探究OA報銷平臺在財務管理中的應用

李偉偉

摘? 要：OA系統作為辦公自動化系統，具有辦事效能高、人力依賴度低、信息利用度高等特色，在財會領域中具有廣泛應用，將OA報銷平臺運用于財務管理中，可以大幅提高財務報銷效率，解決預算管理問題。本文闡述了OA系統優勢，并對其在財務管理中的應用展開分析。

關鍵詞：OA報銷;優勢應用;策略分析

伴隨著企業上市進程加快，企業對合規性操作的重視程度日益加深，而長期以來，財務報銷具備規則流程繁雜、原則性強等特點，這就導致財務報銷工作效率較低，尤其是在格式填寫錯誤、負責人簽字缺失、報銷憑據不全、票據粘貼不規范等情況下，進一步延長了財務報銷周期。所以有必要啟用方便快捷的OA報銷平臺，將其與財務管理系統相結合，進行費用報銷和采購付款業務，從而解決企業費用內部控制、付款控制以及預算管理的問題，提高財務管理水平。

一、OA報銷平臺優勢

（1）標準化

OA報銷平臺是在傳統財務報銷的基礎上發展而來，與傳統報銷方式相比，依托OA系統，格式標準化、內容標準化、流程標準化都得到大幅度增強，可以較為顯著的減少報銷材料不齊全、不規范等一系列問題。

（2）流程化

依托OA報銷平臺，可以規范化財務報銷工作，報銷人根據提示，按照既定流程逐步上傳并補全資料，流程固定化還有利于規避財務舞弊，保障企業資產。

（3）信息化

OA系報銷平臺可以大幅加快信息傳遞和處理速率，各部門的工作效率、質量均可得到提升。除此之外OA報銷平臺有利于數據整合工作，可以配合決策層或其他財務系統做好預算控制，掌握經費使用情況、現金流、資金鏈風險，從而制定相適宜的調節方案。

（4）便捷化

OA報銷平臺大幅度簡化財務報銷流程，突破時空限制，報銷人和審核人可以根據需要，在工作系統中登錄賬號，按照既定流程完成各自的工作，相比前往財務室，可以節省諸多時間，相比紙質辦公，報銷材料準備難度大幅度下降。

二、OA報銷平臺在財務管理中的應用

應用OA報銷平臺，可以大幅度增強財務報銷工作的標準化、流程化、信息化、便捷化，但在具體應用時，不可忽視安全問題、制度問題、職員問題、信息整合問題等。

（1）重視OA報銷平臺在財務管理中的安全問題

在傳統的財務報銷過程中，往往采用人工方式進行操作，操作流程中的時效性和準確性存在不確定因素。因此利用OA報銷平臺可提高財務管理的效率和信息準確性，同時不可忽視的是，在具體運用平臺時，信息安全問題、資金安全問題、資金鏈安全問題也應當有所重視。

從資金鏈安全問題來看，OA報銷平臺背后的技術高效、安全，審核人員通過系統進行全流程監控，減少錯誤和不安全問題的發生。通過增設預算控制模塊，還可將OA系統與其他辦公系統有機聯動起來，可增強公司內部資金控制能力，從而保障公司資金鏈安全。

從信息安全問題來看，OA系統在信息安全上的重視程度不高，但將OA系統應用財務報銷，拓展延伸OA系統應用范疇時，信息安全問題要引起必不可少的重視，一般可以從防火墻技術、權限管理、SSL加密等進一步強化OA報銷系統。

從資金安全問題來看，當下OA報銷系統在公司利益方面的安全保障措施是審核人負責制，在負責人簽批有效性方面存在一定安全問題，應當在落實OA系統的審核過程，重視U盾簽名，提升電子簽名的不可抵賴性，齊全并完善報銷材料。

例如，當下OA系統的適用范疇日益擴大，諸多企業也開始重視OA系統上的信息安全。依托防火墻技術，公司內網和外部網絡就可以被有效隔離;依托權限管理，不同部門、層級的職員就可以在OA系統中從事各自的業務;依托SSL加密，信息傳輸安全性可以得到極大保障;重視U盾簽名，就可以從技術層面，將審批負責人的審批事實得以確認。完善擔責體系下，資金安全問題可以得到充分保障。重視資金鏈問題上，若能在OA系統之外，增設預算控制模塊，一般可以在預算超標使用下，及時分析超標使用原因，隨之調節資金支出，盡可能的避免資金鏈斷裂風險。

