數字出版環境下合同檔案管理初探

郭 凱

（北京印刷學院，北京 102600）

信息技術的廣泛應用使社會進入了高速信息時代，同時數字技術在出版領域的應用也越來越廣，已成為數字出版和傳統出版數字化快速發展的基礎。本文中所指的數字出版，更符合傳統出版社業務流程，包括原創作品的數字化、編輯和處理的數字化、印刷復制的數字化、發行銷售的數字化以及閱讀消費的數字化。為適應數字出版的新需求和競爭激烈的市場環境，出版社需要以更廣泛的渠道開展合作，以更靈活的方式對作品進行開發利用。

數字出版作為一種內容產業，資源的有效整合至關重要。出版合同是出版社的重要內容資源，也是數字出版行業的重要參與者，從最初的選題和作者簽約，購買外文版權到編輯數字制作，以及最終與平臺合作進行內容上架，都發揮了不可或缺的作用。因此，數字出版的環境下，出版社積極應對新形勢，合同格式體現新需求，合同管理注重科學效率，合同審核嚴謹細致，合同履行注重版權保護，才能助力出版社穩定發展，適應新的發展趨勢。

一、數字出版環境下對出版合同的新需求

（一）授權期限

目前出版業內圖書出版合同授權期限一般為1年、3年、5年等，最長是10年。在合同有效期內，出版社可以利用多種形式開發現有作品。有效期期滿，則各項權利相應終止。如果作品的著作權保護期尚未到期，出版社希望繼續使用相關資源，則必須重新獲得授權。未經授權，則侵犯了著作權人的著作權。

數字出版市場風起云涌，數字版權也變成一部分可觀收入。對于作者而言，手握版權待價而沽，都想通過減少授權或頻繁交易獲取更多的收益；對于出版社而言，長期合同、完整授權，才能看到未來收益大，才會有后期的努力經營和精心宣傳。所以，爭取長期穩定的授權，出版社才能放開手腳，經營者和作品實現雙贏。

（二）信息網絡傳播權

發展數字出版，版權問題是重中之重。牢牢抓住作者及其作品，維護出版商與作者之間的穩定關系是簽訂出版合同的關鍵。我們必須簽署作品的信息網絡傳播權，因為數字版權已經逐漸超越了傳統的紙質圖書出版權，成為出版商的第一大利潤來源。

業務中，出版社與版權所有者簽訂出版合同必須明確包含網絡信息傳播權，或獲得作者授權以附件形式添加在合同里。只有獲得信息網絡傳播權才能實現數字出版。但隨著數字版權的收益占比越來越大，作者對網絡信息傳播權也更加重視，導致在與出版社簽訂合同時，排除了此項權利的授予。這就要求出版社尊重作者權益，充分溝通，向作者說明利弊，也需要編輯人員強化數字版權意識，爭取積累更多的版權資源。

（三）優先權和未來版權

優先權，即出版商優先購買作者下一部作品版權的權利。作者和作品都是出版社精心包裝的產品，與作者建立良好穩定的合作關系，贏得作者信任和優先權，并不斷激發和保持作者創造力，就有可能在未來的競爭中快人一步，搶占戰略高地。

未來版權，即作者不僅授權即將出版的作品，還授權后續作品。在完成后續作品后，如果約定的出版商拒絕簽署出版合同，作者可以將其授權給其他出版商。出版社要牢牢掌握作品的未來版權，因為新的傳播技術的出現將產生新的出版手段和作品使用方式。在簽署未來版權時，這些作品將成為可用的資源。然而，在實踐中，目前很少有出版社落實未來版權，如果一些作者和作品成名，想再度合作則不像當初那么容易。

（四）轉授權及轉授權使用的收益分配

除了根據自身需要的各種形式使用作品外，出版社還可以與第三方合作，對作品進一步加以利用。為了更好地開展數字出版業務，使出版社與作者之間的合作達到雙贏，而不是一方的獨角戲，圖書出版合同中應明確設立轉授權條款，只有作者事先同意出版社的轉授權行為，出版社才能消除后患夠徹底發揮自身優勢，為各方創造最大價值。

