰，需要不斷探索和創新。但它的信息共享功能使工作管理更加方便、快捷，不但加強了工作中的交流、溝通，還實現了信息采集、處理的高效性和準確性，提高辦公的效率和管理水平，這使OA平臺辦公給檔案管理工作揭開了新的篇章。

一、適應傳統檔案與OA平臺辦公檔案管理的轉變

（一）改變文件歸檔流程的思想觀念。在傳統辦公中，紙質文件是最為常用的信息記錄載體，對他們進行相應的收集整理和歸檔便可生成紙質檔案。OA平臺辦公系統是無紙化方式生成的電子文件，需要經過鑒定后，篩選出具有保存價值的電子文件，實行異質備份，并打印輸出“紙質文件”，這樣便生成了電子檔案和紙質檔案。……