新時代新建企業公文流轉“三大建”

石磬

摘 要：公文流轉是企業各項工作正常運轉的基礎保障，每一個現代企業自籌組之日開始，便源源不斷地接到上級單位、其他單位的各類公文。公文在企業中的上傳下達、流轉反饋對各項工作的積極推進及企業的快速發展意義重大。本文以新時代新成立的中央大型國有企業的公文流轉如何從無走上規范高效為背景，從建流程、建系統、建隊伍“三大建”著手分析企業的公文流轉建設與管理，為新建企業的公文流轉工作提供些許借鑒。

關鍵詞：新建企業;文流轉;“三大建”;建流程;建系統;建隊伍

一、流程建設關鍵要素

為了區分處理公文的不同主體，明確各自工作責任，提高企業各項工作的完成效率，企業首先需要結合實際工作情況，針對不同種類的公文建立其流轉流程。

公文流轉主要分為發文流轉和收文流轉兩大類。發文流轉一般分為兩種類型。一是公司發文流轉。涉及重大事項的發文必須是公司發文，部門不能代表公司進行發文。二是部門發文流轉。部門發文一般為部門日常工作，由部門內部自行管理。部門發文主送主要為企業總部各部門或所屬各單位，對外發文原則上須公司發文。收文流轉一般分為6種不同情況：一是上級重要的涉及全局事項的辦件處理工作流程;二是上級較為重要的涉及局部事項的辦件處理工作流程;三是上級一般日常事務性辦件及所屬單位請示件處理工作流程;四是上級重要的涉及全局事項的閱件處理工作流程;五是較為重要的涉及局部事項的閱件處理工作流程;六是一般日常事務性閱件處理工作流程。前三類屬于辦件，后三類屬于閱件。

（一）發文流轉流程

（1）擬稿。承辦人在OA系統起草發文。（2）核稿。承辦人所在部門指定人員在OA系統中對發文進行核稿。（3）部門領導審核。發文提交部門領導審核。（4）會簽。根據需要相關部門對發文進行會簽。（5）簽發。公司發文由公司領導簽發;部門發文由部門領導審核后即可發文，無需公司主要領導簽發。（6）登記編號。公司發文由辦公室統一登記編號;部門發文由發文部門膳印人員登記編號。（7）校對。公司發文：辦公室對發文的格式、常見錯別字進行校對;承辦人對發文的內容、錯別字等進行校對。部門發文：發文部門膳印人員對發文的格式、常見錯別字進行校對;承辦人對發文的內容、錯別字等進行校對。（8）膳印。公司發文由辦公室辦理膳印;部門發文由發文部門膳印人員辦理膳印。（9）分發。承辦人分發發文。（10）歸檔。辦公室統一歸檔。

（二）收文之辦件流轉流程

（1）簽收。辦公室對接收文件簽收登記。（2）初步審核。辦公室對公文的文種、格式、內容是否符合行文規則和要求進行初步審核。（3）登記編號。辦公室將公文的標題、密級、緩急、來文字號、文種等進行登記。（4）審核分辦。辦公室提出分辦意見，明確主辦部門，提交公司領導或相關部門。上級重要的涉及全局事項的辦件，提交主要領導批示;上級較為重要的涉及局部事項的辦件，先提交分管領導批示，分管領導批示需要主要領導批示的辦件，再提交主要領導批示。上級一般日常事務性辦件及所屬單位請示件，提交承辦部門承辦。（5）承辦。不需要公司領導簽批的事項由承辦部門直接辦理。承辦部門根據需要報上級領導審批。辦結后，具體承辦人在處理單上簡要簽注承辦結果。（6）歸檔。文件辦結后，由承辦人提交部門兼職檔案員預歸檔，由部門兼職檔案員提交辦公室歸檔。

