淺談農(nóng)機(jī)電子檔案的安全有效管理

周衛(wèi)務(wù)

摘 要：近年來(lái)，檔案管理的信息化、電子化已成為我國(guó)檔案管理事業(yè)的常態(tài)，鑒于農(nóng)機(jī)設(shè)備在促進(jìn)我國(guó)農(nóng)業(yè)生產(chǎn)發(fā)展和“新農(nóng)村”建設(shè)中的積極作用。因此，做好農(nóng)機(jī)電子檔案管理工作，同樣意義重大，也是當(dāng)前我們農(nóng)機(jī)管理工作的一個(gè)重要課題。本文結(jié)合多年檔案管理經(jīng)驗(yàn)，具體從“加強(qiáng)安全管理，維護(hù)農(nóng)機(jī)電子檔案信息安全”“加強(qiáng)技術(shù)投入，為農(nóng)機(jī)安全管理提供科學(xué)數(shù)據(jù)支撐”“強(qiáng)化信息安全，實(shí)現(xiàn)信息共享”三大方面，就如何做好農(nóng)機(jī)電子檔案的安全、有效管理進(jìn)行了比較詳細(xì)的分析探討，以供參考。

關(guān)鍵詞：農(nóng)機(jī)電子檔案;安全;有效;管理

當(dāng)前，我國(guó)農(nóng)業(yè)發(fā)展已經(jīng)從傳統(tǒng)農(nóng)業(yè)邁入機(jī)械化、產(chǎn)業(yè)化、科技化、現(xiàn)代化的行列，越來(lái)越多的高精尖農(nóng)業(yè)生產(chǎn)設(shè)備在促進(jìn)農(nóng)業(yè)生產(chǎn)發(fā)展和“新農(nóng)村”建設(shè)中發(fā)揮著重要的積極作用。因此，不斷提升農(nóng)機(jī)檔案管理水平，不但是農(nóng)機(jī)安全管理工作的重要組成部分，更是保證各地市/縣農(nóng)業(yè)發(fā)展的重中之重。具體到農(nóng)機(jī)電子檔案，做好該工作，對(duì)于促進(jìn)農(nóng)機(jī)檔案資料的整理、保管和利用，從而為農(nóng)機(jī)安全生產(chǎn)監(jiān)督管理提供更科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的服務(wù)有著重要的意義。但另一方面，因電子檔案的特殊性質(zhì)，以及我國(guó)各檔案管理部門在這方面起步較晚，故實(shí)踐工作中仍存在一些問(wèn)題，比如信息安全問(wèn)題以及服務(wù)功能問(wèn)題等。基于此，本文結(jié)合多年農(nóng)機(jī)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，就如何做好農(nóng)機(jī)電子檔案的安全、有效管理進(jìn)行分析探討，以供參考。

一、加強(qiáng)安全管理，維護(hù)農(nóng)機(jī)電子檔案信息安全

相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理，電子檔案具有明顯的傳輸便宜、易于查找以及處理迅速等多項(xiàng)優(yōu)勢(shì)，因此近年來(lái)隨著我國(guó)信息數(shù)字化的快速發(fā)展，農(nóng)機(jī)電子檔案在農(nóng)機(jī)管理工作中已呈常態(tài)化，在提高農(nóng)機(jī)檔案信息的實(shí)效性、增強(qiáng)農(nóng)機(jī)檔案的社會(huì)服務(wù)功能等方面發(fā)揮了重要作用。但也由于電子檔案性質(zhì)的特殊性，這也就決定了其在使用過(guò)程中不可避免地會(huì)給農(nóng)機(jī)檔案管理工作帶來(lái)了一些與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理不同的安全問(wèn)題。概括起來(lái)，主要表現(xiàn)在如下幾大方面：一是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)自身具有較強(qiáng)的不穩(wěn)定性。總體而言，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)雖然近年來(lái)發(fā)展迅速，但作為新興產(chǎn)業(yè)其本身還遠(yuǎn)沒(méi)有達(dá)到完善的程度，如無(wú)論是硬件還是軟件都有一定的薄弱環(huán)節(jié)，硬件的物理?yè)p壞（如硬盤的損壞、設(shè)備的使用壽命到期、外力破損等）、操作失誤（如刪除文件、格式化硬盤等）以及軟件的被篡改、盜用、破壞等安全性問(wèn)題長(zhǎng)期存在，尤其是計(jì)算機(jī)軟件一旦被修改或破壞，不但會(huì)造成數(shù)據(jù)的泄露或被截取，甚至可能造成整個(gè)系統(tǒng)的癱瘓，危害巨大。二是計(jì)算機(jī)病毒的潛在危害無(wú)所不在。計(jì)算機(jī)病毒具有強(qiáng)大的隱蔽性、傳染性、破壞性以及攻擊的主動(dòng)性、針對(duì)性、衍生性等，因此一旦遭遇病毒攻擊則將可能會(huì)給農(nóng)機(jī)電子檔案帶來(lái)不可想象的巨大危害。三是農(nóng)機(jī)電子檔案信息載體本身具有一定的不安全性。傳統(tǒng)農(nóng)機(jī)紙質(zhì)檔案的安全技術(shù)方面更多的是強(qiáng)調(diào)妥善保管，嚴(yán)格遵循管理制度借閱、利用檔案等，而農(nóng)機(jī)電子檔案的科技性則決定其在安全技術(shù)方面要求更高，電子檔案的載體尤其磁性載體一旦保管不當(dāng)，很可能出現(xiàn)老化和磁性的自然衰減，從而造成農(nóng)機(jī)電子檔案信息的丟失或讀出錯(cuò)誤。綜合以上分析，要切實(shí)維護(hù)農(nóng)機(jī)電子檔案的信息安全，我們必須針對(duì)性地根據(jù)電子檔案的特性和存在的安全隱患，強(qiáng)化安全管理，從嚴(yán)格確保網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的物理安全、網(wǎng)絡(luò)的系統(tǒng)安全、應(yīng)用系統(tǒng)的安全以及電子檔案載體的安全等方面切實(shí)采取針對(duì)性的措施。以網(wǎng)絡(luò)的系統(tǒng)安全為例，主要措施包括將網(wǎng)絡(luò)分成不同安全級(jí)別的網(wǎng)絡(luò)段、采用信息加密技術(shù)等等，又如針對(duì)農(nóng)機(jī)電子檔案載體可采擇優(yōu)選購(gòu)好產(chǎn)品、保證電子載體工作環(huán)境良好、做好定期的檢測(cè)和拷貝以及嚴(yán)格執(zhí)行雙備份制度等，從而全方位地做好安全防護(hù)措施，以確保農(nóng)機(jī)電子檔案在發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)的同時(shí)又能有效保證信息的安全。

