試析文書檔案管理的辦公自動化應用

劉玉梅

摘 要：文書檔案在我們日常工作有著重要的作用，文書檔案的管理也是一項非常艱巨的工作任務。傳統的文書管理方式，費時，工作內容十分的繁瑣。隨著改革形勢的不斷發展，辦公自動化系統的應用給人們的日常文書檔案管理工作提供了一個改革契機。怎樣才能提升文書檔案管理水平，以及如何才能及時快速的提供所需的檔案信息，是目前文書檔案管理需要解決的新問題。因此，本文針對于辦公自動化文化檔案管理應用方式，進行了探究。

關鍵詞：文書檔案管理;辦公自動化;應用分析

隨著社會經濟的進步與改革，只有不斷提高文書檔案管理水平以及管理工作效率，才能跟上新時代發展步伐。辦公自動化的應用推動了文書檔案管理工作的進步與發展，通過辦公自動化對文書檔案進行管理，不僅讓檔案工作更加的標準規范化，相對于傳統文書檔案管理的方式，還提高了工作效率。因此，自動化文化檔案管理應用是非常有必要的。

一、文書檔案的概念

文書檔案指的是企業單位以及機關單位在行政管理中產生的檔案，就是文書檔案，其中內容包括會議記錄、工作總結計劃、請假或報告通知等等。文書檔案在內容和形式上有一定的相似，所以統稱為文書檔案。對文書檔案進行管理和研究，能夠幫助事業單位順利開展內部工作。

二、實現辦公自動化文書檔案管理的重要作用

（一）獲取所需數據信息更加便利

信息化時代的來臨給文書檔案工作帶來一個改革的契機。通過計算機對檔案信息進行歸檔或錄入，不僅提高了工作效率，而且查找自己所需的數據和信息都非常方便，辦公自動化管理文書檔案，不僅提高了工作效率，還提升了文書檔案管理水平，更為重要的意義是減少了文書檔案管理十分繁瑣的工作過程。利用計算機進行檔案管理，對檔案系統進行定期維護，通過資源傳播和共享的方式來觀看自己所需要的檔案信息，自動化文書檔案管理比起傳統管理工作來說，更加的方便，從而提高了工作效率，減少了很多工作步驟。

（二）提升了文書檔案工作管理效率

伴隨著科技時代的不斷發展，自動化辦公對文書檔案管理人員提出了進一步的管理水平要求，要求管理人員不僅要有專業的檔案管理經驗，還必須要有專業的電子設備操作技能，同時管理人員比較具備較高的專業素養，稍有不慎，就會容易在操作過程中出現錯誤。傳統的文書檔案管理有很多的缺陷，不僅費時間，操作程序十分的繁瑣，人工操作工作量。信息時代的降臨，不僅簡化了檔案管理工作流程，還提升了工作管理效率，通過計算機技術的傳播和共享特點，不僅讓文書管理工作變得更加的輕松，還讓各行業之間更加方便溝通和交流。

三、提升辦公自動化進行文書檔案管理應用有效途徑

（一）完善辦公自動化硬件設備

怎樣才能更好的通過辦公自動化對文書檔案進行管理呢？首先，企業單位應該不斷完善硬件設備，因為硬件設備是保障辦公自動化落實的基礎。其次，為了保障文書檔案管理工作順利的進行，第二步就應該完善計算機網絡安全，定期對計算機網絡進行維護，建立防火墻，這樣才能保障文書檔案的安全性。也能更好的實行辦公自動化文書檔案管理，從而進一步的提高了檔案管理的工作效率，也減輕了人工檔案管理的壓力。

（二）加強企業內部專業管理團隊建設，注重培養管理人員專業水平

自動化辦公檔案管理工作的基礎保障就是需要擁有專業的管理團隊，受傳統檔案管理模式影響，很多人對管理人員的職業有錯誤的認知，覺得檔案管理員，就是單純的整理一下資料就可以了，看似簡單的工作實則只是片面化的認識。辦公自動化的到來，對檔案管理人員的專業素養提出了更高的要求，一個專業檔案管理員必須具備專業的計算機技能知識，還要熟練應用其他電子設備，以更加專業的水平嚴格要求自己有高的文化知識以及精湛的業務溝通能力，企業也應該定期對管理人員進行檔案業務培訓工作，從而全方面提升管理人員的全方面綜合能力，自身也要不斷的學習研究更多的檔案管理有效方式，創新文書管理途徑來進行更高效的檔案管理工作。利用自身的創新方式和現代化網絡技術相結合來不斷優化檔案資源管理，構建專業的團隊，可以更好的滿足市場需求以及順應時代發展的步伐。

四、結束語

目前，社會和現代化信息技術都在不斷的發展與改革中，為了跟上科技時代的發展步伐，我們應該不斷研究辦公自動化技術來進行文書檔案管理，在傳統文書檔案管理方式上，進一步完善辦公自動化檔案管理的有效途徑。如何利用辦公自動化進行更好的文書檔案管理，還需要企業單位從完善計算機自動化設備和專業團隊建設兩方面入手，不斷的加強管理團隊隊伍建設，定期對管理人員進行檔案管理專業化培訓，從而提升管理人員水準同時，也能提高整體的檔案管理水平，從而讓文書檔案管理工作順利的開展。辦公自動化管理檔案的方式，不僅讓文書檔案管理工作統一化、規范化、標準化。還讓檔案管理工作變得更加有效率，最終實現了自動化檔案管理工作上升到了一個新的發展層次。

參考文獻：

[1]黎炎慶.文書檔案管理的辦公自動化應用研究[J].辦公室業務，2019（04）：120.

[2]李莎莎.辦公自動化在文書檔案管理中的應用探究[J].辦公室業務，2018（19）：85.