與第三方合作，出版社和作者的最終目的都是獲得收益。出版社通過授權閱讀平臺或電商等第三方收取一定的作品使用費，作者因為與出版社簽訂的許可使用合同，也可以從出版社的轉授行為中獲得相應的報酬。一旦獲得轉授權，出版社可自行決定合作方式及轉授權使用價格。作者有權知曉出版社的轉授行為，并根據出版合同的約定，與出版商分享收益。

二、數字出版環境下合同審核應注意的問題

數字出版內容資源與出版合同的審核管理有直接關系。首先，紙質圖書市場利潤持續下滑，傳統出版社舉步維艱，單一的紙質圖書專有出版權已經不能滿足需求。其次，互聯網平臺和移動端對圖書內容資源的開發利用越來越成熟，迫使出版社獲得更充分更完整的版權與其合作。最后，雖然大多數出版社經過多年的積累，已經形成了自己的專業領域并擁有龐大的出版合同資源，但仍存在年份較早無信息網絡傳播權授權、無法聯系到著作權人等問題。如何充分利用現有的合同資源，發掘更多的潛在資源，成為急需解決的問題。

遺憾的是，面對日益繁榮的數字出版市場，傳統出版社還沒有對合同資源加以重視，沒有設立專職的出版合同管理部門，出版合同缺乏統一管理。另外，編輯對數字出版的認識不夠。具體體現在簽訂出版合同時沒有長遠的眼光和大局意識，輕易放棄數字版權，使出版社后期開展數字出版業務陷入被動、困難重重。出版社大多數由總編室負責出版合同的管理工作，在執行出版合同管理制度和流程方面也存在著一些具體問題，它限制了出版社數字出版業務的發展。

通常，出版社與著作權人簽署的圖書出版合同是格式合同，雙方只需在此基礎上就某些個別事項進行約定，包括作品名稱、著作權人、署名方式、著作方式、稿酬標準及其他補充條款等，數字出版業務中應對以下幾點給予特別關注。

（一）著作權歸屬

首先，數字出版市場為創作提供了更大的便利，但并不是所有的創作者都會表明身份或者具有版權意識，授權過程將變得異常復雜和困難。其次，著作權人的類型不同，需要審查的相關材料就不同。近年來，數字出版中的版權糾紛持續增多，部分原因是著作權歸屬不明。《著作權法》規定，著作權可以屬于原創的作者、根據法律規定或合同約定其他自然人、法人或組織；可以獨立享有或為兩個或兩個以上權利人共同所有；可以通過創作原始取得或通過許可使用、繼承等方式繼受取得。因此，明確著作權歸屬，注意合同的實際簽字人是否合法有效，是否符合出版社相關規定，是出版社審查合同的關鍵事項，也是出版社避免潛在風險的重要方法。

（二）外文作品授權

一方面，隨著數字出版的發展，越來越多的圖書被通過各種渠道翻譯、引進和出版。出版商應始終小心謹慎，并牢記外國作品的版權是歸原著作權人所有。如需對外文作品翻譯成中文進行出版，除了取得譯者對中文內容的授權外，還要取得原著作權人對外文內容的授權。另一方面，消費者閱讀模式的即時性碎片化使得眾籌翻譯出版應運而生。這種新的翻譯方式利用集體的智慧和業余者的熱情滿足了人們對信息時效性的需求，但就目前而言，數字出版雖為眾籌翻譯出版搭建了平臺，但制度并不完善。原著作者、眾多翻譯者與出版社之間的利益共享機制尚未建立，存在著大量侵權現象，影響其可持續發展。

（三）合同有效期

數字出版對合同的合作期限提出了新的要求，但對于合同的有效期，卻往往被出版社忽視。一些編輯缺乏工作經驗，面對強勢的作者沒有話語權，作者說多長時間就簽多長時間，不僅讓出版社吃了大虧，也損害了作者的利益。一方面，應該增強傳統編輯的數字出版意識；另一方面，合同管理人員應及時跟蹤、監督合同的履行情況，檢查合同的有效期限。