二、加強(qiáng)技術(shù)投入，為農(nóng)機(jī)安全管理提供科學(xué)數(shù)據(jù)支撐

實(shí)踐中，由于電子檔案具有內(nèi)容眾多、數(shù)量龐大、種類繁雜等特點(diǎn)，如以種類劃分來(lái)說(shuō)，就包括拖拉機(jī)、微耕機(jī)、聯(lián)合收割機(jī)、大型農(nóng)業(yè)機(jī)械、果蔬烘干機(jī)等各種海量數(shù)據(jù)，此外這些農(nóng)機(jī)設(shè)備下的各項(xiàng)指標(biāo)同樣是農(nóng)機(jī)電子檔案需要收集、整理的信息，因此，面對(duì)如此龐大、冗雜的信息量，管理人員在收集農(nóng)機(jī)設(shè)備的各項(xiàng)指標(biāo)和數(shù)據(jù)時(shí)不但工作量龐大，且在實(shí)踐工作中，因種種原因，依然存在一些突出問(wèn)題。如，農(nóng)機(jī)設(shè)備的使用性能和安全指標(biāo)往往呈現(xiàn)波動(dòng)狀態(tài)，這也就決定了電子檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)必須處于不斷的更新?tīng)顟B(tài)，以保證數(shù)據(jù)的保真性和時(shí)效性，這也是保證農(nóng)機(jī)設(shè)備安全性的一個(gè)重要基礎(chǔ)，然而目前這依然是電子檔案管理工作的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)。又如，當(dāng)前各地市/縣農(nóng)機(jī)設(shè)備的電子檔案管理系統(tǒng)雖然已經(jīng)基本上形成，但在內(nèi)容存錄方面依然存在大量缺口，基本上只收集了大中小型拖拉機(jī)、微耕機(jī)、聯(lián)合收割機(jī)等農(nóng)業(yè)機(jī)械，其余農(nóng)機(jī)設(shè)備的電子檔案系統(tǒng)尚待完善。此外，雖然目前農(nóng)機(jī)設(shè)備的管理在總體上更側(cè)重于小型、大中型拖拉機(jī)、微耕機(jī)、聯(lián)合收割機(jī)等，對(duì)其他農(nóng)機(jī)設(shè)備缺乏數(shù)據(jù)的收集，但僅大中小型拖拉機(jī)、微耕機(jī)、聯(lián)合收割機(jī)等農(nóng)業(yè)機(jī)械便包含了大量的信息，檔案管理人員在管理過(guò)程中難免存在一些混亂，從而可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)難以尋找，不利于電子文件的查閱、利用，從而造成電子檔案的資源利用度定不足。以上這些，都不利于農(nóng)機(jī)電子檔案管理為農(nóng)機(jī)安全管理工作提供科學(xué)、全面必要的數(shù)據(jù)支持，極大地削弱了農(nóng)機(jī)電子檔案的服務(wù)功能。因此，如何在海量的數(shù)據(jù)管理工作中合理地對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行整合和利用，以通過(guò)完善的電子檔案管理實(shí)現(xiàn)對(duì)農(nóng)機(jī)設(shè)備的安全管理，也應(yīng)當(dāng)是我們檔案管理工作應(yīng)關(guān)注的一個(gè)重要問(wèn)題。針對(duì)以上問(wèn)題，加強(qiáng)技術(shù)投入是根本。首先，針對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)更新問(wèn)題，在條件許可的情況下可以建立一個(gè)實(shí)時(shí)的安全監(jiān)管系統(tǒng)，從而既有效緩解了以往工作中反復(fù)收集農(nóng)機(jī)設(shè)備的數(shù)據(jù)以及對(duì)比農(nóng)機(jī)設(shè)備的數(shù)據(jù)等繁瑣難題，又能實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)信息的不斷更新采集，大大提升工作效率。其次，針對(duì)農(nóng)機(jī)電子檔案缺口大，利用度較低的問(wèn)題，應(yīng)從源頭上入手加以解決，比如在經(jīng)銷商出庫(kù)時(shí)就形成農(nóng)機(jī)設(shè)備數(shù)據(jù)庫(kù)與用戶的信息，如此既能更方便農(nóng)機(jī)安全管理部門管理，又大大減少了以往對(duì)于這方面的財(cái)力、人力投入，更能有效確保信息收集的完整性、時(shí)效性，如此，才能最大效率地為農(nóng)機(jī)安全管理提供保障。