（三）收文之閱件流轉流程

（1）簽收。辦公室對接收文件簽收登記。（2）初步審核。辦公室對公文的文種、格式、內容是否符合行文規則和要求進行初步審核。（3）登記編號。辦公室將公文的標題、密級、緩急、來文字號、文種等進行登記。（4）審核分辦。上級重要的涉及全局事項的重要閱件提交主要領導批示，按照主要領導批示，送閱至分管領導和相關部門。較為重要的涉及局部事項的閱件，先提交分管領導批示;分管領導批示需要主要領導批示的閱件，再提交主要領導批示;最后提交相關部門閱知;一般日常事務性閱件，先提交相關部門閱知;相關部門簽注需要分管領導主管領導批示的閱件，再提交主管領導批示;主管領導批示需要主要領導批示的閱件，再提交主要領導批示。（5）承辦。承辦部門根據公司領導意見具體辦理事項，不需要領導簽批的事項直接辦理。辦結后，具體承辦人在處理單上簡要簽注承辦結果。（6）歸檔。文件辦結后，由承辦人提交部門兼職檔案員預歸檔，由部門兼職檔案員提交辦公室歸檔。

（四）繪制公文流轉示意圖

明確了不同種類公文的流轉流程后，企業可針對不同種類的發文和收文分別繪制其對應的流程圖，如圖1所示。下面以公司發文為例，舉例說明公文流轉示意圖的繪制方法。

二、系統建設提供保障

建立了公文流轉流程之后，如果希望公文流轉更加便捷、不同主體處理過程記錄更加清晰、公文保存更加完整全面以及進一步實現無紙化辦公，可以建設電子公文流轉系統。這不僅是一項工程浩大的信息化建設項目，而且需要有可靠的人力保障。企業需要配備技術人員與系統開發公司長期對接，不斷根據企業公文流轉工作的新變化、新需求，對電子公文系統進行開發、升級與完善。

企業在籌備組建階段，電子公文流轉系統未建成之前，公文流轉依托于紙質版本文件和承辦人跑簽。當企業的電子公文流轉系統建設完成之后，之前紙質版本的文件以及跑簽式流轉，將整體轉化到計算機和手機終端完成。只要有網絡，公文流轉鏈條上的不同主體將不受時間、空間限制，隨時隨地處理流轉到各自環節的公文。

三、隊伍建設錦上添花

（一）確立企業總部各部門文書

隨著企業各項工作有序推進，公司及各部門發文量日益增多，為保證公司及各部門的公文處理更加規范高效，更好地服務于企業生產經營的中心工作，就需要各部門確立一名部門文書。部門文書作為公司各部門、各事業部公文管理工作聯絡人，負責對本部門的“部門發文”進行校對、編號、膳印，指導本部門人員完成公文流轉工作。企業則階段性對部門文書進行電子公文流轉系統的使用操作、公文格式、行文規則、擬制與辦理等專項培訓。

（二）加強企業所屬各單位文書管理

除了各部門的文書人員之外，企業各下屬單位也有固定的文書。企業各下屬單位報送給企業的請示、報告等各種公文，由其發文人員編號膳印;企業對所屬各單位下達工作任務的各類通知，通過下屬單位的收文人員傳送至各單位。企業所屬各單位的文書是企業公文流轉工作的重要組成部分，需要加強培訓與管理。

企業所屬單位及其公文流轉工作，可以分為兩種類型。一是企業成立之初劃給企業的成立時間較久的下屬單位。這類單位具有穩定的文書人員及豐富的公文流轉管理經驗，公文流轉工作較為順暢。二是企業成立之后，陸續新成立的所屬單位。這類所屬單位剛剛成立，甚至辦公地點還在裝修過程中，不具備公文流轉經驗，需要從各個方面加以引導、管理。當完成了公文流轉“三大建”——建流程、建系統、建隊伍，新成立企業的公文流轉管理工作就從無走上了正軌，并將在短期內逐漸規范與高效，達到新時代對企業公文流轉的新要求。

參考文獻：

[1]中國國家標準化管理委員會.《黨政機關電子公文系統建設規范》（GB/T33482-2016）[Z].中國標準出版社，2016.

[2]中國國家標準化管理委員會.《黨政機關電子公文系統運行維護規范》（GB/T33483-2016）[Z].中國標準出版社，2016.