淺談農機電子檔案的安全有效管理

周衛務

摘 要：近年來，檔案管理的信息化、電子化已成為我國檔案管理事業的常態，鑒于農機設備在促進我國農業生產發展和“新農村”建設中的積極作用。因此，做好農機電子檔案管理工作，同樣意義重大，也是當前我們農機管理工作的一個重要課題。本文結合多年檔案管理經驗，具體從“加強安全管理，維護農機電子檔案信息安全”“加強技術投入，為農機安全管理提供科學數據支撐”“強化信息安全，實現信息共享”三大方面，就如何做好農機電子檔案的安全、有效管理進行了比較詳細的分析探討，以供參考。

關鍵詞：農機電子檔案;安全;有效;管理

當前，我國農業發展已經從傳統農業邁入機械化、產業化、科技化、現代化的行列，越來越多的高精尖農業生產設備在促進農業生產發展和“新農村”建設中發揮著重要的積極作用。因此，不斷提升農機檔案管理水平，不但是農機安全管理工作的重要組成部分，更是保證各地市/縣農業發展的重中之重。具體到農機電子檔案，做好該工作，對于促進農機檔案資料的整理、保管和利用，從而為農機安全生產監督管理提供更科學、標準、規范的服務有著重要的意義。但另一方面，因電子檔案的特殊性質，以及我國各檔案管理部門在這方面起步較晚，故實踐工作中仍存在一些問題，比如信息安全問題以及服務功能問題等。基于此，本文結合多年農機檔案管理經驗，就如何做好農機電子檔案的安全、有效管理進行分析探討，以供參考。

一、加強安全管理，維護農機電子檔案信息安全

相較于傳統紙質檔案管理，電子檔案具有明顯的傳輸便宜、易于查找以及處理迅速等多項優勢，因此近年來隨著我國信息數字化的快速發展，農機電子檔案在農機管理工作中已呈常態化，在提高農機檔案信息的實效性、增強農機檔案的社會服務功能等方面發揮了重要作用。但也由于電子檔案性質的特殊性，這也就決定了其在使用過程中不可避免地會給農機檔案管理工作帶來了一些與傳統紙質檔案管理不同的安全問題。概括起來，主要表現在如下幾大方面：一是計算機系統自身具有較強的不穩定性。總體而言，計算機系統雖然近年來發展迅速，但作為新興產業其本身還遠沒有達到完善的程度，如無論是硬件還是軟件都有一定的薄弱環節，硬件的物理損壞（如硬盤的損壞、設備的使用壽命到期、外力破損等）、操作失誤（如刪除文件、格式化硬盤等）以及軟件的被篡改、盜用、破壞等安全性問題長期存在，尤其是計算機軟件一旦被修改或破壞，不但會造成數據的泄露或被截取，甚至可能造成整個系統的癱瘓，危害巨大。二是計算機病毒的潛在危害無所不在。計算機病毒具有強大的隱蔽性、傳染性、破壞性以及攻擊的主動性、針對性、衍生性等，因此一旦遭遇病毒攻擊則將可能會給農機電子檔案帶來不可想象的巨大危害。三是農機電子檔案信息載體本身具有一定的不安全性。傳統農機紙質檔案的安全技術方面更多的是強調妥善保管，嚴格遵循管理制度借閱、利用檔案等，而農機電子檔案的科技性則決定其在安全技術方面要求更高，電子檔案的載體尤其磁性載體一旦保管不當，很可能出現老化和磁性的自然衰減，從而造成農機電子檔案信息的丟失或讀出錯誤。綜合以上分析，要切實維護農機電子檔案的信息安全，我們必須針對性地根據電子檔案的特性和存在的安全隱患，強化安全管理，從嚴格確保網絡設備的物理安全、網絡的系統安全、應用系統的安全以及電子檔案載體的安全等方面切實采取針對性的措施。以網絡的系統安全為例，主要措施包括將網絡分成不同安全級別的網絡段、采用信息加密技術等等，又如針對農機電子檔案載體可采擇優選購好產品、保證電子載體工作環境良好、做好定期的檢測和拷貝以及嚴格執行雙備份制度等，從而全方位地做好安全防護措施，以確保農機電子檔案在發揮其優勢的同時又能有效保證信息的安全。

