企業檔案管理工作中的幾點認識

肖運玲

中圖分類號：F273 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）6-100-02

摘 要 本文以企業檔案管理為主題展開論述，首先對本文的研究背景進行了簡要介紹，然后分析了企業檔案管理的重要性，之后重點對企業檔案管理工作完善策略進行了分析探討。

關鍵詞 企業發展 檔案管理 信息資源

檔案管理是企業管理工作的重要內容之一，通常情況下，企業檔案會以文字、音像、實物等形式進行儲存，屬于企業無形資產的重要組成部分，檔案信息的科學的整理，能夠為企業進行管理決策提供可靠的依據。通常情況下，企業檔案管理工作會涉及到企業的各個部門，為此，現代企業必須對檔案管理工作的必要性有一個明確的認識，并從多個層面入手加強檔案管理工作的完善。

一、企業檔案管理的重要性分析

（一）能夠為企業的發展提供保障

在我國經濟體系不斷完善的過程中，國內企業數量及規模在不斷增加，在企業的運營發展過程中，所存有的檔案數量也在不斷增加，因此企業檔案管理工作的壓力也在持續增長。而企業的基礎管理、信息資源以及無形資產等無不體現在檔案之中，在新形勢下，上述因素直接作用于企業的運營管理效果，因此，檔案管理工作的開展，能夠為企業的運營發展提供良好的保障。

（二）有利于促進企業文化建設工作的開展

企業文化是現代企業發展的內在動力，也是企業核心競爭力的重要體現。而檔案則是企業文化保存和延續的重要載體，通過企業檔案管理工作的科學開展，能夠使企業優秀文化得到保存，并不斷作用于企業的長期發展，所以，企業檔案管理工作的開展有著重要的意義。

（三）企業檔案管理工作是企業發展的動力

這一方面的作用主要體現在信息化檔案管理工作方面，隨著信息技術的快速發展，其在企業檔案管理中的應用程度不斷加深，隨著檔案信息化管理系統的建立，企業檔案管理工作效率得到了明顯的提升。而在檔案信息化建設過程中，企業檔案信息得到了共享和充分利用，促使檔案管理工作更好的服務與企業的運營管理，進而為企業的發展提供了強勁的動力。

二、企業檔案管理工作完善策略探討

（一）加強檔案管理制度的建設

為了不斷完善檔案的管理工作，企業必須建立起現代化的管理制度，通過制度的形式，對檔案管理工作進行約束，促使每一項工作都能夠高效開展。為此，針對檔案管理工作的開展，企業應該根據自身實際情況制定專門的檔案管理制度，在制度中針對檔案管理工作的流程以及各個環節的工作進行明確，從檔案信息的建立，到檔案的保存，再到檔案的使用，都應該以制度的形式予以明確，只有這樣，才能夠確保檔案管理工作的規范化。而且，在所建立的檔案管理制度中，應該融入監督制度以及懲處制度，通過科學的監督，確保每一環節的工作都能夠按照規定有序開展，尤其針對重要檔案信息的使用，必須進行嚴密的監督，而針對在檔案管理中出現失誤的人員，則要進行必要的責任追究，通過這種方式，對相關人員的行為進行有效約束，進而有效推動檔案管理工作的開展。另外，為了更好的適應外部環境的變化，還應該進一步完善檔案的編修制度，針對現有的檔案，有計劃的進行編修，以確保檔案信息的完善，通過這種方式，使得檔案管理工作能夠緊跟時代的發展步伐，更好的適應現代化社會環境。