此外，出版合同的生效日期與出版合同的有效期不同，合同生效日期是從雙方簽字蓋章之日起算，合同的有效期從作者提交書稿或者出版該書的日期計算。因為實際工作中如果發生合同簽訂日期與作者交稿日期相隔太久、作者推遲交稿、出版社出書時間較長等情況，會占用大量時間。如果合同的有效期是從簽訂合同之日起計算的，合同期限又很短，圖書可能尚未出版或剛出書不久，合同就已經到期，出版社很難進行推廣傳播。

（四）合同附件和補充協議

合同附件和補充協議一般是指，有些合同中未能說明的事項或是合同履行過程中發生變化出現的新情況，需要及時用書面形式確定下來，添加在合同后并在合同中說明。例如，傳統的出版社早先簽訂的出版合同對于網絡信息傳播權未作提及，近年來出版社數字出版步伐加快，在與第三方平臺合作時，就不得不聯系原作者追加授權作為補充協議。書稿的編寫要求、目錄、大綱，作者的授權書等也可以作為附件。對于不在合同格式文本中的特殊事項，也需要簽訂補充協議。審查時首先要檢查合同附件是否缺失，其次是是否在合同中注明，最后還要注意合同附件和補充協議與主合同是互補關系，二者具有相同的法律效力，要避免前后不一致、自相矛盾。

三、數字出版環境下合同管理應注意的問題

（一）原件歸檔

出版合同簽訂后一式兩份，交由甲乙雙方自行妥善保管。出版社若未設置合同管理部門則由總編室保存合同原件。圖書出版合同經過部門蓋章、登記、編號，一旦存檔就要履行規范嚴格的借閱手續。在具體的管理中，已交稿并申請到書號的圖書出版合同外，可以將書號標注在出版合同上，按書號順序排列保存。如需要查閱可以通過書號或時間順序來查找，十分便利。未申請書號的圖書出版合同應另外保存。除出版合同，前文中提及的附件和補充協議也要與出版合同放置在一起統一保管，不得遺失。

（二）合同電子文檔

在妥善保管合同原件的基礎上，出版社應掃描原件，建立詳盡的合同電子文檔進行備份保存。因為合同原件保管需要占用一定空間，對于歷史悠久或出版圖書數量多的大出版社而言，原件放在何處保管是一件頭疼的事；容易遺失；多次查閱或年代較久后會產生磨損；管理大量累積的出版合同也會浪費大量的人力物力，耗費大量的時間和成本。相反，電子文檔的保存突破了時間和空間的限制，有利于長期存儲和檢索。雖然初始掃描較為麻煩，但建立電子文檔庫后，可以通過合同編號、合同簽訂時間等關鍵條款進行檢索，快速調閱電子文檔。

（三）合同關鍵信息

合同關鍵條款具體包括授權范圍、交稿和出版時間、樣書數量、稿費約定、合同期限等。這些條款與雙方利益最為密切并在合同履行中起主導作用，因此出版社對其進行信息化管理十分必要。與合同電子文件一樣，合同管理者在原件存檔時提取合同的關鍵條款，形成便于快速訪問和統計的數據文件。如下圖：

信息技術已進入合同的管理工作，通過提取合同關鍵條款等方式對出版合同進行信息化管理，總編室能節省大量人力物力，及時方便準確地跟蹤合同的履行；各工作環節能夠快速溝通、信息共享；實現編輯、印刷、發行、財務等部門協同配合；通過對信息匯集、整理、分類、分析，有助于較客觀地反映出版社的經營情況，有利于輔助提供科學合理的決策建議。

我國數字出版發展迅速，雖存在不少問題，但也孕育著光明的前景。作為變化著的新事物，數字出版對出版合同的要求是在不斷發展變化的，出版合同的管理不能再盲目沿用舊方法。在版權資源開發管理越來越重要的新形勢下，出版合同合需要反映行業發展的新要求和市場環境的新變化，出版從業人員需要密切關注數字出版發展趨勢，努力完善出版合同審查的每一個細節，探索更加切實有效的管理方法，才能尋得可持續發展。