建設(shè)工程檔案管理創(chuàng)新方法探討

趙丞

摘? ? 要：建筑工程的廣泛開展為社會的發(fā)展提供強大支持，對于建筑工程來說，其不僅要關(guān)注施工的進行，還需要對檔案管理工作的開展高度重視，這是由于檔案資料不僅記載著工程開展情況，是建設(shè)項目的核算的依據(jù)，同時也是城市發(fā)展和規(guī)劃的見證。以往的建設(shè)工程檔案管理雖然可以保證工作質(zhì)量，但是在建設(shè)工程規(guī)模不斷擴大、項目逐漸增多的背景下，檔案管理依然需要不斷改進，實現(xiàn)管理方法的創(chuàng)新。本文對工程建設(shè)項目檔案管理創(chuàng)新的意義概述，并分析如何進行工程檔案管理的創(chuàng)新，希望對檔案管理工作有所幫助。

關(guān)鍵詞：建設(shè)工程;檔案管理;創(chuàng)新;探討

1? 引言

項目檔案可以真實的反映建設(shè)工程的開展情況，是對建設(shè)施工環(huán)節(jié)的真實記錄，所以檔案工作需要貫穿于整個工程建設(shè)的各個環(huán)節(jié)，同時檔案內(nèi)容也會對最后的工程驗收起到影響，因此建設(shè)單位需要加強重視力度。在城市化不斷推進的背景下，建設(shè)工程也更加多樣化、施工內(nèi)容也趨于復(fù)雜化以往檔案管理工作中存在的弊端也開始顯現(xiàn)出來。因此，對建設(shè)工程的檔案管理工作提出了更高的要求。各城建部門需要結(jié)合工程實踐，不斷的創(chuàng)新和完善建設(shè)工程檔案管理工作，以此提升檔案管理工作的質(zhì)量。

2? 工程建設(shè)項目檔案管理創(chuàng)新的意義

2.1? 建設(shè)工程檔案是工程重要的組成部分

建設(shè)工程檔案自工程項目立項審批就已經(jīng)產(chǎn)生，其伴隨著工程的施工而逐漸產(chǎn)生并且完善，因此建設(shè)工程檔案和工程項目密不可分，在工程開展之初，需要檔案管理部門做好工程檔案管理工作，比如施工材料信息、材料出廠合格證明、各類建材的抽檢記錄等，進而確保材料符合施工要求。同時，對材料使用的用量、配比等數(shù)據(jù)也要詳細記錄，以上都是工程建設(shè)的重要依據(jù)，是實現(xiàn)工程竣工的重要保證[2]。

2.2? 建設(shè)工程檔案是工程質(zhì)量的真實反映

在科技不斷發(fā)展的今天，在審核工程質(zhì)量的手段上也愈加規(guī)范化、科學(xué)化，當(dāng)前的建設(shè)工程已經(jīng)推行精細化管理，對工程項目質(zhì)量的評定也推出了相應(yīng)的評價體系，同時評價體系也在不斷完善，當(dāng)前的評價體系不再是主觀的根據(jù)建設(shè)進度和效果評定，而是以圖紙、數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)打造的體系標準。同時，工程的施工和竣工審核也要以完整的檔案資料為依據(jù)，并且對指標做量化分析，以此對建設(shè)工程的質(zhì)量做出綜合的評價。因此，建設(shè)工程檔案可以真實、直接的反應(yīng)出工程質(zhì)量相關(guān)部門在評價工程項目時必須將工程檔案作為主要評定依據(jù)[3]。

2.3? 建設(shè)工程檔案管理是保證工程質(zhì)量的重要手段

工程建設(shè)項目自立項之初就要整理和歸納與建設(shè)相關(guān)的資料，并且貫穿與整個建設(shè)項目之中，其中包括：a立項;b審核;c報價;d設(shè)計;e各項支出;f施工流程;g所用設(shè)備、材料，這些內(nèi)容需要項目管理單位明確對施工單位提出，使施工單位切實做好工程檔案的管理工作，樹立高度的責(zé)任意識。具體說來：在工程檔案管理中要有專人負責(zé)，項目管理單位需要定期對檔案工作開展情況指導(dǎo)，在工程竣工后要及時做好檔案預(yù)驗收，以保證檔案質(zhì)量滿足驗收要求，便于進行竣工驗收，最終將完整、詳實的檔案上交到檔案管理部門。開展檔案管理工作的重要意義還在于可以減少隱性失誤，起到查漏補缺的作用，并且減少糾紛，有效預(yù)防發(fā)生工程事故。

3? 如何進行工程檔案管理的創(chuàng)新

3.1? 加強檔案管理意識，提高檔案管理人員素質(zhì)

以往由于部分施工單位領(lǐng)導(dǎo)檔案管理意識缺乏、施工隊伍流動性大等原因，導(dǎo)致檔案管理力度不足，文件流向不清、資料不齊，甚至存在竣工之前的查找和補全資料，為改善這種情況，實現(xiàn)需要施工單位的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作重視，對檔案管理部門的工作開展提出高要求，要求個部門加強對檔案管理工作的支持，并且通過會議、宣傳欄等傳輸檔案的重要性和加強檔案管理的法制教育，使檔案管理人員融合全新的工作理念。此外，施工單位要在人員錄用上嚴把關(guān)，為檔案管理部門配備專業(yè)的人員，對業(yè)務(wù)能力和職業(yè)素養(yǎng)進行全面的考核，并且定期對檔案管理人員進行考核，加強法律和法規(guī)的教育，鼓勵檔案管理人員多掌握土建、水、暖、電等相關(guān)的知識，這樣可以不斷提升檔案管理工作的效率[4]。