（二）加強檔案管理的信息化建設

信息化技術在現代社會中的應用范圍及深度不斷增加，為了更好的適應現代社會的變化，有必要加強企業檔案管理的信息化建設，通過這種方式，對傳統的檔案管理模式進行適當的改進，以提升檔案管理工作效果。為此，針對檔案管理工作的開展，企業必須建立其相應的信息化管理系統，針對傳統檔案紙質化資料，以數據信息的形式進行保存，當然，在保存過程中，需要管理人員和技術人員做好相應的信息分類，然后在存入數據庫。所建立的信息化管理系統，必須嚴格進行權限設置，因為并不是所有人員都能夠隨便訪問檔案信息系統，受企業實際工作的需求，部分人員在訪問檔案信息時，需要要特定的賬號和密碼，而且系統針對任何人的任何一次訪問都應該全面記錄，而且在未經允許的情況下，不得使用私人硬盤對檔案信息進行拷貝。另外，企業要安排技術人員對檔案信息化管理系統進行定期檢查維護，確保系統的正常運行，而且需要根據機構的實際需求對系統進行必要的升級，從而為檔案管理工作的開展提供強有力的支持。

（三）對檔案管理機制進行適當的創新

對于企業而言，檔案中往往會對企業各個部門信息進行記載，如人事調動情況、特殊技術人才信息等，其中部分信息對機構工作的開展具有重要的參考作用。在傳統的管理工作中，檔案管理部門表現出明顯的獨立性，企業其它部門很少參與到檔案信息的管理工作中，而且，在很多部門看來，檔案管理部門僅僅是企業的文件保存部門。而在現代化管理模式下，有必要對這一狀態進行必要的調整，加大檔案管理部門與其它部門的聯系程度，只有這樣，才能夠促進檔案管理工作主動參與到企業的建設發展活動中去，為各個部門工作的開展提供必要的指導，緩解部門之間的割裂狀態，充分發揮檔案管理工作的服務與指導作用。

（四）加強現代化檔案管理隊伍的建設

檔案管理人員是企業檔案管理工作的主體，因此，為了充分發揮檔案管理人員的主體作用，企業必須加強專業化檔案管理隊伍的建設。具體而言，企業首先應該加強檔案管理人員的培訓，具體的培訓實踐工作可以分三階段進行，在第一階段，主要引導員工對檔案管理工作內容及部門工作環境進行全面熟悉和了解，進而為后期檔案管理工作的具體開展奠定良好的基礎；第二階段，針對檔案管理工作的具體實施，重點進行工作技能的傳授，這是整個培訓工作的重點，例如培訓工作人員如何利用信息化管理系統進行信息整理和存儲，在這一階段的培訓工作中，可以采用老帶新的方式；第三階段，重點進行查漏補缺，通過設立相應的模擬情景安排員工進行工作模擬，然后查找管理人員工作技能實施中存在的不足之處，并安排回籠培訓，通過這種方式，確保參與培訓的檔案管理人員能夠掌握必備的工作技能。其次，在階段性培訓工作結束之后，需要對參訓工作人員安排必要的考核測試活動。利用考核環節，對培訓效果進行檢驗，確保培訓效果。在為參訓人員所安排的考核測試活動中，應該包含理論測試和實踐考核，因為上述兩方面的因素缺一不可，促使員工在后期的工作實踐中能夠以扎實的理論基礎支撐其各項實踐工作的開展，并通過長期的工作實踐來完善其理論知識，進而不斷提升其專業素養。在這一考核模式下，通過考核的員工可以為其分配相應的工作，而未能通過考核的員工則需要接受再培訓，通過這種方式，確保參與培訓的員工能夠真正發揮自身在檔案管理工作中的作用。

（五）強化服務，加強檔案知識資源共享

對于企業而言，檔案信息是企業的珍貴資源，在我國經濟體系不斷完善的進程中，企業之間的競爭日益激烈，企業的生產管理、產品推廣以及售后服務等工作逐步朝著智能化方向發展，為此，企業檔案管理部門應該對傳統的檔案管理工作進行適當的調整，重點做好檔案資源信息利用和共享工作，通過這種方式，為企業生產經營活動的開展提供智能化服務。

三、結語

綜上所述，檔案管理工作的開展，對于企業的運營發展有著重要的影響，為此，現代企業要能夠在認識檔案管理重要性的基礎上，從多個層面入手對檔案管理工作予以完善，進而充分發揮檔案管理工作的實際作用。

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