三、強(qiáng)化信息安全，實(shí)現(xiàn)信息共享

當(dāng)前我國(guó)雖然各單位各部門基本都實(shí)現(xiàn)了信息化、電子化，但信息共享困難，交叉管理的現(xiàn)象依然長(zhǎng)期存在，具體到農(nóng)業(yè)機(jī)械相關(guān)信息的管理依然如此。具備道路行駛基本功能是當(dāng)前大型農(nóng)機(jī)設(shè)備的基本功能，也因此使得農(nóng)業(yè)機(jī)械信息實(shí)際上雖然屬于農(nóng)業(yè)部門監(jiān)督與管理的基本信息，但針對(duì)農(nóng)業(yè)機(jī)械工具交管部門也頒發(fā)了專門的號(hào)牌進(jìn)行統(tǒng)一的管理。從原則上說(shuō)對(duì)于這些數(shù)據(jù)信息的采集工作，交管部門基本上是按照農(nóng)機(jī)監(jiān)理部門提供的原始檔案來(lái)進(jìn)行管理的，但實(shí)踐中很多地方的農(nóng)業(yè)機(jī)械“一牌多機(jī)”“一機(jī)多牌”甚至是無(wú)證無(wú)牌的現(xiàn)象依然長(zhǎng)期存在。究其原因，一是農(nóng)機(jī)設(shè)備在錄入登記過(guò)程中可能出現(xiàn)誤操作，二是由于交管部門與農(nóng)機(jī)監(jiān)理部門之間的農(nóng)機(jī)原始數(shù)據(jù)信息不一致所致。如此，既影響了農(nóng)機(jī)電子檔案的統(tǒng)一管理，同樣給交通管理埋下巨大的安全隱患。要解決該問(wèn)題，關(guān)鍵是加強(qiáng)信息安全的原則下實(shí)現(xiàn)信息共享。因此，實(shí)踐中，在完整錄入農(nóng)機(jī)電子信息并結(jié)合不同類別做好分類管理后，應(yīng)秉承信息資源優(yōu)化處理的原則在可控范圍內(nèi)按照行政職能的有效劃分實(shí)現(xiàn)電子信息資源的共享。但由上文分析我們知道，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下農(nóng)機(jī)電子檔案本身存在較大的安全隱患，因此在實(shí)現(xiàn)電子信息資源共享的過(guò)程中一定要強(qiáng)調(diào)對(duì)信息資源的調(diào)取、下載、傳輸?shù)陌踩浴Ｓ绕涫轻槍?duì)一些實(shí)踐中可能出現(xiàn)的需要透過(guò)非涉密計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)調(diào)取的情況，在調(diào)取過(guò)程中一定要嚴(yán)格做好與外網(wǎng)信息之間的物理隔絕，嚴(yán)禁采用未經(jīng)安全防護(hù)措施檢測(cè)的物理數(shù)據(jù)存儲(chǔ)器對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份操作，如此，才能最大化地確保農(nóng)機(jī)電子信息的完整性與安全性。

總之，檔案在農(nóng)機(jī)安全管理工作中發(fā)揮著重要的作用，近年來(lái)，隨著我國(guó)農(nóng)業(yè)機(jī)械化發(fā)展步伐的越走越快，我們不但要做好農(nóng)機(jī)電子檔案的安全有效管理，以充分發(fā)揮其應(yīng)有的服務(wù)功能，更應(yīng)該在檔案管理過(guò)程中不斷結(jié)合實(shí)際情況，積極、主動(dòng)地探索新的管理方法和策略，從而為農(nóng)機(jī)推廣與利用提供更為有效的支持。

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