ERP環境及集中核算模式下福建郵政企業往來賬款的管理及建議

林金

摘要：隨著ERP系統的上線和會計實現核算集中化，空間變化、業財關系的轉變和ERP系統本身的局限性，給福建郵政企業的往來賬管理提出巨大挑戰。本文圍繞ERP下往來模塊管理的優越性、郵政企業往來賬管理存在的主要問題以及如何加強ERP環境及集中核算模式下郵政行業往來賬管理這三個方面展開，尋求有效方法以此推進郵政企業往來賬管理的規范化和精細化。

關鍵詞：ERP系統;會計集中核算;往來賬款

2015年末，為了順利推進財務轉型升級，更好發揮財務對企業經營的全面支撐服務作用，福建省郵政實行了會計核算集中化，建立了會計核算中心，并以此為契機同步上線了ERP系統。ERP系統的推廣運用，幫助各級郵政企業的生產、市場開發、人、財等生產經營要素和環節集成為一個有機整體，讓郵政企業實現物流、資金流、信息流的集成化管理，提升企業的資源利用率，有利于企業經濟效益最大化目標的實現。

一、ERP應用下往來款模塊管理的優越性

根據會計準則，企業往來賬款主要包括應收賬款、其他應收款、預付賬款、應付賬款、其他應付款和預付賬款，是資產負債的重要組成部分。2015年之前，福建郵政企業一直使用的是NC財務系統，現在實行的ERP系統客戶化的往來賬模塊管理模式比傳統的NC往來核銷模式更精細化，主要表現在：第一，加強供應商和客戶的信息管理，嚴格執行供應商信息審核標準，及時維護供應商信息，確保供應商主數據質量。第二，往來賬模塊核算覆蓋更全面，對一些上線初期暫未納入模塊核算的往來科目，如“其他應付款-外部客商-其他”等科目，及時開展數據清理并納入相關模塊核算。第三，規范往來賬核算，及時梳理應付、內往、應收等模塊和資金平臺、業務前端清欠等核算流程，并嚴格按照模塊化管理要求進行核算，確保往來明細數據清晰?？傮w來說，通過ERP管理往來賬，為企業往來賬的數據處理提供了技術支持，有利于降低企業的資金成本，有效地推進郵政企業往來賬管理的規范化和精細化。

二、目前郵政企業往來賬管理存在的主要問題

作為勞動密集型和承擔著社會普遍服務義務的基礎性行業，往來未清事項多、賬齡周期長是目前福建郵政企業往來賬款管理最突出的問題。2015年末上線了ERP系統并同步實施會計集中核算化后，郵政企業的往來管理工作全部集中到會計核算中心統一處理，空間的變換，業財關系的變更，財務轉型升級的需求以及企業精細化管理的推進，都對郵政企業的往來賬款管理提出了更高的要求。再加上現階段ERP系統往來模塊本身系統的局限性，目前存在的主要問題有：

（一）往來賬款未清項數據基數巨大，長賬齡未清項較多，填列混亂。具體表現在：一是欠費長期未收回、代墊款項長期未結算。房租欠費、已到期的保證金押金和住房維修基金三年以上賬齡的很多，代墊出租的水電費收回不及時;二是零星稅金掛賬、預收款掛賬、代扣職工款項、尾差及科目調整長期未處理，串戶現象嚴重;三是數據填列不規范，包括日期填列不規范和債務人名稱填列不規范。掛賬日期與實際不符，基準日期填報有誤，填報單位將“原因、性質及內容”欄的內容與“債務人名稱”混淆。會計核算中心負責核算和清賬的會計人數有限，要想實現及時規范的往來賬務處理壓力很大。

（二）業財分離導致職責界面不清，信息傳遞不暢。NC財務核算模式下，會計人員和業務緊密聯合，清楚了解業務的發生，能夠較好發揮會計的審核和跟蹤清理職責?，F在實行會計集中核算，會計的核算職能劃入省會計核算中心，往來清賬職責也就集中到會計核算中心，會計人員與業務前端的距離拉大，對于分公司具體業務了解不夠明晰，對經濟事項是否真實有效無從查證，加上隨著核算功能的上劃地市公司往來管理責任意識逐漸淡化，使得全省的往來賬統計工作困難重重。