3.2? 確保檔案的真實和完整性，滿足工程建設(shè)要求

工程檔案作為工程質(zhì)量檢測的重要和依據(jù)，需要檔案管理人員在工作中保證檔案的真實性和完整性，不僅要采集到原始數(shù)據(jù)作為紙質(zhì)憑證，還要做好電子備份，以免相關(guān)文件資料的丟失，在檔案管理部門要對不同類型的檔案分類擺放，定期收錄，要保證檔案資料的真實可靠。由于工程建設(shè)具有長期性、持續(xù)性的特點，要在工程的以下三個階段對資料和數(shù)據(jù)的采集、文件整理、系統(tǒng)錄入都要保證檔案資料可以成為工程建設(shè)的有利佐證，其中包括：a工程準備階段;b工程施工階段;c工程竣工階段。

3.3 打造網(wǎng)絡(luò)化管理體系，提升檔案管理的工作效率

首先，檔案管理部門要建立電子文檔數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。在信息時代下，建設(shè)工程的每一項管理工作都離不開先進的技術(shù)支持，對于檔案管理這項需要搜集、整合大量信息的工作更是如此。電子文檔數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)涵蓋大量的工程數(shù)據(jù)、建設(shè)項目多樣，可以極大的提升檔案管理工作效率，其打造和正常運行離不開高素質(zhì)的信息管理人才，需要在工作中確保數(shù)據(jù)的安全，防止信息的泄露。其次，要組織建立和利用內(nèi)部局域網(wǎng)。建設(shè)工程的檔案管理部門在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下可以構(gòu)建局域網(wǎng)，檔案管理人員在信息的上傳和檢索中可以提升檔案管理質(zhì)量，同時還可以便于相關(guān)部門的查閱。同時，檔案管理部門要改變傳統(tǒng)工作模式，建立電子文件自動上傳窗口，進而檔案館服務(wù)器的歸檔效率。最后，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，信息反饋更加及時，并且各個工程建設(shè)的檔案管理部門之間聯(lián)系更加密切，未來也會進一步加強信息資源的共享，這對于檔案管理工作的開展以及建設(shè)事業(yè)的進步都大有益處[5]。

3.4? 加強對電子檔案的歸檔，提升檔案管理信息的準確性

首先，要增強歸檔意識。當(dāng)前的建設(shè)工程檔案管理普遍采用信息技術(shù)加強檔案管理，在進行電子歸檔時主要是利用數(shù)字信息技術(shù)作為存儲方式。檔案管理人員要加強和信息部門的配合，讓各個部門都意識嚴格遵守電子檔案的歸檔規(guī)范，這樣也更加便于工作的開展。其次，要做好電子公文的收集和歸檔。建設(shè)工程單位要設(shè)立電子公文歸檔模塊，全程監(jiān)控電子公文流轉(zhuǎn)過程，依據(jù)《黨政機關(guān)電子公文元數(shù)據(jù)規(guī)范》的相關(guān)要求對數(shù)據(jù)進行采集，以確保電子公文內(nèi)容齊全，滿足歸檔要求。最后，要利用好多媒體檔案歸檔。建設(shè)工程檔案管理中可以制訂照片、音頻、視頻等多種類別多媒體電子檔案數(shù)據(jù)的歸檔標準，進而提升歸檔效果。

4? 結(jié)束語

綜上所述，檔案管理工作在當(dāng)前的工程項目中具有重要作用，其不僅可以推動工程建設(shè)良好的開展，減少施工中出現(xiàn)的問題，進而保證良好的工程效益。因此，加強檔案管理意識，提高檔案管理人員素質(zhì)，并且確保檔案的真實和完整性，滿足工程建設(shè)要求。此外，還要打造網(wǎng)絡(luò)化管理體系，提升檔案管理的工作效率。在今后的社會發(fā)展中，工程建設(shè)項目檔案還會持續(xù)發(fā)揮更大的作用，需要實現(xiàn)對檔案管理不斷創(chuàng)新。

參考文獻：

[1] 彭麗明.建設(shè)工程檔案管理創(chuàng)新探討[J].城建檔案，2018（3）：25～26.

[2] 潘霞.建設(shè)工程檔案管理創(chuàng)新探討[J].居業(yè)，2018，130（11）：155+157.

[3] 邢月鵬.建設(shè)工程檔案歸檔管理創(chuàng)新路徑研究[J].卷宗，2017（26）.

[4] 謝艷.工程建設(shè)項目檔案管理創(chuàng)新的建議措施[J].城建檔案，2017（6）：49～50.

[5] 陳錦清.公路工程檢測檔案信息化管理創(chuàng)新方法研究[J].企業(yè)文化旬刊，2016（5）：44～46.