（2）重視OA報銷平臺在財務管理中的制度問題

OA報銷平臺與傳統手工報銷平臺既存在聯系，也存在差異，應用OA財務報銷平臺時，應當基于傳統報銷制度，根據公司實際需要、OA系統特點，制定適宜于OA報銷平臺的操作規范、人事管理制度等，規范OA報銷流程。

從操作規范角度來看，OA系統下的財務報銷方式，與傳統報銷方式存在較大差異，在應用OA報銷平臺時，應當編制OA系統操作規范，輔助職員掌握正確使用OA報銷平臺。

從人事管理制度看，應用OA報銷平臺時，可以根據實際需要，設置專業人員，在OA報銷平臺存在故障時，能夠及時進行維護，或在發現OA報銷平臺存在安全風險時，能夠及時識別并加以修正。

例如，確定OA報銷平臺操作規范，可以加強職員OA財務報銷平臺操作能力，報銷人可以按照操作規范，將報銷材料逐一上傳，并填寫相關信息，報銷流程傳遞給審核人后，審核人可以根據報銷流程中所透露的信息，觀察財務報銷流程的合規性，若報銷材料詳實、填寫內容格式正確，整體符合報銷規定下，就可以予以通過，可以進一步增強職員辦事效率。重視OA報銷平臺維護工作中的人事安排，OA報銷平臺出現故障時，能夠及時維護OA報銷平臺，避免因系統故障造成財務報銷工作大量堆積。

（3）重視OA報銷平臺在財務管理中的職員問題

OA報銷平臺作為報銷人、審核人進行各自業務的中間媒介，是OA報銷平臺最終發揮效果的重要外因，因而有必要重視職員管理、企業文化等的綜合運用，約束職員行為，激勵職員切實履行公司規定。

從職員管理角度看，應當重視職員專業素養及道德素養管理。專業素養可以依托專業培訓和工作經驗，幫助職員逐步掌握OA報銷平臺使用方式，尤其是對審核人來說，若能根據工作經驗，及時發現財務報銷材料中的紕漏問題，可以較好的保障公司利益;道德素養可以幫助職員自發約束自身行為，在工作過程中，盡可能的提升公司利益首位度，綜合保障公司利益。

從企業文化的角度看，企業文化配合規范管理理念宣傳，將規范管理理念滲透領導層、職員層，可以提高辦事流程效率，增強工作主動性。

例如，職員入職時，可以安排老職員對新職員講解OA報銷平臺使用方式及注意事項，可以幫助職員快速融入到工作環境中，重視職員道德素養時，就可以從“自我合理化”層面，規避職員產生舞弊想法，保障公司利益。另外，重視企業文化的滲透，可在座談會、職員培訓、公司年會等場合，向普通職員、領導人員傳遞規范管理的理念，職員能切實遵守規章制度，服從領導安排，一般可以較好的推進OA報銷流程的規范化運作。

（4）重視OA報銷平臺在財務管理中的信息整合問題

OA報銷平臺具有信息化優勢，將OA報銷平臺應用于財務管理中時，可基于信息化管理理念，增強信息采集、處理、匯總等方面的操作，最大化的發揮OA報銷平臺的功能作用。

從信息采集來看，財務報銷流程中會產生大量數據，可以在OA系統之外，采集OA報銷系統所產生的有效報銷數據，為信息處理及匯總做準備。

從信息處理來看，可按照報銷類別、報銷金額、活動時間期限等類別，處理所采集到的信息。

從信息匯總來看，可以根據所得數據，把握某段時間內，某項活動中的現金支出情況，既可以作為預算支出明細，亦可以作為現金支出、現金收入、流動資金儲備是否平衡的參考依據，可以為決策活動提供數據支持。

例如，處理采集到的數據后，可以了解到公司一段時間內的差旅費支出情況，隨之便可以在預算控制目的下，觀察差旅費使用情況是否超標，若支出超標，就可以根據需要，調節差旅費報銷方案，或優化外出公務活動。

三、總結

OA報銷系統的應用，實現了職員不受時間、空間的限制，隨時可以利用碎片化時間在統一平臺共同處理工作，有效提升流程和協作效率，有效促進業財融合，實現全流程跟蹤和全過程管理。在提高財務管理效率、控制成本等方面為企業提供支持，對企業發展具有十分重要的意義。

參考文獻

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