（三）受到現有系統不完善的限制，系統對往來賬自動核銷的支撐能力不足。雖然ERP對大部分往來科目實行模塊化核算，但仍有部分科目未納入模塊往來賬管理，且總賬模塊無法支持往來科目核銷，至今為止，還沒有一套完善的往來款自動勾挑系統模塊，主要通過建手工賬簿進行核銷，工作量大且易出錯。此外，現有系統無法自動清賬，也不能把未清的往來款按照同一經濟事項分類匹配和歸類，這樣就無法直觀地按照經濟業務顯示往來款未清情況。同時，系統無法實時跟蹤監控往來事項的發生、清賬和清理完結的全過程，也不能及時地通過系統把往來賬款的信息在省市之間、財務與業務之間進行傳遞反饋，只能通過人工導出數據然后郵件傳遞，這大大降低了往來賬款清理和持續跟蹤管理的效率。

三、加強ERP環境及集中核算模式下郵政行業往來賬管理的建議

（一）落實清晰往來賬款管理工作責任人

往來賬清理牽涉面比較廣，需要會計核算中心與全省各級單位業務部門和財務部門相互配合，共同協作。為做好全省往來賬清理工作，對往來款項實行責任人制度，落實責任主體，明確往來賬清理責任部門和崗位職責，定期核對往來款項的掛賬原因，同時制訂清理計劃。對每一筆往來款項，經辦人為第一責任人，承擔催收追繳職責，經辦人和經辦部門要做好往來款的登記備查工作，往來款入賬時，發票上必須有經辦人、驗收人、部門負責人和財務負責人等的簽字，以防對賬出現問題便于查找相關責任人。責任人對往來賬清理清賬要負責到底，若是發生工作崗位變動，需要將往來未清項目交接到位，必要情況下要配合現崗位工作人處理未完結的未清事項。

（二）建立往來賬管理的預警監控機制，強化過程管控

為推進往來賬精細化管理，可以實行往來賬預警通報，強化往來賬過程管控，及時向責任部門預警、確認，督促清理那些達到預警期限、不合理掛賬項目以及掛賬時間長的款項。在預警監控分工上，會計核算中心是往來賬款日常管理的責任單位，承擔日常監控預警往來款項、監督會計清賬和業務清理完結的進展情況的義務。各地市財會部門和業務部門要及時地和會計核算中心反饋往來未清的原因，積極對預警情況作出回應。核算中心針對地市上報的原因審核其合理合規性，并提出下一步跟蹤清理的計劃，看是否有必要進行進一步預警。對于一些歷史遺留問題和無法解決的特殊問題，各地市分公司應將其整理歸類、并將掛賬原因形成書面材料上報領導，積極尋求解決方案。在預警監控內容上，會計核算中心要提醒各地市相關部門定期與供應商落實和確認債權和債務，明確員工借款、備用金、預付款等事項的使用范圍和期限。核算中心還可以將往來賬清理情況作為單位季度重點工作考核指標之一，與各單位績效工資掛鉤。

（三）重視往來對賬工作機制的建設，保障對賬的及時性

要積極做好往來款項核對確認工作，會計核算中心統一組織全省各單位定期以函證、現場核對等方式，與業務部門、客戶核對往來款項，全面核實往來款（尤其是用戶欠費）數據的真實性準確性。對發現的業財、業實不符，財務部門組織業務部門協同查找原因，及時進行制訂清理計劃，有序開展往來賬清理工作。除此之外，每個月關賬前實行模塊數據核對機制，確保每月子模塊與總賬數據一致，即使發現數據差錯，也能及時發現及時處理，提高往來賬數據質量。

（四）積極開發ERP往來賬管理延伸平臺和往來賬款勾挑新模式，提升管控力度

浙江郵政根據總賬數據集成規則開發了ERP往來賬管理延伸平臺，河北郵政通過深入研究ERP系統功能，借助大數據分析研發了“自動勾挑往來賬款系統”，初步實現了往來賬款自動勾挑功能。他們都是我們省借鑒學習的榜樣。往來賬管理延伸平臺可以彌補目前基礎核算系統往來管理功能的不足，實現清理清賬、預警監控、往來對賬和信息共享的功能，從而進一步實現會計事項的源頭把控、信息資源的共享，最終實現往來賬款生命周期的閉環管理。這個延伸平臺的上線應用，能有效擺脫了全省手工建賬進行核銷的局面，提高了往來賬數據質量，并實現全省往來數據實時監控和跟蹤，有效提升了往來賬省級集中管控能力。“往來款自動勾挑系統”可以克服人工勾挑下效率低、易出錯，數據量大的弊端，但是對每個經濟事項摘要的要求非常高，不標準的摘要信息將會導致勾挑的明細數據發生混亂或錯誤，也不便于往來數據的核對。因此，必須進一步規范業務和賬務處理，加強基礎管理工作的質量，使系統真正開發好、使用好。

參考文獻：

[1]徐勁英.我國郵政企業ERP系統建設的若干問題研究[D].北京： 北京郵電大學，2006.

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