二、加強技術投入，為農機安全管理提供科學數據支撐

實踐中，由于電子檔案具有內容眾多、數量龐大、種類繁雜等特點，如以種類劃分來說，就包括拖拉機、微耕機、聯合收割機、大型農業機械、果蔬烘干機等各種海量數據，此外這些農機設備下的各項指標同樣是農機電子檔案需要收集、整理的信息，因此，面對如此龐大、冗雜的信息量，管理人員在收集農機設備的各項指標和數據時不但工作量龐大，且在實踐工作中，因種種原因，依然存在一些突出問題。如，農機設備的使用性能和安全指標往往呈現波動狀態，這也就決定了電子檔案系統的數據必須處于不斷的更新狀態，以保證數據的保真性和時效性，這也是保證農機設備安全性的一個重要基礎，然而目前這依然是電子檔案管理工作的一個薄弱環節。又如，當前各地市/縣農機設備的電子檔案管理系統雖然已經基本上形成，但在內容存錄方面依然存在大量缺口，基本上只收集了大中小型拖拉機、微耕機、聯合收割機等農業機械，其余農機設備的電子檔案系統尚待完善。此外，雖然目前農機設備的管理在總體上更側重于小型、大中型拖拉機、微耕機、聯合收割機等，對其他農機設備缺乏數據的收集，但僅大中小型拖拉機、微耕機、聯合收割機等農業機械便包含了大量的信息，檔案管理人員在管理過程中難免存在一些混亂，從而可能導致數據難以尋找，不利于電子文件的查閱、利用，從而造成電子檔案的資源利用度定不足。以上這些，都不利于農機電子檔案管理為農機安全管理工作提供科學、全面必要的數據支持，極大地削弱了農機電子檔案的服務功能。因此，如何在海量的數據管理工作中合理地對這些數據進行整合和利用，以通過完善的電子檔案管理實現對農機設備的安全管理，也應當是我們檔案管理工作應關注的一個重要問題。針對以上問題，加強技術投入是根本。首先，針對電子檔案管理系統的數據更新問題，在條件許可的情況下可以建立一個實時的安全監管系統，從而既有效緩解了以往工作中反復收集農機設備的數據以及對比農機設備的數據等繁瑣難題，又能實現對數據信息的不斷更新采集，大大提升工作效率。其次，針對農機電子檔案缺口大，利用度較低的問題，應從源頭上入手加以解決，比如在經銷商出庫時就形成農機設備數據庫與用戶的信息，如此既能更方便農機安全管理部門管理，又大大減少了以往對于這方面的財力、人力投入，更能有效確保信息收集的完整性、時效性，如此，才能最大效率地為農機安全管理提供保障。

三、強化信息安全，實現信息共享

當前我國雖然各單位各部門基本都實現了信息化、電子化，但信息共享困難，交叉管理的現象依然長期存在，具體到農業機械相關信息的管理依然如此。具備道路行駛基本功能是當前大型農機設備的基本功能，也因此使得農業機械信息實際上雖然屬于農業部門監督與管理的基本信息，但針對農業機械工具交管部門也頒發了專門的號牌進行統一的管理。從原則上說對于這些數據信息的采集工作，交管部門基本上是按照農機監理部門提供的原始檔案來進行管理的，但實踐中很多地方的農業機械“一牌多機”“一機多牌”甚至是無證無牌的現象依然長期存在。究其原因，一是農機設備在錄入登記過程中可能出現誤操作，二是由于交管部門與農機監理部門之間的農機原始數據信息不一致所致。如此，既影響了農機電子檔案的統一管理，同樣給交通管理埋下巨大的安全隱患。要解決該問題，關鍵是加強信息安全的原則下實現信息共享。因此，實踐中，在完整錄入農機電子信息并結合不同類別做好分類管理后，應秉承信息資源優化處理的原則在可控范圍內按照行政職能的有效劃分實現電子信息資源的共享。但由上文分析我們知道，網絡環境下農機電子檔案本身存在較大的安全隱患，因此在實現電子信息資源共享的過程中一定要強調對信息資源的調取、下載、傳輸的安全性。尤其是針對一些實踐中可能出現的需要透過非涉密計算機進行數據調取的情況，在調取過程中一定要嚴格做好與外網信息之間的物理隔絕，嚴禁采用未經安全防護措施檢測的物理數據存儲器對數據進行備份操作，如此，才能最大化地確保農機電子信息的完整性與安全性。

總之，檔案在農機安全管理工作中發揮著重要的作用，近年來，隨著我國農業機械化發展步伐的越走越快，我們不但要做好農機電子檔案的安全有效管理，以充分發揮其應有的服務功能，更應該在檔案管理過程中不斷結合實際情況，積極、主動地探索新的管理方法和策略，從而為農機推廣與利用提供更為有效的支持。

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